Как создать в компании базу знаний?

Для меня база знаний, это реальная вещь, в которой упорядоченно хранятся различные документы, создаются курсы, ты управляешь ими и обучаешь студентов, выдавая доступ к образовательным программам. В ней хранятся данные о студентах, собираются статистические данные о прогрессе каждого, о пройденных тестах и многое другое. Если она настроена и хорошо работает, то сотрудникам, намного проще найти многие ответы там, чем спрашивать советы друг у друга. Это помогает адаптировать новых сотрудников, сокращает время на решение многих задач.

Знают ли ваши сотрудники где у вас находится актуальный, свежий регламент? Часто, инструкции устаревают на бумаге. Мы пытались решить эту проблему с помощью корпоративного портала, но, очень быстро поняли, что он лишь частично решает задачу. Не всегда удобно работать с этим порталом, через смартфон. Аттестация сотрудников, через портал, это очень долгий, трудоемкий процесс. Было принято решение искать LMS системы, но, столкнулись с тем, что эти системы не устроили нас, по ряду параметров. В итоге, мы пришли к решению, что нам нужна своя разработка, хоть это и очень дорого, но разработали и внедрили собственную легкую систему LMS - платформа обучения STANDARTUM. LMS - это софт, который позволяет создавать курсы, управлять ими и обучать студентов, выдавая доступ к образовательным программам. В них хранятся данные о студентах, собираются статистические данные о прогрессе каждого о пройденных тестах и многое другое. Есть много очевидных преимуществ LMS. Снизить затраты на обучение, сократить время на обучение, адаптацию,

поддерживать единые стандарты работы среди партнеров и аффилированных лиц, создавать индивидуальные планы обучения,

измерить эффективность обучения.

Standartum - это легкая LMS система основанная на мессенджерах. Standartum - это очень легкая и простая во внедрении LMS система - она крайне проста в освоении и внедрении. Именно это качество позволяет внедрять ее в компании, которые не смогли преодолеть технологический барьер и внедрить более сложные системы. После внедрения Standartum удалось повысить конверсию из кандидата в сотрудника с 9.4 % до 28.7%.

После разработки этой системы, мы добавили туда все регламенты, добавили контрольные вопросы, видео, сейчас, когда сотрудник к нам приходит, он получается обучающую систему и может учится в любое время и в любом месте. Также мы реализовали такую вещь, как ежедневные микро аттестации. Даже если сотрудник учился, он довольно быстро забывает о том, чему учился, для того, чтобы поддерживать легко и ненавязчиво проверять уровень знаний сотрудника, нужна микро аттестация. Каждому сотруднику на смартфон, ежедневно, приходит 1,2,3 вопроса, на которые он должен ответить.

Платформа обучения STANDARTUM.

Компании необходимо собственное LMS-решение, если:

В компании уникальные процессы обучения и развития сотрудников;

нужно улучшать эти процессы;

есть достаточно ресурсов для этого.

Как показывает практика, кастомные системы используют крупные компании либо средние предприятия — технологические лидеры. К этому их подталкивают масштабы и сложность их процессов.

Каждый кастомный проект создаётся на базе «коробочного» базового решения. Чем уникальнее процессы в компании и чем выше ее требования к обучающей платформе, тем больше доля кастомизации базовой системы.

Если в компании относительно простой процесс обучения и нет большого штата — разумнее взять готовое облачное решение и пользоваться им. Это сэкономит время и деньги: не нужно будет дорабатывать систему и обновлять её.

У нас была задача внедрить LMS. Зачем нам это было нужно? На то были причины объективные:

Далеко не всем сотрудникам важны ценности компании

Не всегда возможно понять сразу все, что требуется. И даже со второго и третьего.

Психологические:

Недальновидность сотрудников - штраф будет потом, так зачем сейчас обучаться/делать по правилам? Исследования Даниэля Канемана и Амоса Тверски прекрасно подтверждают этот психологический эффект.

Научились правильно, но со временем стали работать как комфортнее и забыли как правильно (эксперимент Джорджа Гэтелса и Ричарда Рекмана)

Но мы верили, что халатность и некомпетентность - не главные причины ошибок. Пришлось столкнуться с рядом проблем. Многие LMS оказались сложными, либо было тяжелое приложение, для установки на смартфон. Нам нужно было найти решение, которое не требует установки сложного приложения, поискав, мы такое решение найти не смогли. Также, мы обнаружили что многие системы LMS, достаточно сложные в сопровождении, требуют высокой квалификации пользователей, серьезных бюджетов, проектов внедрений и т.д.

Мы не нашли решения, определились с тем, что будем разрабатывать сами, на основе одного из существующих мессенджеров. Самым простым мессенджером оказался -Telegram. Мы начали разработку приложения на нем. Разработка была около 3-х месяцев. Решение было хорошее, рабочее, быстро получилось внедрить его к нашим сотрудника, поскольку приложение Telegram лёгкое. Уклониться от установки приложения у сотрудников уже не получалось, поэтому этап внедрения прошел легко.

После того, как мы начали тестовую эксплуатацию у наших сотрудников, мы столкнулись с тем, что нужно постоянно писать определенные курсы, и это действительно проблема, как правило, сотрудников не хватает. Проблема возникает в создании материалов, это важная вещь, поскольку, очень многие, как оказалось, думают, что при внедрении LMS системы, достаточно только ее поставить, после этого волшебным образом заработает, но оказалось - это далеко не так. Систему нужно устраивать, дорабатывать под потребности компании, нужно описать обучающие материалы. Сейчас это значительно проще. С помощью нейросетей. Тестовый материал, права, опросники, сейчас можно легко и быстро сформировать от 10 до 100 тысяч различных вопросов, далее необходимо подкорректировать их, после этого, можно полноценно и быстро, всё запускать.

Чтобы сотрудники были мотивированы работать с базой знаний, нужно дать понять, насколько ценная информация содержится не только для компании, но и для каждого сотрудника. За неделю или месяц, ничего нельзя построить, это длительный процесс, но можно создать дружелюбную атмосферу и мотивировать сотрудников вести базу знаний и пользоваться ей. Можно было бы говорить о деньгах, что это лучшая мотивация, но, не все могут себе это позволить. Есть множество различных систем поощрения, например: внутрикорпоративная валюта, рейтинг экспертов. Также работает банальная похвала. Некоторые руководители думают, что хорошо выполненная работа, это обязанности сотрудника. Но, похвала для сотрудника - как подзарядка. Регулярные приятные слова, улучшат отношения руководителя и сотрудника, и сделают отношения в коллективе положительнее.