Как повысить прибыльность b2b-проектов, перестроив формат работы с подрядчиками

Сергей Пауков, директор департамента интеллектуальных зданий ИТ-компании КРОК

Вне зависимости от того, в какой сфере работает компания, выбор подрядчиков остается непростой темой. Особенно остро вопрос выбора надежных контрагентов встает, когда речь идет о масштабных и технически-сложных проектах. Например, в строительстве и инженерии, как в нашем случае.

Сегодня на примере КРОК расскажу, как за полгода перестроить модель взаимодействия с подрядчиками и за счет этого экономить на комплексных проектах до четверти суммы.

Во взаимодействии с поставщиками можно выделить две наиболее критичные и, к сожалению, очень распространенные проблемы.

Первая, это когда вы провели тендер, выбрали подрядчика, выиграли конкурс на крупный объект, приступили к работам, а компания-подрядчик до конца проекта не дожила.

Вторая проблема – это когда подрядчик «впрыгнул» в тендер с минимальной ценой, выиграл его, а потом начал требовать дополнительные бюджеты за уже согласованный объем работ.

Бороться с недобросовестными подрядчиками помогает их предквалификация. Существуют самые разные способы оценки.

Например, в некоторых западноевропейских странах есть практика анализа «правдоподобности» заявок. Если кто-то из участников тендера предлагает цену, заметно отличающуюся от остальных, ему придется подробно объяснить, за счет чего он обеспечит экономию.

Хороший способ избежать проблем с поставщиком – сначала попросить доверенных экспертов оценить стоимость работ, а потом, проводя конкурс, ориентироваться на этот «ценник».

На практике, для проверки контрагентов, мы используем различные сервисы проверки благонадежности, а также активно используем рекомендации государственных органов по проведению указанных проверок. А еще запрашиваем список учредительных документов юридического лица - он достаточно широкий, но подрядчики относятся к этому с пониманием.

К глобальному пересмотру взаимодействия с подрядчиками в КРОК мы приступили в прошлом году, когда в компании во всю шла трансформация. Начали с департамента интеллектуальных зданий. Основной задачей было систематизировать поставщиков: отсеять ненадежных или не релевантных, привлечь с рынка самых профессиональных, но при этом подходящих по цене.

Как было

Наши закупки проводились через онлайн-площадку, на которой было более 80 подрядчиков по всем направлениям работы департамента: от систем безопасности, вентиляции и кондиционирования до СКС[1] и автоматизации.

Первым шагом мы удалили всех подрядчиков с закупочной площадки. Вторым - составили список документов для проверки состоятельности и подробную анкету из нескольких десятков пунктов. Попросили наших потенциальных поставщиков предоставить необходимые сертификаты, лицензии и заполнить анкету. На третьем шаге мы встретились со 100% поставщиков, чтобы иметь более четкое представление о характере компаний, компетенциях и т.д. В итоге на площадку вернулись проверенные подрядчики и все они были распределены по категориям работ.

Как стало

Теперь, если нашему менеджеру нужна на подряд компания, скажем, занимающаяся только электрикой, например, «бесперебойниками»[2], то на площадке есть целый раздел, в который объедены все компании с подобной компетенцией.

Помимо предквалификации поставщиков, мы обезопасили себя и от незапланированного увеличения стоимости проекта при проведении крупных конкурсов.

Теперь, если мы организуем тендер на сумму более 20 млн рублей, то со всеми участниками конкурса встречаемся лично. Они презентуют, как будут реализовывать проект, подкрепляя свои заявления графиками и планами. После этого проводится переторжка. И даже несмотря на то, что участники зачастую не проседают в цене, а наоборот - увеличивают стоимость работ на 10-15%, такой подход позволяет экономить буквально на каждом проекте.

По нашим подсчетам, за первые полгода после введения новой системы взаимодействия с подрядчиками, количество случаев, когда подрядчик предлагал одну сумму за определенный объем, а потом возвращался за дополнительным финансированием, сократилось на 40%.

Параллельно с тем, как мы реформировали систему – улучшали интерфейс онлайн-площадки, разрабатывали требования к контрагентам и верифицировали подрядчиков, велась активная работа с собственными сотрудниками.

Мы начали с «лидеров мнений» департамента: я на живых примерах объяснял, почему новая система лучше предыдущей и какие преимущества получит от ее использования каждый конкретный менеджер.

Вот несколько аргументов:

1. Люди, которые принимают решение о выборе подрядчиков, мотивированы на результат их работы

В разных компаниях решение о выборе подрядчиков осуществляют разные люди. Но чаще всего в процедуре участвуют сотрудники службы безопасности и бухгалтерии. Основной минус системы в том, что у данных специалистов нет мотивации на прибыль, по большому счету им не важно качество подрядчика, уложится ли он в сроки или нет. В случае, когда сам департамент выбирает подрядчиков по прозрачному алгоритму, включается механизм внутренней регуляции: ваш внутренний заказчик не придет к вам, если сервис подбора и проверки контрагентов окажется неэффективным.

2. Подбор проверенных подрядчиков и организация конкурсов на площадке помогает увеличить прибыльность проекта

Один из реальных примеров: мы оценили объём работ на 47 миллионов рублей, разыграли конкурс на площадке. Победил очень квалифицированный подрядчик, с которым мы уже сотрудничали по нескольким проектам. Он предложил за свою работу 38 миллионов руб. Пример экономии 9 миллионов рублей на одном проекте, просто потому что мы поработали с подрядчиком и площадкой.

На сегодняшний день 90% всех закупок и 100% крупных тендеров в нашем департаменте осуществляются через закупочную площадку. Оставшиеся 10% - это срочные запросы или мелкие работы.

Упорядочивание взаимодействия с подрядчиками позволяет экономить деньги, укладываться в сроки и минимизировать риск сформировать негативный клиентский опыт у конечных заказчиков.

[1] Структурированная кабельная система

[2] Источники бесперебойного электропитания