Стыдливое делегирование: как мы теряем ресурс, делегируя без учёта ментальности
Кейс
В мае 2022 я проводил в Ялте небольшой тренинг по Делегированию для проектной команды. Ребята практиковались ставить задачи по системе SMART. Учились «прокручивать» цикл делегирования. По итогу успешно выполнили поставленные задачи, отработали на подчиненных и дали мне положительную обратную связь.
Прошло некоторое время, проект закрылся, но остались общие друзья-приятели. И вот одной из них мы устраиваем день рождения. Собственно, собрались все, кто был на том тренинге. В подготовке праздника мне досталась роль водителя. И как на зло, сломался телефон, а я остался без связи, не считая тех отрезков времени, когда я пользовался компьютером. Утром надо забирать гелиевые шары, поэтому вечером я заехал согласовать график, так как на мой взгляд, телефон не нужен, если твоя машина приезжает точно по расписанию.
О чём договорились: к 10 утра следующего дня я приезжаю к магазину воздушных шаров, где меня ждёт Глеб. Мы грузим шары в авто. Дальше Глеб следит, чтобы шары не вылетели на лобовое стекло и мы расстаемся возле моего дома, где шары и будут храниться до вечера.
Приехав в 9-24, я никого не увидел, и организовал себе работу в салоне машины. В 10-00 тоже никого не было. В 10-20 я обратился к менеджеру магазина и попросил у него телефон, чтобы позвонить Глебу. Из трубки я услышал: Шары оплачены, Назови свою фамилию и тебе их отдадут.
Естественно, я не был в курсе, какие именно шары надо забрать и Глеб мне озвучил полный список. Я даже не знал, что мне необходимо назвать мою фамилию и кому её назвать.
Согласитесь, что это похоже на то, как дают поручения во многих организациях?
Анализ ситуации и алгоритм постановки задач
А) Итак, налицо нецелевое использование порядка 50 минут времени.
Б) Человек, давший поручение, знаком с системами постановки задач.
Кроме всем известной системы SMART, необходимо следовать алгоритму постановки задач
Описание ситуации
Формулирование цели (например, SMART)
- Проверка понимания
Коррекция понимания
- Совместный анализ путей выполнения
- Коучинг
- Фиксация внимания
- Якорь на результат
В этом алгоритме есть важные пункты, такие как 2,3,4,5 и менее важные – все остальные.
Так в чём же была ошибка Глеба при постановке задачи?
Две ошибки в SMART:
1. S- specific — Конкретность. Как оказалось, суть задания была другая. Не только везти из точки а в точку Б, но и самостоятельно забрать покупку.
2. R – Relevant – Актуальность. Наши цели не были согласованы.
Две ошибки в алгоритме постановки задач (впрочем, из 8 пунктов был выполнен только один) :
1. Не было проверки понимания. Вопрос «Расскажи, как ты понял поставленную задачу»
2. И, следом за этим, не было коррекции этого самого понимания. Я так и не узнал, что задумано другое
Две типичных когнитивных ошибки
1. Чтение мыслей. Да, многие руководители считают, что сотрудники должны читать их мысли. И даже ищут себе таких подчиненных, ставя подобный критерий во главе угла.
2. Вместо того, чтобы сразу поставить задачу правильно, сработала привычка "исправлять на лету в телефонном/онлайн режиме". Если это бизнес-система с большим количеством трудящихся, подобные потери времени способны погубить предприятие.
Любопытные итоги
В славянской культуре не принято возвышаться над другим. Мы любим дружить, панибратствовать как в быту, так и на работе. Вопрос «Расскажи, как ты понял поставленную задачу?» расставляет роли. После него становится предельно ясно, кто руководитель, а кто исполнитель. Именно поэтому руководители избегают его задавать при постановке задач. Чаще всего - это страх оказаться неугодным коллективу.
Ошибки в постановке задачи по SMART очень легко корректируются с помощью делегирования на бумаге или в CRM-системе. А вот проверочный вопрос «Расскажи, как ты понял поставленную задачу?» конфликтует с нашими глубинными социально-культурными установками.
Системы постановки задач пришли к нам из Западной культуры управления и в корне отличаются от славянских.
Наши методы предполагают социальный контакт, который можно выразить фразой «Братья, навались все вместе!». И это скорее про отношения. Цель отходит на второй план, и на первый выходит некая общность, межличностные связи. Мы отождествляем цели с личностью, их озвучившей. Поэтому существует некий стыд, подчинять людей цели. Это чуждо нашему свободному духу. Нам важнее, что «Вместе мы сила!».
Западные руководители ведут свои принципы управления от времен рабовладения, где цель важнее личности и отношений. И этот метод эффективней, так как экономится время и энергия на выстраивание отношений. Девиз западных методов можно сформулировать так: «Выжми из раба всё, пока он жив».
Тем не менее, мы приняли капитализм, как способ взаимодействия, и нам придётся адаптировать его стандарты под нашу ментальность. И если мы стыдимся говорить «Расскажи, как ты понял поставленную задачу», то можно найти и другие слова, например: «Поделись со мной, как ты это сделаешь». Согласитесь, что звучит намного мягче и приятнее, будто бы это рассказ о будущих победах?
Домашнее задание
Попробуйте дать задание своему новому подчиненному привычным вам способом. Запретив ему звонки вам в течение дня. Либо сами в роли подчиненного получите задание у любого из руководителей среднего звена. Сопоставьте результаты и сосчитайте ошибки понимания, которые обнаружите.
В следующих постах я расскажу, как адаптировал систему SMART под славянский менталитет. Подписывайтесь, Будет интересно.