5 идей, как систематизировать работу в отделе и не свести всех с ума
Пытаешься заниматься своим делом, а тебя постоянно дергают по мелочам. Skype, телефон и Битрикс-24 не замолкают. То на комментарий в соцсетях ответить, то email-адрес проверить. Задачи валятся как из рога изобилия – без всякой логики и системы. Именно так был организован отдел маркетинга, где я совсем недавно работала…
Теперь я перешла в IT-компанию – и мне есть, с чем сравнивать. Поделюсь идеями, как систематизировать работу в отделе (на примере, как это организовано у нас в Yougile).
Как не надо организовывать работу
На прошлом месте, где я работала, организации практически не было. В задачах царил хаос, а ресурсы сотрудников не учитывались от слова совсем.
Бывало, за целый день не могла элементарно сверстать лендинг в конструкторе. Только сажусь – внезапно звонит руководитель и устраивает часовое совещание. Стучатся менеджеры со срочными просьбами. Дизайнер бушует. Проекты горят. SMM-щик чего-то требует.
И так без конца. Иногда мне казалось, что я схожу с ума.
Задачи ставились одновременно:
В Битриксе-24
На совещаниях
В WhatsApp
В Skype
Устно по телефону
- По почте
В одном только Битриксе все это выглядело примерно так:
Все задачи – горящие. А еще задачи ставились в чатах, по телефону, по почте...
5 идей, как организовать рабочие процессы в отделе
1) Выносить мелкие задачи отдельно и не отвлекать друг друга
Если вы в компании используете систему управлению, тот же Битрикс-24 или любую другую – для мелких задач можно создать отдельную доску. И ставить задачки там, чтобы не дергать друг друга по каждому вопросу.
Допустим, менеджеру Пете нужно обновить антивирус.Пусть он поставит эту задачку на отдельную доску для разраба Саши. Или наклеит стикер в отдельном столбике на офисной доске. Все, что угодно – только не бежит к нему посреди рабочего дня, толкая в плечо и отвлекая от дел.
2) Мыслить списком задач, а не проектами
Из каждого проекта нужно уметь вытащить to-do лист. Например, «Запустить новый лендинг» – это проект. А вот список задач:
- Сделать мокап
- Прописать текст
- Обработать фотографии
- Снять рекламное видео
- Сверстать все в лендинге
- Настроить форму регистрации
- Оформить почтовый шаблон
Лучше всегда разбивать большие процессы на этапы, чтобы систематизировать работу. За основу брать список задач.
3) Ставить в понедельник задачи на неделю каждому сотруднику
Чтобы в отделе был порядок, нужны конкретика и точность в постановке задач.
Например, по понедельникам в 10:00 устраивается общая планерка, на которой каждый сотрудник получает список задач на неделю. Задачи ставятся как руководителем, так и самим специалистом при совместном обсуждении. Так же совместно расставляются приоритеты. Есть и беклог.
Вот как это организовано у нас в Yougile (все проекты мы ведем в собственной системе управления):
Планирование на неделю у нас в Yougile
Все срочные задачи должны быть помечены «Важно» теми, кто ставит задачу. Все задачи, лежащие в работе больше одной недели должны быть с дедлайном.
4) Обсуждать на планерках два ключевых вопроса: «Что сделано» и «Что планируется сделать»
В некоторых компаниях на общих планерках не обсуждается ничего конкретного. Сотрудники относятся к ним формально и просто показывают свою готовность как-то поработать. Если же четко ставить два вопроса: «Что сделано» и «Что планируется сделать», беседа перейдет в более конструктивное русло.
У нас каждую пятницу в 17:00 проходит планерка, где обсуждается два вопроса: «Что сделано за неделю?» и «Что планируется сделать на следующей?».
При этом обязательно учитываются ресурсы и временные затраты каждого сотрудника. Все основывается на здравом смысле. Если задача не сделана за прошедшую неделю – она переформулируется. Например, стояла задача «Сделать статью», переформулируем ее на «Выпустить статью».
5) Назначить случайного модератора для планерок
Случайный модератор – рабочий инструмент для планерок. Каждый раз через жеребьевку назначается случайный человек из команды, который задает вопросы «Что делалось?» и «Что запланировано?». И дальше старается устроить обсуждение деталей по каждому из направлений деятельности команды.
При постоянной смене ролей привыкнуть и сформировать формальное отношение к планеркам невозможно. Все планерки будут разными и даже эмоциональными. Самое крутое, если модератор «тупит», но, пользуясь своей временной должностью, задает вопросы коллегам. Тогда придется очень понятно рассказывать, что и зачем ты собираешься делать.
Конечно, я сама не специалист по организации работы в отделе, но как сотрудник вижу, что все эти 5 идей действительно хороши на практике. Теперь я спокойно выполняю задачи и расставляю приоритеты, и глаз больше не дергается от десятков звонков и сообщений в день.
Если у вас есть свои «лайфхаки», как лучше наладить рабочие процессы, делитесь, предложу их коллегам для внедрения.