Проектный офис: реальная польза или бюрократия?
Пост на тему управления проектами вызвал интересную дискуссию в моем блоге в Тенчат, а что вы думаете про Проектный офис?
Насколько это реально работающий орган, приносит ли он пользу бизнесу и руководителям проектов в частности? Был ли в вашей практике эффект от его работы или это была всего лишь очередная бюрократическая прослойка?
Проектный офис – это подразделение компании, которое обеспечивает и поддерживает все процессы управления проектами
Из моего опыта у проектного офиса было несколько основных функций, можете посмотреть примеры в карточках ↑
Кому же нужен проектный офис?
- Проектным бизнесам с большим количеством проектов (более 5-7). Из моего опыта проектный офис точно полезен строительным компаниям, консалтинговым ИТ компаниям
- Непроектным организациям с большим количеством разноплановых проектов (более 10-15) и не профессиональными руководителями этих проектов. Из моего опыта это и холдинговые структуры, где разные руководители реализовывали внутренние проекты от изменений в компании до модернизации производства. Также я создавала проектный офис в университете, количество различных проектов в котором было более 30, а управляли ими как обычные преподаватели, так и руководители кафедр и факультетов.
- Компаниям, где есть существенный дефицит общих ресурсов (прежде всего человеческих), и проекты «конкурируют за этот ресурс». Важно видеть актуальную картину по всем проектам, ресурсам, централизованно перераспределять их между проектами.
Основные сложности в работе проектного офиса:
- Специалист(ы) должны обладать не только знаниями в области управления проектами, но и понимать все бизнес-процессы компании. В противном случае их работа будет формальной, вызывающей раздражение и сопротивление у членов проектной команды
- Четкое разграничение полномочий. Вы должны решить и закрепить какие права есть у проектного офиса. Он выполняет только обеспечивающую функцию или принимает какие то решения, вмешивается в ход проекта. Ролевая структура проекта вам в помощь!
Положительные эффекты от работы проектного офиса:
- По всем проектам в онлайн режиме доступна вся информация
- Эффективное использование ресурсов компании
- Высокой уровень навыков и компетенции у сотрудников и руководителей проектов
- Снижение рисков проектов
- Оптимальные значения KPIпроектов (срок выполнения, качество, фин показатели)
- Отсутствие коммуникационных провалов и транзакционных издержек по проектам
Но как встроить проектный офис в существующую оргструктуру компании?
Из своего опыта сделала вывод, что это непростая задача, особенно в непроектных компаниях, где отсутствует проектная культура. Например, что я делала в университете при внедрении в его структуру проектного офиса:
- Выверенное описание функций, зон ответственности и полномочий проектного офиса
- Описание ключевых бизнес-процессов и как в них будет выстроено взаимодействие с проектным офисом
- Встречи с руководителями проектов с разъяснениями зачем создается это подразделение, как оно будет работать и ГЛАВНОЕ - какая польза и выгода от его работы будет для руководителя проекта, фокус на то, как проектный офис будет ему помогать
- Подбор руководителя проектного офиса с правильными ценностями- прежде всего оказания сервиса внутри компании, а затем уже контроль в интересах высшего руководства
Поделитесь своим реальным опытом в комментариях!