Показать все, что скрыто: подробный разбор коробочной версии Битрикс24

Что такое коробочный портал Битрикс24? В чем его плюсы и минусы? Почему рано или поздно 90% пользователей меняют облако на коробку? Про это и много другое расскажем в этой статье. Попутно поговорим про стоимость самой лицензии и сопровождения системы, а также покажем несколько наших кейсов.

Выбрать CRM с ходу сложно. При первом взгляде на предложения Битрикс24 может быть непонятно, какое решение подойдет лучше. Бывает, что выбираешь облако, а через некоторое время становится ясно, что бизнес уперся в тупик возможностей системы. Что делать? Во всех этих случаях единственное верное решение — изучить вопрос со всех сторон.

Поэтому логично в начале будет выяснить, чем же отличается облачное решение от коробочного.

Мы выделили два принципиальных отличия, которые определяют возможности и функционал систем Битрикс24.

Первое — место, где хранится код.

Облако подразумевает размещение на серверах Битрикс, коробочный портал разворачивают на сервере клиента.

Второе — ограничение в кастомизации.

Облако не поддается такому огромному количеству настроек и доработок, как коробка. Количество интеграций ограничено, как и функционал. Объем памяти тоже ограничен тарифом, дизайн данная версия CRM имеет штатный и поменять его при всем желании нельзя.

С коробочной системой дело обстоит иначе. У нее открытый код, который дает огромное пространство для всевозможной кастомизации. Кстати, о доработках у нас недавно выходила статья, почитать можно тут.

Коробочная версия — идеальное решение для компаний, где нужна автоматизация сложных бизнес-процессов (а не только выставление счетов и отправка заявлений на отпуск). С ней можно настраивать алгоритмы и бизнес-процессы любой сложности. Например, надо вам автоматически перенести сделку на другую стадию, если было заполнено какое-то конкретное поле — с коробкой это возможно. С облаком — нет.

А еще облако подойдет не для каждого бизнеса.

По нашему опыту, именно коробка — подходящее решение для B2B-компаний, которые продают товары или предлагают услуги, для B2C со своим производством, для бизнеса с длинным циклом сделки. И, конечно, для госкомпаний, так как у тех есть жесткие требования к безопасности данных (данные нельзя хранить на чужих серверах).

В защиту облака скажем, что это вполне достойное и достаточное решение для небольших компаний, когда нет надобности в особенном функционале. Тем не менее, по личным наблюдениям большинство компаний через год приходят к решению о переезде в коробочный портал с его последующей кастомизацией.

Прежде чем покупать коробочную лицензию, стоит взвесить все за и против. Безусловно, это мощный инструмент для бизнеса, но и стоит он совсем недешево.

Итак, разберем основные плюсы коробочной версии:

Теперь выделим главные минусы коробки:

Поэтому стоит хорошо все взвесить, прежде чем принимать решение. А еще немаловажно то, что коробочный портал нуждается в качественном сопровождении. Об этом расскажем в следующей главе.

Как мы уже писали, коробочная лицензия стоит недешево, хотя возможностей предоставляет огромное множество. Всего Битрикс24 предлагает 6 типов лицензий под любой масштаб компании, цена на лицензии начинается от 109 тысяч рублей. Подробное описание и цены оставили здесь. Стоимость зависит от того, сколько человек будут подключены к системе.

Если смотреть на цены, то облако, само собой, выглядит сильно дешевле на фоне коробки, его еще и оплачивать можно по месяцам. Но если вы планируете пользоваться CRM долго, эта разница пропадает, так как полную 100% стоимость коробки нужно внести только один раз. Все последующие годы продление лицензии составит лишь 25% от первоначальной цены.

Мы уже 9 лет занимаемся внедрением Битрикс24 и заметили тенденцию — порядка 95% компаний заказывает услугу сопровождения. Зачем? Дело в том, что успех автоматизации бизнес-процессов на 80% зависит от того, каждый ли сотрудник принял изменения. И только на оставшиеся 20% — от настроек. Чем больше нововведений запускаются одновременно, тем больше сотрудников растеряется и не поймет, как с ними работать. Это скажется на бизнесе.

Именно поэтому в первые несколько месяцев работы в Битрикс24 важно, чтобы на связи была команда, которая спланирует гармоничное развитие портала. Задача этой команды — адаптировать систему под бизнес-процессы, сделать их удобными для сотрудников, чтобы они понимали, что внедрение этой системы не прихоть руководителя, а инструмент, автоматизирующий рутинные действия и ускоряющий работу.

Функционал, заточенный под логику работы компании и ее подразделений получается выявить не в первый день работы на портале — это займет время.

Иными словами, администратор системы может столкнуться (и, скорее всего, столкнется) с рядом проблем в процессе эксплуатации портала. Например, ему понадобится перенастроить портал или какие-то конкретные процессы. Или вдруг нужно провести инфраструктурные работы для поддержки текущего состояния системы.

