Project manager

Жизненный цикл проектов: этап №2 Планирование

Продолжаем цикл статей с разбором этапов работы над проектами по разработке ПО.

В предыдущей статье мы разобрали 1-й этап: Инициацию проекта.

Планирование один из самых важных этапов при работе над проектом т.к. без качественной проработки плана мы рискуем не попасть требования заказчика.

Триггер-событие начала: принятие решения о работе над проектом со стороны руководства, продавца, заказчика.

Роли: продавец, руководитель ЦФО, руководитель производства, менеджер проекта (далее МП).

Артефакты: план проекта, план коммуникации, подход к управлению над качеством, реестр рисков, бюджет проекта (на основе этих артефактов готовится договор).

Триггер-событие завершения: заключение договора или принятие решения об исполнении до заключения договора.

Качественное планирование включает в себя:

синхронизация с руководителем и заказчиком ожиданий от проекта, которые зафиксированы и согласованы в документе (цели и задачи, планируемые результаты)
индентификация рисков и разработка шагов по их управлению (риски, влияющие на сроки, стоимость, качество)
минимизация потерь от ошибок планирования при исполнении проекта
достижение эффективности от использования ресурсов компании (подбор команды, распределенная отвественность)

Работы, которые необходимо провести МП:

Уточнение требований у заказчика к: бизнес-целям, результатам, этапам проекта/вехам, состав и формат документов, формат коммуникации, инструменты контроля
Фиксация всех договоренностей протоколом

Совместно с Экспертом/Архитектором смотрим на:

наработки аналогичных проектов
какая IT-среда у заказчика
стоимость разрабоки и сопровождения
согласование с архитектором, уточнение ролей и трудозатрат
отправляем предложение по платформе на согласование руководителю ЦФО

Если платформа не выбрана или не оптимальна для проекта, данный вопрос эскалируем на руководителя ЦФО с нашими предложениями (МП/Архитектор).

При создании плана МП должен учитывать:

логическую связь задач и этапов проекта
промежуточные точки контроля
особенности заказчика:

график работы
режим допуска к объектам
требования к формату передачи результатов
сроки на согласование, подписание документов
время на согласование результатов
время и затраты на сдачу проекта заказчику

Внутренний план разрабатывается совместно (МП+Архитектор), где декомпозируются задачи работ. Уровень детализации зависит от выбранной методологии, длительности проекта и размера команды.

Внутренний план включает в себя:

этапы/вехи проект
требования к результатам задач

Далее этот план согласовывается Архитектором и после формирования команды (следующий этап) отправляется всем участникам.

Внешний план создается для заказчика, он включает в себя:

детализация договорных обязательств исполнителя и требования к заказчику
задачи по развертыванию и поддержки сред
получение лицензий и допусков
разработка метрик оценки достижения результатов (если требуется) и замер первоначального состояния
задачи и время на сопровождение
юридические вопросы (передача прав собственности ПО)
задачи и оборудование по разработке и тестирования ПО
внеконтрактные обязательства

Далее разработанный план необходимо согласовать с заказчиком.

МП для формирования команды привлекает Архитектора
Архитектор разрабатывает организационную структуру по проектным ролям
МП и Архитектор на основе организационной структуры нанимают и согласовывают команду (конкрентные сотрудники)
После согласования команды, МП оповещает команду о старте проекта (письмо о старте проекта с целями, ролями, задачами, сроками)
МП оформляет матрицу ответственности и ознакамливает с ней команду

Ошибки, которые совершаются на шаге формирования команды:

не задействованы исполнители в регионах, проект реализовывается силами центрального офиса
не учтены ресурсы для сопровождения оборудования
отсутствие сертификатов и лицензий на работы у сотрудников

Решения, которые помогут избежать ошибок:

привлечение сотрудников из других подразделений, подрядчиков, фрилансеров
сформировать и согласовать заявку на открытие вакансии
поговорить с менеджером проекта, на котором занят исполнитель
эскалировать на вышестоящего руководителя, если не получается взять сотрудника из подразделения

