Онбординг: 4 шага успешной адаптации сотрудника Большая часть вашей работы уже должна быть сделана за вас

Как известно, первые 90 дней после найма являются наиболее важными с точки зрения успеха или неудачи нового сотрудника. Это период адаптации, во время которого сотрудник входит в новую рабочую среду, устанавливает взаимоотношения с коллегами, погружается в рабочие задачи и интегрируется в корпоративную культуру компании. От того, насколько эффективно будет осуществлён процесс адаптации, зависит не только успешное вхождение нового сотрудника в должность, но и его будущая производительность и долгосрочный успех в компании.

В статье мы рассмотрим 4 важных шага из опыта наших специалистов, которые помогут компаниям сформировать более эффективный процесс приёма на работу. Они позволят сократить время адаптации новых сотрудников, повысить их вовлечённость в работу и увеличить вероятность достижения высоких результатов уже на ранних этапах их трудовой деятельности.

Мы расскажем про основные аспекты, начиная от подготовки к приёму нового сотрудника и продолжая совершенствованием процесса интеграции. Отметим, что эти шаги являются ключевыми, независимо от размера и типа организации.

Шаг 1. Настройте хорошую систему до найма

Перед тем как начать процесс найма новых сотрудников, ключевым шагом является создание прочной и хорошо продуманной системы, которая будет служить фундаментом всего процесса онбординга. Это означает, что большая часть вашей работы уже должна быть сделана за вас, если вы потратили время на настройку системы адаптации заранее. В этом контексте, «система» включает в себя несколько ключевых элементов:

1.1. Разработка плана онбординга

Первым звеном этого процесса является создание детального плана онбординга для каждой позиции в компании. Этот план должен включать в себя:

• Цели и ожидания. Чётко определите, какие цели и ожидания у вас есть от нового сотрудника. Как вы думаете, чего он сможет достичь в течение первых нескольких месяцев работы?
• Структура программы. Определите, как будет выглядеть программа адаптации. Какие этапы и задачи будут включены в процесс? Каким образом новый сотрудник будет интегрироваться в рабочую обстановку?

1.2. Подготовка ресурсов

Убедитесь, что у вас есть необходимые ресурсы для проведения успешного процесса онбординга. Это может включать в себя:

• Вводные материалы. Разработайте или подготовьте обучающие материалы, которые будут предоставлены новому сотруднику. Это могут быть руководства, видеоуроки, книги и другие образовательные ресурсы. Также, помимо введения в курс рабочих дел, не забывайте познакомить сотрудника и с самой компанией.

«Многие организации для онбординга используют так называемые welcome pack, которые включают в себя различную информационную продукцию компании: гайды, визитки, подарки и welcome book. Welcome book содержит всю необходимую информацию о ключевых аспектах корпоративной культуры компании, внутреннем распорядке, сотрудниках и тд. Всё больше и больше компаний переносят welcome book в личные кабинеты сотрудников на внутренних цифровых порталах компании (напр. Битрикс24 и т.д.), чтобы иметь возможность отслеживать и фиксировать прогресс новых коллег. Помимо этого, HR-специалисты проводят новому сотруднику экскурсию по офису и лично знакомят с коллегами»,

— Евгений Зутис, ведущий рекрутер компании «Сотер»

• Наставничество. Назначьте наставника или ментора, который будет помогать новому сотруднику осваиваться в компании. Этот опытный сотрудник может дать советы, ответить на вопросы и обеспечить поддержку в первые недели работы.

