Квест: Найти комплексное решение для управления задачами и проектами

Или команда Performance в поисках виртуального офиса.

Наша команда растет, появляются новые крутые специалисты в области дизайна, создания сайтов и маркетинга. В этом году мы добавили новые услуги для бизнеса и расширили штат сотрудников, в том числе удаленных. Пришло время сосредоточить всю работу в одном месте и уйти от чатов в мессенджерах.

В этой статье расскажем о 5 сервисах, которые протестировали за несколько месяцев работы. Спойлер: Мы нашли то, что искали.

Итак, начнем с критериев, которые были обозначены для поиска нового програмного инструмента для управления проектами:

1) Поддержка коммуникаций между отделами;
2) Русскоязычный интерфейс;
3) Удобный бесплатный функционал ;
4) Возможность планировать работу по разным методологиям;
5) Анализировать занятость и результативность сотрудников;
6) Есть мобильное приложение.

Ниже представлены сервисы, которые мы тестировали:

Bitrix24
Yandex Tracker
Asana
WEEEKYouGile

Какой из них обладает наибольшим колличеством функций? Нас это не очень-то интересует (ведь нам не платили за рекламную интеграцию)

Самое главное, какой из них действительно подходит для наших целей?

<i>— корпоративная площадка, которая даёт возможность обеспечивать постановку задач, разрабатывать проекты, работать в соцмедиа, управлять сотрудниками и другое, включая CRM.</i>

С этой программой мы работали еще в прошлом году. Тестировали бесплатный пробный период, пытались перевести коммуникацию и проекты.

Плюсы: Вы можете получить гораздо больше, чем было запланировано.

Минусы: Инструменты, которые не понадобятся в рабочем процессе, усложняют навигацию.

Планируя работу в Битрикс24, вы должны понимать: программа имеет множество возможностей, но их слишком много и далеко не все относятся к CRM.

Нам этот сервис не подходит. Стоимость за сотруника в месяц выше, чем мы планируем тратить. Интерфейс широкий, но не отвечает нашей модели работы.

<i>— это сервис для управления проектами и процессами. В Tracker можно организовать любую работу — разработку приложения, проведение рекламной кампании, прием обращений от пользователей, согласование договоров и так далее.</i>

Работу в сервисе тестировали летом. Он отвечает почти всем критериям в нашем списке. А именно:

Плюсы: Интерфейс очищен от отвлекающих элементов, можно сфокусироваться за задачах.

Техподдержка действительно крута в скорости и подробности ответов,

Минусы: НО пишут слишком сложно - новичку архисложно разобраться во всех настройках даже с ответами от ТП, человека в помощь даже по запросу и даже платно не готовы выделить для настройки.

Не закрывает одну из важнейших задач - коммуникация. Нам приходилось дублировать друг другу информацию о задачах в мессенджере:

Квест: Найти комплексное решение для управления задачами и проектами

Если вы хотите использовать для работы Яндекс.Трекер - то это отличный сервис. Из главных преимуществ:

Есть возможность создавать задачи с ответственными исполнителями и сроками, комментариями и вложениями. Можно выстраивать взаимосвязи между несколькими задачами.
Статистика и дашборды предоставляют наглядную информацию о проекте и собирают показатели выполнения задач.
Контроль времени и трудозатрат показывает, сколько времени тратится на выполнение задач, и позволяет грамотно распределять ресурсы.

В бесплатной версии нам не хватило большего колличества сотрудников, она предоставляет возможность работать 5 пользователям.

<i>— это платформа для управления проектами, которая помогает командам совместно работать над проектами, отслеживать задачи и общаться через многочисленные информационные панели платформы.</i>

Работа в сервисе продлилась ровно 3 дня. Мы успели зарегистрироваться, завести календарь с задачами. Посмотреть несколько обучающих уроков.

Минусы: Вы можете назначать задачи только одному пользователю. Это может быть удобно для некоторых команд, но для других это может быть неудобством.

Высокая стоимость за 1 пользователя на тарифе Premium

Плюсы: Конечно, Asana - это как большой ящик с инструментами, где у каждого есть возможность выбрать самый удобный для себя способ просмотра задач. Он предлагает разные виды, как книжки с заданиями, доски с карточками, календари и многое другое. Это значит, что каждый может работать так, как ему удобно - будь то следить за делами в списке, распределять их по доскам или видеть все по времени.

P.S. Несмотря на то, что агентство отказалось внедрять этот сервис, некоторые работники продолжали им пользоваться, из-за удобного личного планирования задач на день, неделю и месяц.

<i>— это таск-менеджер, который помогает управлять проектами и задачами. В нём можно ставить задачи, задавать сроки их выполнения и контролировать прогресс.</i>

Это сервис, который продеражался дольше всех остальных. Мы перенесли туда часть проектов, и все задачи по ним ставили в сервисе.

Функионала на тарифе Free было недостаточно и мы взяли пробный бесплатный месяц тарифа Pro.

Плюсы: Совместимость со многими популярными платформами и сервисами( Google Docs, Google Sheets, Figma, Miro)

История изменений задач позволяет хранить все наработки и вернуться к любой версии.

Минусы: В бесплатной версии: до 5 пользователей в команде, не более 7 проектов. Облачное хранилище — 250 Мб.

А теперь, познакмотесь с сервисом, который мы внедрили в работу агентства и с облегчением выдохнули все!

<i>Как сказал бы Паша Воля: Все будет офигенно, непременно</i>

<i>— система для управления проектами и общения в команде, которую создатели называют синтезом Trello и Telegram.</i>

Задачи оформлены в виде чатов. В них можно прикреплять файлы, добавлять ссылки, чек-листы, комментарии.

Рабочее пространство сервиса реализовано в форме настраиваемых колонок. В его функционал также входит создание разветвлённой иерархии, диаграмма Ганта.

К задачам можно прикреплять стикеры: «Таймер», с отсчётом оставшегося времени до дедлайна, «Тайм-трекинг», для сравнения реально затраченного времени с запланированными показателями. Мы используем еще 2 стикера: «Состояние» и «Дедлайн»

Плюсы: Проекты отлично визуализируются, личные чаты как мессенджер, время на объяснение проектов сразу очень сильно сократилось.

Задачи-чаты в agile-досках - обсуждаем задачи так, как будто все в одном кабинете сидим!

Удобно отслеживать задачи у сотрудников, отчеты о производительности труда - благодаря статистике оцениваем ситуацию, вовремя принимаем корректирующие решения.

Создание чек-листов для основных задач- это простой способ разбить задачу на пункты без создания отдельных задач для каждого. Ты можешь легко создавать и изменять чеклисты, добавляя сколько угодно пунктов в несколько списков.

Эргономичное пространство для работы!

Мы рассказали про разные программы для управления проектами, которые пользуются хорошей репутацией. Некоторые из них подходят для небольших команд, другие - для больших компаний, улучшая работу и общение между сотрудниками. Мы выбрали лучший сервис для нашей команды, опираясь на критерии: защиту данных, удобство использования, информативный интерфейс и цену. Этот сервис стал нашим основным рабочим инструментом, подходящим под потребности нашей команды.