Как мы разработали CRM

Я расскажу, как в середине 2010 года, я и два моих знакомых, организовали стартап. Целью стартапа было реализовать полноценную систему и автоматизации бизнес-процессов различного уровня, в режиме одного окна для форумов и мероприятий.

Идея пришла после участия в международном форуме. Я увидел, что многие бизнес процессы делаются вручную: контроль доступа осуществлялся визуально по спискам, невозможно в онлайн режиме получать актуальную информацию. Я узнал от сотрудников форума, что нет единой базы данных, программа форума постоянно меняется, теряешь очень много времени на получении информации и услуг. Для меня стало очевидным, что многие процессы нуждаются в автоматизации, которая бы ускорила все процессы.

Мы проанализировали существующие на рынке решения, но их настройка под необходимые бизнес процессы заняла бы много времени. Кроме этого, мы не были уверены в готовых решениях и тратить ресурсы на их постоянную доработку было нецелесообразно.

Нам хотелось сделать CRM систему — гибкой и универсальной, поэтому процессы должны быть максимально автоматизированы. CRM система должна без сбоев эффективно позволять обрабатывать большое количество данных, делая работу с системой максимально удобной и комфортной.

Независимо от того, проводите вы небольшое мероприятие или крупный международный форум, CRM система, которую вы выберете для использования, должна очень хорошо выполнять следующие три задачи: собирать данные об участниках, надежно хранить данные и работа с данными в удобной форме.

Основные идеи концепции системы: универсальность, доступность, простота, гибкость, и надежность.

Универсальность.

Систему можно применять на форумах разного уровня от 2х до 300 000 человек.

Доступность.

Все что требуется для внедрения системы интернет, но даже в случаи отсутствия интернета, систему можно внедрить при помощи мобильного сервера, который не требует большой нагрузки. Даже с самым низким бюджетом клиента, можно внедрить и настроить систему на любой форум или мероприятие.

Простота.

Функционал системы разработан с учетом максимально упростить работу даже начинающего пользователя. Для внедрения системы достаточно заполнить бриф и через короткое время уже можно использовать систему в полном объеме.

Гибкость.

Основы системы спроектированы и построены на python. За основу базы данных взят язык SQL и система управления базами данных PostgreSQL. Распространяется свободной лицензией, позволяющей использовать его без ограничений в любых системах и приложениях. Данный стек позволяет взаимодействовать со сторонними любыми сервисами. Из-за своей популярности и универсальности любой дополнительный сторонний сервис или новый функционал можно оперативно внедрить в систему

Надежность.

Множество независимых серверов круглосуточно дублируют всю информацию, собственный сертификат безопасности. Технология виртуализации, позволяет перенаправлять ресурсу между серверами для максимально быстрой работы системы.

В нашу первую команду входили два разработчика sql и один разработчик pyton. Я занимался руководством разработкой комплекса программного обеспечения от идеи до реализации, а именно: управление и координация рабочей команды, постановка и распределение задач, контроль и проверка поставленных задач, а также разработкой с нуля технического задания для нового функционала. В мою роль так же входило: поиск инвесторов, проведение переговоров с заказчиками, планирование бюджета проекта, закупки необходимого программного обеспечения, оборудования, серверов.

Для участников:

онлайн регистрацию участника, круглосуточный доступ к личному кабинету, в котором доступна личная информация и вся подробная информация о форуме или мероприятии.

Дополнительный сервис: заказ отелей, авиа и жд билетов, транспорта, сопровождения и других услуг. Предоставление информации об участниках форума в том числе простое назначение встреч в режиме онлайн для сектора В2В.

CRM система упрощает участие в форуме и берет на себя решение всех дополнительных вопросов. Особенно если вы первый раз в незнакомой стране и/или городе. Больше нет необходимости искать отель, билет на поезд, самолет или в театр. Если вечером хотите спокойно поужинать или сходить на вечеринку, а на завтра у вас планы прогуляться по историческим местам с профессиональным гидом. Вы заходите в свой личный кабинет, и система сама предлагает для вас подходящие варианты.