«Прогрессивные компании системно выстраивают процессы онбординга и адаптации. Всё чаще можно наблюдать разработку и внедрение так называемых roadmap для каждой должности. Данная дорожная картавключает в себя ряд задач, мероприятий, тестов и т.д., которые должен выполнить сотрудник в период испытательного срока. За каждым сотрудником закрепляется наставник, который курирует процесс адаптации. Кроме всего прочего, HR-специалисты проводят регулярные one-to-one встречи с новыми сотрудниками, чтобы фиксировать промежуточные результаты адаптации, динамику процесса, минимизировать возможные риски и т.д. В некоторых компаниях, наставничество оплачивается дополнительно, и лучшим наставникам присваиваются дополнительные премии\бонусы по результатам оценки 360»,

— Евгений Зутис, ведущий рекрутер компании «Сотер»

1.3. Обеспечение коммуникации и взаимодействия

Здесь важно настроить систему коммуникации между новым сотрудником и остальными членами команды:

• Приветствие. Устройте официальное приветствие нового сотрудника командой. Это может быть встречей в зуме, обедом или даже корпоративным мероприятием.
• Открытость. Поддержите открытость в коммуникации. Новые сотрудники могут иметь много вопросов и из-за этого чувствовать себя неуверенно. Важно, чтобы они понимали, что могут обратиться к коллегам без страха.

Создание прочной системы до найма обеспечивает более гладкий и эффективный процесс адаптации для новых сотрудников, а также демонстрирует

предприятию как профессиональному и заботливому работодателю. Это также помогает новому сотруднику чувствовать себя приветствованным и подготовленным к новой роли. Наконец, хорошо спроектированная система онбординга обеспечивает плавный переход в рабочую среду, снижает уровень стресса и ускоряет процесс вхождения в рабочий ритм.

Важно дополнительно стимулировать сотрудников делиться опытом и экспертизой друг с другом, таким образом создавая культуру знаний в компании. Такая культура повышает общую компетентность команды и способствует более глубокому пониманию рабочих процессов.

Важно постоянно обновлять информацию в базе знаний, чтобы она была всегда актуальной. Внося изменения в процессы или проекты, — сразу обновляйте соответствующую документацию. Это помогает избежать путаницы и непонимания у новых сотрудников и обеспечивает успешную адаптацию в новой рабочей среде.

Таким образом, перед тем, как приступить к найму, важно убедиться, что у вас уже есть выстроенная система, которая обеспечит интеграцию нового сотрудника.

Шаг 2. Разберитесь с зонами ответственности

На собственном опыте мы убедились, что определение чётких ролей и зон ответственности перед началом процесса найма является ключевым фактором для успешной интеграции нового сотрудника. Часто бывает так, что эти составляющие размываются, особенно перед приёмом новых сотрудников. Мы придаём особое внимание этому аспекту и активно работаем над его оптимизацией.

В прошлом мы сталкивались с ситуацией, когда назначение задач новому сотруднику требовало переформирования зон ответственности внутри всего отдела, это занимало время. Как следствие, приводило к некоторой путанице и замедляло процесс адаптации успешного кандидата. Из этого опыта мы поняли, что заранее определённые роли и чёткие зоны ответственности в команде играют решающую роль в успешной адаптации новых сотрудников. Поэтому мы пересмотрели наш подход, разработав более структурированный процесс для определения задач, целей и ответственностей сотрудников. Теперь, когда к нам приходит новый сотрудник, мы заранее обозначаем его задачи и роли в команде, что способствует более гладкой и быстрой адаптации, а также повышает эффективность работы всего отдела.

Таким образом, ещё на этапе собеседования как кандидату, так и другим сотрудникам отдела важно чётко обозначить спектр задач, которые он будет выполнять, заранее выявив возможные пробелы и наложения.

Шаг 3. Расскажите о системе оценки

Во многих компаниях на сегодняшний день практика оценки персонала всё ещё остаётся покрыта завесой тайны (вы можете приоткрыть завесу, прочитав наше исследование по цифровой оценке персонала). Либо компания вовсе не использует её, либо проводит оценку субъективно, без использования специализированных цифровых инструментов. Тем не менее, новому сотруднику важно рассказывать и показывать, на что вы будете опираться при оценке эффективности его работы и какие инструменты оценки вы применяете, если они есть. Это помогает решить сразу несколько вопросов:

Понимание ожиданий

Кандидат понимает, какие критерии и стандарты используются для оценки производительности и успеха в компании. Это позволяет ему сразу выстраивать свою работу и приоритеты в соответствии с ожиданиями организации.

