Как проводить собрания для топов: советы с примерами из жизни + шаблон в Notion

Привет, я Саша Герасимова, основатель и генеральный директор «Фитмост», единого абонемента на спорт и заботу о себе. В этой статье рассказываю, как у нас устроены собрания для топов и делюсь шаблоном в Notion для проведения таких встреч. Еще больше про бизнес и команду у меня в Telegram-канале Долина Джона Голта.

В 2022 году мы перешли на OKR и в какой-то момент поняли, что для того, чтобы круто перформить и двигаться к целям, нам важна синергия между отделами. У нас классно налажена работа внутри отделов, но при этом юниты мало коммуницируют друг с другом. Чтобы выстроить горизонтальные связи между отделами, внедрили практику ежемесячных собраний для топов.

Чтобы структурировать собрания, я сделала для них отдельный документ в Notion: взяла ключевые блоки из доступных шаблонов, которые адаптировала под наши потребности.

Он состоит из нескольких разделов.

В этом блоке рассказываем, что получилось и где тормозим.

Важные выводы по месяцу могут выглядеть так:

Отчасти то, что мы делаем похоже на то, что описал Рэй Далио в своих «Принципах»: мы обучаем наш внутренний механизм. Выводы ― база знаний, основанная на ошибках, сложностях, на том, что получилось или не получилось. Мы все фиксируем в Notion вместе с идеями, как можно повлиять на ситуацию. На следующем собрании обсуждаем, удалось ли поменять подход с учетом сделанных выводов.

Идея становится ответом на проблему.

Приведу пример. «Фитмост» как льгота для сотрудников присутствует более, чем в 200 компаниях ― в разных форматах.

Например, это может быть корпоративная скидка на абонемент. Мы столкнулись с тем, что об этом часто не знают сами сотрудники компаний. Получается, что льгота есть, но ей никто не пользуется.

Мы подумали, что нам нужен человек, который помогал бы HR в компании рассказывать о нас: собирал подборку крутых студий у офиса, давал бы информацию об интересных направлениях, куда можно сходить, и в целом поддерживал бы связь c менеджерами.

С одной стороны, тратить на это ресурс лида b2b-направления не имеет смысла, поскольку это достаточно простая работа. Но ее важно делать, так как на большой базе это может дать хороший результат. Так появилась идея взять молодых менеджеров на начальную позицию и отдать им эту задачу.

У нас есть документ, который называется «50 проблем Фитмоста». Раз в год мы собираемся, чтобы оценить, какие из них удалось решить, а какие нет и пополнить список новыми пунктами. Каждой из проблем после обсуждения с командой присваивается приоритет: в списке они располагаются от самой серьезной до наименее острой.
Например, одна из проблем ― не самая значимая, но, тем не менее, важная, ― необходимость отладить работу гибридной команды.
Долгое время мы работали только офлайн в Москве. Удаленка появилась только в прошлом году, но мы все еще к ней адаптируемся. Порой не хватает синергии, общения, совместных активностей для всей команды.
С ребятами, которые работают в офисе в Москве, мы вместе ходим на корпоративные тренировки, отмечаем дни рождения. С удаленщиками сложнее, но стараемся придумывать новые форматы объединяющих активностей: например, забег в трех странах одновременно.

Ежемесячно оцениваем прогресс по OKR и прикидываем, каких результатов мы добьемся к концу квартала, смотрим, где нужно поднажать.

Отдельно обсуждаем итоги по каждому кварталу и думаем, что не учли, как исправить в следующем периоде.

Этот блок назван в честь книги «Пять пороков команды» Патрика Ленсиони. Мы прочитали ее вместе с командой, обсудили, оценили наши пороки. Сейчас стараемся работать над ними.

Основной порок сейчас ― страх конфликтов. А когда нет возможности для обсуждения острых вопросов, растет напряжение, которое в итоге тормозит процессы. Поэтому сейчас работаем над доверием в команде, чтобы было проще конфликтовать конструктивно.

1) Звонки раз в неделю

Иногда есть какая-то повестка заранее (например, недавно мы обсуждали, какие доступы куда выдавать каким сотрудникам и как правильно это выстроить).

2) Книжный клуб

Раз в 1-2 месяца мы читаем книгу и обсуждаем ее. В прошлом месяце это была книга «Лидер и племя» Джона Кинга и Хэли Фишер-Райт, сейчас читаем «Разрешение конфликтов» Эми Галло.

3) Экстренные созвоны

Сейчас мы в процессе запуска самого крупного партнерства за семь лет и здесь делали встречу чтобы обсудить / решить что нужно учесть к запуску, еще раз проговорить механику, чтобы ее каждый пропустил через свою логику и не сломался. Так как каждый смотрит со своей стороны, то тут часто получается находить разные неочевидные узкие места.

4) Чатик leadership team

Создан для того, чтобы быстро и коротко что-то обсудить без созвонов.