Для организаторов:

работа со списками участников, добавление редактирование информации, фотографий, документов. Мониторинг участников и назначение доступа разного уровня. Печать бейджей и пропусков. Контроль доступа разного уровня. Рассылка списков, полноценная работа с платежными документами, отчеты.

Для организаторов наша выполняет большую часть работы, поскольку множество процессов автоматизировано. В системе можно быстро найти участника посмотреть всю актуальную информацию, все его замечания или потребности, отправить участнику письмо, счет на оплату или уведомление. Вовремя проинформировать о предстоящей встречи или отправить приглашение на деловой ужин. Это огромная база данных, которая может использоваться в дальнейшем на новых форумах или мероприятиях.

Так же в система взаимодействует с турникетами и считывателями электронных бейджей (пропусков) Для осуществления контроля и доступа на площадку форума, участник должен приложить к считывателю электронный бейдж, организаторы могут в онлайн режиме просматривать количество гостей и назначать особые зоны доступа, для закрытых встреч или технических помещений.

В любое время вы можете сформировать отчет, о количестве участников, оплаченных счетах, списки для встречи делегаций и многое другое.

Для подрядчиков и сторонних компаний:

онлайн регистрацию технического персонала, круглосуточный доступ к личному кабинету, в котором доступна личная информация о компании и техническом персонала. Подробная информация о форуме или мероприятии. Вся необходимая техническая документация, онлайн помощь от организаторов. Информация о количестве квот и уровня доступа.

Важным моментом в организации любого форума играет роль подрядных организаций, мы сделали интерфейс максимально простым и удобным. От компании подрядчика в систему нужно внести или подгрузить из файла данные сотрудников, а далее система сформирует списки для доступа сотрудников, а также через систему с помощью принтеров можно напечатать бейджи для всех сотрудников. В любое время сотрудник подрядной организации через личный кабинет, может скачать необходимые технические документы, график работы, схемы проезда и прочую документацию. Так же есть возможность через чат обратится за помощью к организаторам. Система максимально упрощает работу подрядных организаций с документами, списками, получением различных типов бейджей\пропусков и взаимодействия с организаторами форума.

В основе нашей CRM-системы лежит уже упомянутый самый популярный язык программирования python. Язык имеет полноценную поддержку обеспечения фреймворками(framework), а дополнительные возможности реализовываются с помощью библиотек или расширений. За основу базы данных взят язык SQL и система управления базами данных PostgreSQL.

CRM может быть размещена как во внешнем облаке, так и в локальном. Каждый модуль упаковывается в контейнеры и размещается в облачной платформе. Огромный плюс такой архитектуры — в том, что все модули изолированы друг от друга, и мы можем делать обновления без обширного тестирования. Также можно расширять возможности CRM в зависимости от требований заказчика. В результате форум или мероприятие могут неограниченно масштабироваться. Если мероприятие выросло в два три раза, не нужно покупать новый сервер и заново настраивать CRM.

К началу 2011 года был создан первый прототип готовой системы и к середине 2011 года, система была внедрена в различные высшие учебные заведения. К концу 2011 года появился инвестор, который на первом этапе вложил в нашу разработку более 6 млн рублей, тем самым мы увеличили штат сотрудников до 10 человек.

С марта 2012 года у нас появился крупный заказчик, с которым мы заключили годовой контракт на внедрение и обслуживание CRM системы в международный кластер мероприятий.

В 2012 году мы активно стали развивать и продвигать систему. На международных форумах и мероприятиях. Начиная с 2012 года по 2019 год, нам удалось заключить контракты на внедрение CRM системы, с такими странами как Сингапур, Таиланд, Индия, Марокко, Китай, Узбекистан, Мексика.

При разработке CRM системы мы старались сделать интерфейс на основе универсальных блоков. Это позволило сократить время разработки, упростить поддержку системы и добавление новых фичей. Например, когда мы добавляли новый функционал для технического персонала, это заняло полдня, потому что разработчики взяли уже готовые блоки, скопировали и настроили под новую задачу.

В конечном итоге мы разработали уникальную универсальную систему для подготовки, проведения и последующего использования форумов и мероприятий любого уровня, которая доступна каждому и аналогов которой нет в мире.