Как правильно начать автоматизацию процессов? Спойлер - с их анализа.

В прошлой статье я писала, какие выгоды предприятию может принести описание процессов. Но поняла, что забыла указать одну из самых актуальных на сегодняшний день причин. Описание и анализ текущих процессов - это необходимый шаг для их автоматизации, а в сторону автоматизации сейчас смотрят многие компании.

Я хочу подчеркнуть, что один из наихудших подходов заключается в простом наведении IT на существующие процессы. Автоматизация без переосмысления процессов неэффективна по двум причинам:

- Использование IT может быть дорогостоящим. Возможно, существуют более дешевые решения, такие как оптимизация процессов или обучение, которые могут оказаться не менее эффективными.

- Автоматизация неэффективного процесса, даже при инвестировании в разработку IT, может не решить проблему, а скорее усугубить её. В результате можно получить быстрый и дорогой, но малоэффективный процесс.

Поэтому, если вы хотите начать цифровизацию на предприятии, необходимо:

· Провести описание текущих процессов (или пилотного процесса, который вы выбрали);

· Провести анализ текущих процессов и моделирование оптимальных. При моделировании можно выделить шаги, которые требуют автоматизации.

· Автоматизировать процессы.

И могу из опыта сказать, что лучше запустить такой процесс заранее, чтобы вы планировали изменения, а не реагировали на них. В противном случае может оказаться, что вы отреагируете не так как сделали бы, если бы планировали их. Может звучит немного запутанно, но я думаю суть понятна - к любым изменениям лучше подготовиться заранее, спокойно, только так можно добиться эффективного для вас результата.

Так, например, в строительной отрасли вышло постановление, согласно которому с 1 июля 2024 года при реализации проектов капитального долевого строительства застройщики должны использовать BIM (технологии информационного моделирования). Вопрос об этом обсуждался уже несколько лет и сроки несколько раз переносили, но многие компании откладывали внедрение. Теперь занимаются «тушением пожаров», ведь внедрение BIM (или по-русски ТИМ) потребует изменения процессов, а в спешке, думаю все понимают, что процессы оптимальными не сделать. Необходимо было готовиться заблаговременно.

Давайте поговорим про самый первый шаг - анализ процесса.

Первый этап при описании нового процесса или обновлении существующего - это достижение общего понимания текущего состояния процесса и его соответствия бизнес-целям.

Например, если цель застройщика - продолжать строить после 01.07, то необходимо изменить процесс, так как старый не отвечает требованиям. Анализ процессов помогает достичь такого общего понимания и позволяет идентифицировать все действия, связанные с процессами, с точки зрения достижения целей бизнеса. После проведения анализа процесса можно выявить возможности оптимизации или перепроектирования.

Анализ процессов - это деятельность, которая позволяет организации постоянно улучшать свои процессы путем мониторинга их эффективности и, таким образом, повышать эффективность всей организации. Анализ процессов предоставляет организации информацию, необходимую для оценки выполняемых действий и принятия обоснованных решений.

Целью анализа процессов является осуществление фундаментальных изменений в процессах, которые позволяют организации достигать стратегических целей.

Так, например, если вы хотите:

Александра Гостева