Четыре проблемы, которые полностью решит ЭДО

Обычный документооборот имеет 4 проблемы, которые полностью решает ЭДО. Теперь на учет товаров, согласование файлов и закупку канцелярии будет уходить намного меньше денег и времени. СКБ Контур решает проблему с помощью настройки ЭДО.

Внедрение системы электронного документооборота (ЭДО) – не очередная прихоть властей и дополнительная нагрузка на предпринимателей. Она на самом деле существенно облегчает ведение дел. На примере торговых организаций можно выделить четыре конкретные проблемы, которые решаются с помощью ЭДО:

Владелец продовольственного магазина получает товары от нескольких десятков поставщиков. Как правило, они пересылают бумажные накладные, которые приходится самостоятельно загружать в систему товароучета. Чтобы несколько сократить время на обработку накладных, их не переписывают, а фотографируют, но процедура все равно занимает немалое время.

Еще больше времени на оприходование уходит, если прислан маркированный товар, например, сигареты или вино. Накладные на него приходят только в ЭДО в формате универсального передаточного документа, объединяющего счет-фактуру и накладную. Чтобы подтвердить поставку в Честном Знаке и ввести принятый товар на учет магазина, товароведу приходится тратить массу времени, поскольку приходится в системе товароучета самому с нуля готовить накладные.

Магазин переходит на ЭДО. Еще лучше – убедить поставщиков тоже использовать ЭДО. В этом случае накладные приходят уже готовыми в электронном виде, их не приходится обрабатывать и переписывать. Товароучетные накладные формируются автоматически. Риск ошибиться при постановке товара на учет сводится к нулю.

Частное предприятие при выполнении каких-либо работ или при организации производственной деятельности должно согласовать и подписать множество документов. Например, договор на поставки товаров или аренды помещения, акты передачи товара или выполнения услуг и проч. Если документы оформляются в бумажном виде, это занимает очень много времени не только на их составление, но и на их пересылку для согласования. Если контрагент находится в другом городе, согласование растягивается на недели или даже месяцы, что чревато убытками.

При подключении к ЭДО получение и отправка документов занимает несколько минут. Их можно сразу же подписать, используя сертификат электронной подписи. Юридическая значимость таких документов аналогична бумажной документации.

Интенсивная коммерческая деятельность всегда ведет к накапливанию множества деловых бумаг. Некоторые виды документов по требованию законодательства должны храниться десятилетиями, вплоть до 75 лет. В результате все шкафы и стеллажи загромождены множеством папок с бумагами, найти нужный документ бывает очень проблематично. Кроме того, в такой массе папок и бумаг есть опасность потерять какой-нибудь важный договор.

Если организовать передачу и прием документов через ЭДО, то вся документация будет храниться в облаке. Найти нужный файл не составит никакого труда, а опасность потерять что-то – исключается полностью. Если встроить ЭДО в учетную систему, то бухгалтерские операции по учету, товаров, расходу материалов, выручке, исполнению заказов будут автоматически отражаться в электронных документах.

Любое предприятие ведет активную деловую переписку. В результате траты на бумагу, оргтехнику и расходники на нее, почтовую или курьерскую пересылку оказываются значительными. Особенно тяжелым бременем такие расходы ложатся на малые предприятия. Потраченные на огромное множество бумаг суммы могут достигать внушительных размеров – в десятки тысяч рублей.

Установка и сопровождение ЭДО от СКБ Контур стоит недорого. Входящие документы получаются бесплатно, за каждое отправление цена символическая. Экономия средств может составить до 10 тысяч рублей и более.