Как законно контролировать сотрудников? На примере бухгалтера

В данной статье подробно расскажем о контроле деятельности, рассмотрим, как программы-следилки влияют на работу сотрудников, изучим правовые вопросы и, конечно, затронем тему основных рисков, с которыми чаще всего сталкиваются работодатели.

Наверняка, многие из вас слышали, что в малом и среднем бизнесе часто применяются программы-следилки. Следует отметить, что с начала пандемии спрос на них сильно вырос, чему способствовал перевод сотрудников на удаленку. Он же спровоцировал руководителей становиться так называемыми контрол-фриками: контролировать не только суть работы своих сотрудников, как это было раньше, но и влезать в их личную жизнь.

Условно вопрос контроля деятельности можно разделить на 3 составляющие:

В первую очередь нас будет интересовать контроль основной деятельности. Применимо к работе бухгалтера тут можно отметить различные конфигурации (1С или что-то альтернативное), которые позволяют отследить деятельность сотрудника. Уже на данном этапе можно отметить несколько неприятных нюансов для работодателей: первый – отсутствие ответа на вопрос «А чем же человек занимался в течение рабочего дня?», второй – в случае увольнения или смены сотрудника эти программы могут лишь минимизировать риск передачи новому сотруднику преемственности того, что было подготовлено старым. Поговорим о том, как решаются данные проблемы на сегодняшний день.

Невозможность отслеживания деятельности своих сотрудников заставляет работодателей использовать программы-следилки. Это такие шпионские штучки, которые позволяют следить за всем, что происходит на компьютере (с кем человек переписывался, какие сайты смотрел, с какими документами работал и т.п.).

1 проблема: их использование поощряет развитие обсессивно-компульсивного расстройства у руководителя – он становится контрол-фриком. Грубо говоря, если программа записывает все происходящее на компьютере, это провоцирует работодателя в свободное время сидеть и смотреть, чем занимаются сотрудники, выяснять детали. И если с каким-нибудь менеджером среднего звена это еще прокатывает, то с достаточно развитыми сотрудниками – нет, ведь слежка показывает ваше недоверие.

2 проблема: вы не сможете поставить их на домашний компьютер человека. Если ваш бухгалтер работает на удаленке, то он будет совсем дураком, если позволит на свой домашний ноутбук установить шпионскую программу.

Вместе с тем программы-следилки решают очень много проблем! Ведь если у вас зафиксирована вся деятельность бухгалтера, то передать его рабочее место преемнику не составит труда. И также не будет проблемой в середине отчетного периода зайти и посмотреть, какой работой занимается человек, будут ли готовы к срокам необходимые отчетности и т.п.

Также такие системы позволяют строить отчеты по отделам, сотрудникам и определенным категориям:

Эти программы сейчас настолько развиты, что позволяют даже снимать клавиатурный почерк, чтобы руководитель мог понимать, а тот ли человек работает в системе или же он отдал свой логин-пароль коллеге. Это можно понять по манере нажатия клавиш, по способу движения мышки, ведь у каждого человека свой почерк работы за компьютером.

Кстати, система даже способна самостоятельно распознавать различного рода угрозы: сотрудник в чате «ВКонтакте» на рабочем компьютере употребляет в одном предложении определенную комбинацию слов, например, вашу фамилию, слово «директор» или «директор идиот». Данные комбинации автоматически прилетают вам в Telegram, а дальше вы можете построить графики, кто из сотрудников и каким образом проявляет себя в течение недели или месяца, от кого можно ждать подвоха и т.д.

Конечно, в этом и состоит основная проблема: когда вы ставите себе такую систему, она провоцирует вас на микро-менеджмент. Отсюда вытекает и другой вопрос: а как же правильно применять эти системы с учетом того, что на личный домашний компьютер вы их никогда не поставите?

Ключ к решению этой задачи кроется в следующей комбинации: работа сотрудников должна осуществляться на виртуальных компьютерах. В чем разница между обычным компьютером и виртуальным? В том, что обычный компьютер принадлежит человеку, сотруднику, бухгалтеру – он его личный. А виртуальный принадлежит вам, как работодателю. Сотрудник, в свою очередь, подключается к нему с любого устройства в режиме телевизора. Все, что происходит на виртуалке, остается на виртуалке. Никаких следов на домашнем ноутбуке не остается. И на этот виртуальный компьютер вы уже можете установить программу-следилку, чтобы решить вопрос с удаленными сотрудниками.

Именно так и поступил руководитель логистической компании, который перевел свою организацию, состоящую из 10 сотрудников, в облако всего за 2 дня. О том, как работодатель навел порядок в бизнесе, обезопасив данные от третьих лиц, читайте в нашем кейсе.