План коммуникации содержит:

список участников (команда, руководитель, представители заказчика, соисполнители, подрядчики)
роли для всех участников
частота и формат предоставления информации (звонки, встречи, почта и т.д.)
информирование заказчика о ходе проекта (статус-отчеты, презентации инкрементов проекта)
рабочие совещания команды и заказчика
контроль работы подрядчиков
указать рабочую область коммуникации, хранения и совместной работы с документацией

После разработки плана коммуникации необходимо собрать встречу и обсудить:

познакомится, установить взаимоотношения
рассказать о целях проекта, этапами/вехами работ, командой и ролями
синхронизировать понимание целей и способов реализации проекта
проговорить то, что не было озвучено в почте (на этапе формирования команды отправляли письмо команде о старте проекта), сформировать новые идеи
зафиксировать правила внеурочной работы
сформировать список и даты командообразующих мероприятий

Состав встречи:

МП, Архитектор, ключевые участники, эксперты
желательно участие продавца и исполнителей

Подход должен соответствовать целям заказчика, приоритетам проекта и имеющимся возможностям.

Управление качеством можно разделить на блоки:

1-й блок: Разработка

документирование разработки
наличие тестировщиков
тест-кейсы, автоматизация тестирования
показы инкремента заказчику
тестовая эксплуатация ПО

2-й блок: Документация

поддержание актуальности информации в документах
описание решений
грамматика в документации, ГОСТы
юридическая и бухгалтерская экспертиза

3-й блок: Поставка

контроль логистики
внешний вид, спецификация
приемка оборудования, монтаж
сервис сопровождения

Категории рисков:

технологические
организационные
финансовые
политические
логистические
кадровые
юридические

Роли участников в обсуждении и согласовании рисков:

МП
продавец, архитектор, руководитель ЦФО
юридический и финансовый департамент
подрядчики

Участники обсуждения совместно:

выявляют возможные риски на каждом этапе проекта (совместно)
оценивают вероятность их наступления (совместно)
МП фиксирует риски в реестре рисков
МП информирует руководителя ЦФО о рисках и мероприятиях по их устранению
МП сообщает о выявленных рисках заказчику

Основная статья затрат - ФОТ.

Шаги по заполнению бюджета:

спланировать ресурсы (возможно - вканасии) ФОТ
дозаполнить бюджет на не-ФОТ: командировки; подряды; сверхурочные работы; лицензии на ПО; связь; серверы (среды разработки, тестирование); отпуска и больничные; оборудование.
заполнить доходную часть
проверить расчет финансовых показателей
согласование бюджета

План проекта (внутренний, внешний)
План коммуникации команды проекта
Управление качество (проверяем, тестируем)
Реестр рисков (мероприятия управления рисками, согласование реестра рисков)
Бюджет проекта

На основании артефактов готовится договор и отправляется заказчику.

Работа с договором:

запросить шаблон договора у заказчика или запрос в юридический отдел на подготовку договора
согласование договора внутри компании
подписание договора заказчиком
оригинал передаем юристам на хранение и заказчику
информируем участников проекта о заключении договора

На этом заканчивается 2-й этап работы над проектом по разработке ПО. далее начинается 3-й этап: Исполнение проекта, о котором мы поговорим в следующей статье.

Сегодня разберем 2-й этап — Планирование проекта

Основные вводные на данном этапе

Разбор функций команды на этапе Планирование

1-й шаг: Актуализация требований заказчика, которые сформулировали на этапе (Инициация).

2-й шаг: Подтверждение реализации проекта на выбранной ранее (Инициация) платформе

3-й шаг: Создание плана проекта (внутренний, внешний)

4-й шаг: Формирование оптимальной команды (доступность, стоимость, компетениции)

5-й шаг: Разработка плана коммуникации

6-й шаг: управление качеством

7-й шаг: Риски

8-й шаг: Составление бюджета проекта

9-й шаг: Результаты планирования (артефакты)