Простая автоматизация рутины в частной клинике

Карочи...:)

Последний примерно год все чаще консультирую по автоматизациям. Так вот, большинство менеджеров и руководителей даже не в курсе, что их самые задолбывающие рутинные процессы можно упростить в разы. Поэтому буду рассказывать примеры из разных сфер - вдруг узнаете себя. (Ну и блог же надо вести, мне рассказывали...)

Берем обычную клинику. Маленькую частную или посерьезнее или даже сетевую - без разницы.У них каждый день одна и та же рутина: нужно обзванивать пациентов накануне приема, подтверждать запись, напоминать время, может еще что-то уточнять.

Звучит как мелочь? Да, но нет.

Если звонить, то администратор полдня висит на телефоне. Причем делает это через силу, потому что скучно, кажется не особо важным ("кому надо, тот и так придет"), всегда есть более срочные и важные задачи.
Кто-то не берет трубку, у кого-то номер неправильно записан, у кого-то имена в базе с ошибками и т.д.

А если руководство еще и хочет, чтобы при таком обзвоне был хоть намек на продажи (например, надо предлагать дополнительно записать на какую-то процедуру) - то уровень саботажа растет х10.

В итоге, либо вообще забивают на обзвон (а потом часть пациентов не приходит), либо делают "когда есть время" и "на отвали".А как можно сделать автоматизацию?

Во-первых, система может сама отслеживать записи на завтра-послезавтра и сама рассылать простые сообщения на WhatsApp/Телеграм типа "Марина, добрый день! Напоминаем, что завтра в 14:00 у Вас прием у доктора Иванова. Нажмите кнопку, чтобы подтвердить прием. Если не можете прийти - нажмите здесь, чтобы выбрать другое время, или напишите, найдем для Вас другой удобный вариант".

Битые номера? - Система их может помечать и, например, присылать администратору уведомление, что нужно проверить.
Можно прикрутить автоматическую проверку/корректировку имени (например, если в базе часто перепутаны местами имя и фамилия).
Эти мелочи сэкономят часы времени каждый день. Администраторы будут лучше работать, пациенты будут довольны, что о них позаботились.

Ну и простая математика: час времени администратора стоит условно 500 рублей. За месяц набегает 10-15 тысяч экономии только на простых фишках.
Плюс, меньше потерянных пациентов, лучше репутация и "сарафан"...

Это просто. Надо посложнее?

Можно привязать время отправки к данным клиента и типам услуги. Например, косметология - днем пишем; стоматология - в обед или вечером; возрастной пациент - утром. С этим можно экспериментировать.

Можно автоматически проявлять заботу и получать обратную связь после процедур (с учетом специфики процедуры).
И, кстати, по-умному просить оставить отзыв - растить репутацию.
Можно автоматически приглашать на следующую процедуру через определенное время, опять же, с учетом специфики процедуры.
Можно ненавязчиво собирать инфу - например, про состав семьи (можно предложить дополнительные услуги для близких).

Много, что можно сделать, чтобы снизить расходы на рутину и улучшить контакт с пациентами.
Главное - чтобы выглядело так же, как живой человек пишет. Никаких "здравствуйте, уважаемый клиент" и прочей формальщины.

Что точно НЕ стоит делать:

- запускать автомат сразу на всю базу пациентов. Точно будут неприятные косяки. Сначала аккуратно, на 10% примерно - и посмотреть на реакцию, отловить типовые ошибки.
- ставить автообзвон. Это почти всех бесит.
- делать крутые красивые шаблоны оформления с картинками и кнопочками. Простые сообщения работают лучше.
- ждать, что "ща подключим ИИ - и оно сразу все напишет наотличненько". Что-то напишет, что-то нет. На первом этапе это точно только помощник, не замена сотруднику.

В общем, сделать такое можно, полезно, и даже не особо сложно :)