Корпоративный портал: с чего начать разработку и как запустить эффективные процессы. Часть II
Чем отличается корпоративный портал от корпоративного сайта?
Это два различных инструмента, на первый взгляд, но они оба являются «визитной карточкой» компании, только в одном случае для сотрудников, а в другом — для клиентов. Рассмотрим на примере их отличия и схожие функции.
Корпоративный портал
Закрытая веб-платформа, предназначенная для внутреннего использования сотрудниками компании. Он предоставляет доступ к корпоративной информации, документам и другим ресурсам, необходимым для работы.
Корпоративный сайт
Открытый интернет-ресурс, который представляет компанию, ее услуги и продукцию внешней аудитории, включая клиентов, партнеров и потенциальных сотрудников. Служит для информирования о новостях компании, акциях и событиях, а также для привлечения клиентов.
Чем похожи:
- оба инструмента могут содержать информацию о компании и ее деятельности;
- оба могут использоваться для улучшения коммуникации, хотя в разных контекстах;
- оба требуют регулярного обновления информации для поддержания актуальности.
Различия:
- сайт ориентирован на внешнюю аудиторию – клиенты, партнеры, а портал предназначен для внутреннего использования сотрудниками;
- у сайта открытый доступ без авторизации, портал доступен только авторизованным пользователям;
- сайт предоставляет информацию о компании и продуктах, портал предоставляет доступ к управлению задачами, документами и внутренней коммуникацией;
- сайт служит для продвижения компании, портал направлен на повышение эффективности работы сотрудников.
Как корпоративный портал помогает достигать бизнес-целей?
Корпоративный портал необходим для оптимизации работы сотрудников и улучшения внутренней коммуникации. Объясним почему и как это происходит у нас в ЛайТех.
У меня есть собственный дашборд с основными метриками по работе команд, KPI, загруженностью сотрудников. Все обновляется мгновенно и можно отследить процессы в режиме реального времени.
Легче работать с удаленными командами, есть встроенный функционал отслеживания времени работы сотрудников и привычные нам доски для контроля задач и планирования спринтов. Удобно работать из одного окна.
В своем личном кабинете нашего корпоративного портала я вижу все начисления заработной платы и премий. Если нужна справка с места работы – заказываю ее там же, как и другие документы. Все делается в два клика.
Корпоративный портал – кому нужен, когда и для чего?
Он будет полезен:
- крупным компаниям с большим количеством сотрудников и сложными бизнес-процессами, где необходимо улучшить коммуникацию и автоматизировать задачи;
- организациям с удаленными командами, чтобы поддерживать связь и сотрудничество между людьми, работающими в разных местах;
- компаниям, которые хотят развиваться и повышать эффективность, поскольку автоматизация рутинных задач и централизованное хранение информации помогают сократить время на выполнение задач.
На каком этапе лучше внедрять корпоративный портал?
Это можно сделать на разных этапах развития компании:
- стартап – создать структуру и процессы с самого начала, что позволит избежать путаницы в будущем;
- на этапе роста или реорганизации – оптимизировать процессы и улучшить взаимодействие между командами;
- в любой момент – всегда полезно автоматизировать рутинные задачи и улучшить внутреннюю коммуникацию, что приведет к повышению эффективности.
Преимущества для бизнеса – очевидные и потенциальные
Плюсы следующие:
- Автоматизация рутинных задач снижает затраты времени и ресурсов. Пример: система автоматизированного документооборота ускоряет обработку документов.
- Внутренние чаты и форумы способствуют открытой корпоративной культуре и сплоченности команды. Появляется больше вероятности, что у людей будет собственный стимул и самомотивация к эффективности.
- Единая точка доступа к документам и ресурсам экономит время новых сотрудников и менеджеров по персоналу. Например – база знаний с инструкциями и регламентами.
- Доступ к обучающим материалам снижает затраты на сторонние тренинги. Сократив расходы времени и денег, можно направить ресурсы на развитие бизнеса.
- Прозрачная культура повышает продуктивность и лояльность персонала. Очевидно, что вопросы и обратная связь помогают улучшать условия труда.
- Защищенные каналы связи снижают риски утечек конфиденциальной информации. Веб-ресурс безопасен для использования.
- Инструменты анализа данных помогают принимать обоснованные решения. Помогут дашборды с KPI для отслеживания прогресса.
Как внедрить корпоративный портал?
Предстоит комплексный процесс, состоящий из нескольких шагов. Примерный алгоритм в таблице ниже.
Как оценить эффективность корпоративного-портала? Как оценить эффективность корпоративного-портала?
Основные метрики для оценки:
- количество посещений портала в день/месяц/год;
- среднее время нахождения пользователя на портале;
- количество активных пользователей;
- отклики и обратная связь от пользователей;
- показатели вовлеченности (лайки, комментарии, репосты);
- количество созданного и обновленного контента;
- показатели эффективности бизнес-процессов (время выполнения задач, количество ошибок и т.д.).
Пример: если после внедрения портала для управления задачами время выполнения рутинных задач сократилось на 30%, это можно считать показателем эффективности.
Оценка эффективности портала – непрерывный процесс, требующий регулярного мониторинга и внесения улучшений. Необходимо отслеживать динамику показателей, выявлять проблемные зоны и оперативно реагировать на них.
Если анализ показывает снижение активности пользователей в определенном разделе портала, необходимо провести опрос, выявить причины и внести изменения в структуру или контент раздела.
Как проводить аудит метрик для улучшения портала
Для анализа эффективности портала необходимо:
- определить целевые значения для каждой метрики, исходя из специфики бизнеса и поставленных целей;
- регулярно отслеживать динамику показателей, сравнивая с целевыми значениями и предыдущими периодами;
- выявлять проблемные зоны и области для улучшения на основе анализа метрик;
- вносить изменения в структуру, контент или функционал портала для повышения эффективности;
- оценивать результат внесенных изменений по динамике метрик в следующих периодах.
Например, если анализ показывает высокий процент отказов на странице регистрации заявок, необходимо упростить форму, сделать ее более понятной и удобной для пользователей. После внесения изменений отслеживается динамика показателя отказов, и если он снижается, значит, изменения были эффективными.
Приготовили для вас ответы на популярные вопросы.
Сколько сотрудников могут пользоваться корпоративным порталом?
Количество пользователей зависит от его архитектуры и лицензирования. Большинство современных платформ могут поддерживать тысячи пользователей одновременно. При разработке следует учесть возможность масштабирования бизнеса, ведь так компании смогут адаптировать портал под растущие потребности.
От чего зависит стоимость и сроки разработки?
Влияют следующие факторы:
- чем больше функций и интеграций требуется, тем выше стоимость и потребуется больше времени на разработку;
- индивидуальная разработка обойдется дороже и займет больше времени, чем использование готового решения, которое можно настроить под нужды компании;
- разные платформы имеют разные лицензии и возможности, что также влияет на общую стоимость.
Как быстро научить сотрудников пользоваться корпоративным порталом?
Можно использовать следующие подходы:
- создать видеоуроки, инструкции и полезные советы, доступные на портале;
- проводить интересные и полезные семинары и тренинги, где сотрудники смогут задать вопросы и получить ответы от экспертов;
- назначить наставников, которые помогут коллегам адаптироваться к новому инструменту.
Можно ли совместить корпоративный сайт и корпоративный портал, или преобразовать одно в другое?
Да, возможно создать гибридный вариант, который будет выполнять функции как корпоративного сайта, так и корпоративного портала. Это может быть реализовано путем интеграции функционала портала в существующий сайт или создания нового решения, которое объединяет оба ресурса.