Получается красивая комбинация: все завязано только на виртуалке, там же все рабочие чаты, переписки. Доступа ко всему этому нет снаружи, и если ты не зашел на виртуалку, ты не сможешь работать. А виртуалка принадлежит руководителю, она находится под его контролем, а все, что на ней происходит, записывается и сохраняется. Даже если злостный сотрудник попытается что-то удалить, скрыть или испортить, вы ничего не потеряете и сможете откатить систему до нужного вам момента.

Данная комбинация виртуальной машины в совокупности со следилками позволяет вам сохранить 100% преемственность при передаче дел от одного человека к другому, а также держать руку на пульсе, наблюдая за работой сотрудников.

Более подробно о работе виртуальных компьютеров вы можете узнать на бесплатной онлайн-экскурсии: мы подробно расскажем и покажем, как работает цифровая безопасность малого и среднего бизнеса, поделимся всеми плюсами и минусами, нюансами с точки зрения цифровых, законодательных, технических и человеческих рисков. Записаться на экскурсию можно на нашем сайте.

Часто у работодателей возникает вопрос: можно ли поставить программы-шпионы тайно, чтобы человек не знал, что за ним следят? Ответ: нет.

В Конституции РФ есть статья 23, которая гласит:

Плюс статья Конституции 24 п.1, где прописано, что «сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются».

Возникает вопрос: как провести границу между личной жизнью и работой на удаленке? Существует судебная практика, которая показывает, что Конституция не нарушается, если: сбор данных о коммуникациях человека идет в пределах, необходимых для установления факта нарушения трудовой дисциплины, и работодатель не вмешивается в обстоятельства личной жизни.

Например: сотрудник с личного аккаунта в соцсети с вашей рабочей виртуалки отправил данные управленческого учета конкуренту. Этот факт может быть зафиксирован системой контроля, применен в суде, и вас не обвинят в нарушении тайны частной переписки. Но если в этой же самой переписке он ещё и обозвал вас козлом, то этот факт вы не сможете приобщить к материалам дела, потому что это обстоятельство личной жизни.

Ещё один нюанс – утаить установку таких систем не удастся. И здесь есть 2 причины:

1 причина: аналогия с использованием скрытых камер. Камеру можно ставить в офисе только в открытую, при этом предупреждать человека и подписывать соглашение о том, что он подтверждает факт съемки. Соответственно, если камера стоит в офисе, а сотрудник переписывается с кем-то в телефоне и на экране камеры это видно, то теперь это его проблема. Он сам подписал согласие на сбор информации о своем рабочем дне. И то, что его личные дела в этом рабочем дне окажутся зафиксированными средствами контроля – теперь его проблема, ответственность лежит на нем. Вы все равно не имеете права использовать его личные переписки для чего-либо, кроме установления фактов саботажа или нарушения трудовой дисциплины, но то, что они туда попадут, теперь не ваша проблема (такой пункт должен быть в трудовом договоре).

2 причина: подобные системы выводят сообщение в углу экрана о том, что компьютер под наблюдением. Это хорошо, так как данный факт способствует поддержанию дисциплинированности сотрудников.

Переход на виртуальные рабочие компьютеры обычно сопровождается определенными рисками, которые возникают у работодателей и собственников бизнеса. Одним из самых распространенных является страх, что сотрудники могут устроить саботаж в связи с тем, что руководитель теперь может отслеживать их деятельность. Бороться с этим очень просто: мы переводим организацию на виртуалки, и, после того, как перетаскиваем всю рабочую информацию (файлы, 1С, почту, мессенджеры), закрываем ее на старых местах.

У человека не остается выбора, ведь теперь все рабочие программы находятся на виртуалке – там вся работа. Поэтому если сотрудник на виртуалке, он имеет доступ к рабочей информации, если нет, то не имеет. Всё очень просто. Об этом и других рисках вы можете прочитать в статье «5 рисков перехода на виртуальные рабочие компьютеры».

Таким образом можно сделать простой вывод: есть виртуальный компьютер, сотрудник, в свою очередь, знает, что он под наблюдением, ведь в его трудовом договоре прописана данная информация, и он с этим согласился. Соответственно, вы имеете полное право собирать информацию о его деятельности. Важно сделать так, чтобы он не мог получить доступ к рабочей информации, кроме как через виртуалку.

Подписывайтесь на наш телеграм-канал: мы помогаем руководителям малого и среднего бизнеса бесплатно и человеческим языком разобраться в технических нюансах цифровой и экономической безопасности.