Адаптация и интеграция

Когда кандидат знает, какая информация и каким образом будет собираться о его работе, он сможет лучше ориентироваться в ожиданиях руководителей и коллег и соответствующим образом адаптироваться к корпоративной культуре.

Развитие и карьерный рост

Новый сотрудник быстрее понимает, какие возможности для развития и карьерного роста предоставляет компания. Зная, какие компетенции и достижения оцениваются и какой путь профессионального развития можно пройти, кандидат может принимать информированные решения относительно своей карьеры и строить план развития, соответствующий ожиданиям компании.

Доступность и доверие

Погружение в систему оценки компании способствует созданию прозрачной и доверительной рабочей среды. Когда кандидат понимает, какие критерии и процессы используются при оценке его работы, это создаёт прозрачность и снижает возможность недоразумений или неясностей в будущем. Это также способствует развитию открытой коммуникации и конструктивной обратной связи.

Шаг 4. Проверяйте soft skills

Не секрет, что многие соискатели склонны «приукрашивать» свои soft skills, которые также называют мягкими навыками, в резюме. Люди могут прибегать к искажению реальной картины, потому что нет чётких критериев оценки soft skills, и это побуждает «представлять себя в наилучшем свете». Многие соискатели стараются подстроиться под требования вакансии и вписать свои soft skills в ожидания работодателя. Всё это — попытка создать более привлекательный образ и произвести хорошее впечатление. Но как известно, приукрашенный образ часто не совпадает с реальным проявлением человека.

Проверка soft skills может быть более сложной, чем проверка технических навыков или hard skills. Мы выделили несколько способов, которые могут помочь в данном вопросе:

Структурированные интервью

Включите в интервью вопросы и сценарии, которые позволят кандидату продемонстрировать soft skills, указанные в его резюме. Например, такие как коммуникация, лидерство, умение работать в команде и адаптация к изменениям. Задавайте вопросы о конкретных ситуациях, в которых кандидат сталкивался с вызовами, и попросите описать, как он действовал в этих ситуациях.

Отзывы и рекомендации

Обратитесь к предыдущим работодателям или коллегам кандидата и попросите оставить отзывы о его soft skills. Это может дать вам представление о том, как кандидат взаимодействовал с другими людьми, каким образом управлял проектами или командой, как он справлялся с конфликтами и принимал решения.

Психометрические тесты

Психометрические тесты позволяют оценить не только soft skills, но и личностные особенности, склонности и наиболее характерное поведение кандидатов, что позволяет сформировать полноценную картину о человеке.

Проведение таких тестов позволяет выявить сильные стороны и зоны развития новых сотрудников, а также определить, какие аспекты нуждаются в особом внимании при их адаптации. Исходя из результатов, вы сможете сформировать персонализированные планы обучения и развития для каждого сотрудника, что повысит эффективность их работы и улучшит процесс адаптации в коллективе.

Кроме того, использование психометрических тестов также поможет снизить риск ошибок при подборе кандидатов и увеличит вероятность того, что новые сотрудники будут успешно справляться с поставленными задачами и интегрируются в команду наилучшим образом. Это сэкономит время и ресурсы вашей компании, а также сделает процесс адаптации более структурированным и эффективным.

Важно подобрать тесты, которые наиболее точно соответствуют требованиям и целям вашей компании. Вы всегда можете обратиться к нам за экспертным сопровождением в проведении психометрических тестов и оценке кандидатов, чтобы эффективно провести адаптацию новых сотрудников и сформировать сильные команды для ваших проектов.

Итак, успешная адаптация новых сотрудников — залог эффективной и слаженной работы организации. Следуя этим четырем шагам, вы сможете не только сократить время адаптации, но и создать условия для профессионального и личностного роста ваших работников. Не забывайте, что инвестирование в успешную адаптацию — это инвестирование в будущее вашей организации.

А какие шаги в области онбординга используются в вашей компании? Делитесь в комментариях.