"Сделайте все за меня!" 5 принципов здорового делегирования

Не так давно, при снятии заявки на подбор в одном из курируемых нами стартапов, в разговоре с овнером, мы затронули тему передачи обязанностей. Вернее, прозвучала следующая фраза: «Я подумываю нанять себе ассистента, а то уже не вывожу. Да и задачки там такие, что с ними даже школьник справится. Есть кого порекомендовать?». На что я резонно поинтересовался: «Желание нанять себе помощника продиктовано желанием упростить свою работу или вывести её на новый уровень?» Этот вопрос растянул наше общение до 2,5 часов, но внятный ответ так и не получилось сформулировать. С одной стороны, человек хочет высвободить себе время для других задач и передать уже отработанные и монотонные ассистенту, но с другой стороны, таким образом человек хочет вывести себя полностью из этой операционки. В итоге 90% времени нашего разговора мы посвятили делегированию, а оставшиеся 10 - сбору той самой заявки ради которой этот звонок и был назначен.

Автоматизация рабочего процесса - сакральная мечта каждого человека. Согласитесь, ощущение того, что твоя работа выполняется, но при этом ты практически не принимаешь в этом участия - прекрасно. А уж тем более если по итогу еще и получать те же деньги, за меньшее количество потраченных сил. Великолепно? Просто божественно! Жаль конечно, что в реальности такая история практически не возможна (даже столь любимый здесь ChatGPT вряд ли в полной мере сможет в этом помочь). Но существует один замечательный инструмент, который будет полезен как рядовому сотруднику, так и управляющим бизнесом - делегирование.

Очень часто я начинаю свои статьи с важных дисклеймеров, но в этот раз это будет практически вся суть этой статьи: делегирование - это инструмент, позволяющие эффективнее и в более короткие сроки выполнять задачи, но никак не способ избавить себя от работы.

Чаще всего делегирование относят к инструментам управления, при котором руководитель передает часть своих обязанностей подчиненному и в последующем только контролирует результаты (контролирует, а не совсем забывает о них). Но не только руководитель может делегировать свои обязанности. Ситуация, при которой исполнитель передает часть своей работы другому человеку, при этом неся полную ответственность за результат этой работы - тоже делегирование. Поэтому я и отношу делегирование к инструментам, которым может использовать каждый, но для начала им нужно научиться пользоваться.

Все нижеперечисленных принципы были выведены мной в результате личного опыта и могут отличаться от того, что пишут в интернетах. С некоторыми из них вы можете не согласиться и посчитать их излишними, но в моем случае они показали себя как действительно работающие и приносящие результаты

Высвобождая свое время передачей определенных обязанностей важно делать это с пользой для дела. Сам ни один раз наступал на эти грабли, когда передавал своим сотрудникам свои задачи, чтобы, как мне казалось, «в сутках появилось побольше часов». На самом деле это выливалось в то, что я понемногу выпадал из рабочих процессов и уделял больше времени на «быстрый дофамин» (если хотите почитать про быстрый дофамин в моем понимании напишите в комментариях), что негативно сказывалось на результатах. С одной стороны, задачи выполнялись? Выполнялись! Обязательства закрывались? Закрывались! Но есть парочка «НО»

Первое. Пресловутый закон сохранения энергии - перекладывая свои задачи на другого человека затраченная энергия никуда не пропадает, просто она расходуется у другого человека, а два мешка общим весом в 10кг удобнее и быстрее нести разделив вдвоем, а не по одному с перерывами на «как бы не сдохнуть прямо сейчас»

Второе. Отсутствовал общий прогресс. Пока я беззаботно решал несвязанные с работой задачи, а работа делалась без меня, развитие компании и бренда стояли на месте. Что для любого бизнеса чревато уходом в небытие. Пока ты стоишь на месте конкуренты становятся лучше :)

Поэтому, если вы и хотите передать часть своих рабочих обязанностей кому-то, то для начала определите какие новые обязанности вы возьмете на себя

Передавая художнику/иллюстратору/дизайнеру табличку с показателями для анализа эффективности на выходе вы рискуете получить очень красивую, но практически бесполезную информацию. Это очень сложный момент для небольших компаний и стартапов, когда численность команды стремиться к минимуму и все делают все, но его очень важно соблюдать. Ведь на выходе вы получите впустую потраченную время и абсолютно нерелевантную информацию, которая может навредить продукту.

Небольшим компаниям в таких ситуациях я рекомендую обратиться за штат на разовое исполнение, либо рассмотреть возможность найма, если заниматься этим нужно будет регулярно. Этот же пункт применим и в случае найма специалиста для работы, которую вы сами не можете сделать технически.

Насильно мил не будешь, а уж работа сделанная под давлением и отсутствием желания делать её с вероятностью 99.9 процентов будет впустую потраченным временем. Я не знаю ни одного успешного проекта, который развился под девизом «сделать чтобы сделать» (если вы такие знаете расскажите о них),а заставляя кого-то против его воли и желания что либо сделать подход будет именно таким. В таком случае, эффективнее будет сделать самому, ведь вы понимаете ценность и важность задачи.

Бездумно отдавая задачи на выполнение и веря в то, что там все и так будет сделано, вы рискуете получить абсолютно не то, на что рассчитывали. Даже будучи на 100% уверенным в исполнителе, нельзя оставлять без внимания результат и даже процесс работы. Неожиданные повороты могут поджидать вас где угодно. Всегда оставляйте за собой роль лица принимающего решение (дальше буду писать ЛПР чтобы экономить буквы) и просите, чтобы в любых ситуациях, в которых возникают сомнения, исполнитель советовался с вами. Это вовсе не паранойя, и с течением времени вы сработаетесь с исполнителем и он будет понимать, что именно вы хотите, и подобных согласований можно будет избежать, но сам конечный результат все равно нужно принимать полностью :) Вам так будет спокойнее

И как бы не хотелось, простого «спасибо», скорее всего, будет мало. Если речь идет о передаче регулярных обязанностей сотруднику, продумайте и обсудите с ним его вознаграждение за новые обязанности. Это позволит лучше мотивировать его, даст человеку понять, что он делает не бесполезную работу и что самое главное - его вклад ценится. Мотивация на первом этапе не обязательно должна быть денежной: вы можете включать новые обязанности в индивидуальный план развития сотрудника, при выполнении которого человек продвинется по карьерной лестнице, а это уже, в свою очередь, позволит ему претендовать на новые, более выгодные условия.

В своей работе я руководствуюсь этими принципами относительностей недолго (да и как таковая компания мы еще молодая), но они уже дают свои результаты в том, что каждый участник команды понимает что и зачем он делает. Естественно, на уровне личных желаний каждого из сотрудников мы стараемся делить обязанности в равной степени, но право окончательного решения я всегда оставляю за собой и всю ответственность за правильность/неправильность этих решений тоже беру на себя.

Меня тут довольно долго не было и за это время произошло много чего интересно. Чуть раньше чем этот блог я оживил свой личный в Телеграм, ссылку на который, если вам интересно вы увидите ниже :) Сейчас у меня готовы еще несколько статей для публикаций, темы которых я пока спойлерить не буду, но если у вас есть вопросы касающиеся темы найма/управления/развития персонала буду рад увидеть их в комментариях :)

YPA TECH | NEWS - Новости из IT. Каждый день мы подбираем для вас интересные новости из мира IT и все это разбавляем смешными (или не очень) мемами

Рекрутер КОТорый | YPA BLOG - Мой личный блог, в котором я делюсь личными соображениями о работе и полезными материалами на тему (и сообщаю о выходе новых статей :) )