Мы — не единственный интегратор, который предлагает услугу сопровождения, но мы одни из немногих, кто делает оплату не просто почасовой, а выгодной в зависимости от выбранного пакета часов. Чем больше часов в тарифе, тем ниже оплата за 1 час. Нам важно, чтобы все нововведения были приняты командой, а не просто оплачены и забыты.

Мы предлагаем несколько вариантов под запросы клиента, поэтому правильный тариф подбирается уже после консультации. Но сменить его можно в любое время.

Любой наш тариф на сопровождение предполагает:

За годы практики мы вывели оптимальную формулу внедрения. На самом деле, внедрение CRM — это долгожданный, но стрессовый для компании период. Руководитель приобретает дорогостоящее ПО, на которые возлагает множество (оправданных!) надежд на автоматизацию рутинных процессов. Она, к примеру, освобождает много времени сотрудников, которое они раньше тратили на ручную обработку данных: ведение таблиц в экселе, выставление счетов и согласование заявлений.

В то же время команда испытывает страх неизвестности и напряженность перед этими нововведениями. Поэтому, проанализировав процесс от и до, мы вывели успешную формулу внедрения. Это 6 последовательных шагов:

1. Сначала интегратор проводит бесплатную консультацию, в ходе которой обсуждаются доработки, время на их выполнение и стоимость.

2. Далее к процессу подключаются бизнес-аналитики и составляют техзадание с учетом мельчайших деталей.

3. Специалисты проводят еженедельные встречи с клиентом, где согласовывают разные моменты и ищут идеальные пути для решения задач.

4. Подготавливается финальное ТЗ, которое согласовывает клиент. После одобрения приступаем к реализации.

5. Проходит демонстрация результатов работ на тестовом портале. И только после проверки и согласования клиентом, мы переносим настройки на боевой портал.

6. Проводится обучение для сотрудников компании, где специалисты рассказывают, как пользоваться новыми инструментами и отвечают на вопросы.

И так для каждого этапа работ, а их может быть много. Все делаем постепенно, шаг за шагом, тестируя систему и исправляя ошибки (если те появляются). Мы не берем оплату вперед за всю согласованную работу, только за текущий этап. При этом, даже с самых первых дней использования коробки наши клиенты получают результат.

Большая часть запросов, которые поступают к нам — это организация, настройка и кастомизация коробочного портала. Покажем несколько примеров выполненных работ для наших клиентов.

Настройка системы для компании по производству продуктов питания

Этот кейс мы реализовали с нуля — клиент сразу пришел к нам с запросом на коробку. В его штате работает 65 человек, поэтому мы подключили Корпоративный портал 100. Настроили его, разработали несколько смарт-процессов для договоров, создали список Претензии для автоматической обработки жалоб, а также автоматизировали звонки.

Как итог, показатели активности и вовлеченности сотрудников сильно возросли, что положительно сказалось на результатах компании.

Переезд из одной CRM в другую для производителя строительной химии

Эта была задача про перенос данных из CRM MS Dynamics в Битрикс24. Старая система постоянно зависала и выдавала ошибки, заказчик искал стабильную альтернативу. Мы подключили Корпоративный портал 50 на 43 сотрудника, настроили его и организовали переезд с сохранением контактов, компаний, сделок и связей между ними.

Переезд из облака в коробку и разработка уникальных отчетов для деревообрабатывающего предприятия

Тот случай, когда крупная компания уперлась в тупик возможностей облачной системы. Мы подключили и настроили Корпоративный портал 250 для 117 сотрудников. Особенность данного кейса в разработке специфических отчетов, которых нет в штатном инструментарии. Еще мы настроили канбан так, чтобы он отображал остатки денежных средств по клиентам компании.

Мы очень надеемся, что эта статья помогла вам разобраться в различиях облака от коробки и понять, какое решение нужно именно вашей компании. Если бы нас попросили сделать краткий вывод, он бы звучал так: коробочное решение функциональнее облачного, у него гибкие настройки, что позволяет автоматизировать процессы исходя из логики бизнеса.

Важно помнить, что коробка требует установки и настройки, которую без промашек и всего вытекающего могут сделать только опытные специалисты. Для качественной кастомизации и поддержки системы также стоит внимательно подходить к выбору интегратора. Обязательно посмотрите его портфолио.

Мы за гармоничное внедрение и настройку коробочного портала Битрикс24 и в работе опираемся на 3 принципа:

1. Обновляем систему своевременно и регулярно, не забываем обновлять бизнес-процессы.

2. Новые инструменты внедряем поэтапно, продумывая и отрабатывая каждый шаг, пока не добьемся отличного результата.

3. Гарантируем результат после каждого этапа. Это позволяет нам и нашим клиентам наблюдать, что мы выбрали верный вектор.

Наши специалисты будут сопровождать вашу систему на каждом этапе, даже после окончания работы над проектом. Нам важно, чтобы компании развивались благодаря Битрикс24 и достигали самых высоких результатов.

По всем вопросам, связанным с Битрикс24 заходите на наш официальный сайт.

Присоединяйтесь к нашему тг-каналу! Он молодой, но интересный — здесь обсуждаем Битрикс24, автоматизацию процессов и актуальные новости из мира бизнеса и IT.