Кейс интеграции Yclients и AmoCRM – связка для отдела продаж филиальной сети. Как системно управлять бизнесом?
Оказания качественных услуг — лишь половина бизнеса. Вторая половина — сопровождение клиента и контроль цифр. Связка Yclients + amoCRM делает продажи прозрачными и управляемыми.
Каждое обращение зафиксировано, каждый этап под контролем, продления идут по сценарию.
Старт: заявок много, продаж меньше, чем могли бы быть
В день сеть из девяти клубов получала до 160 обращений: сайт, формы записи Yclients, звонки, мессенджеры, карты и каталоги. Часть заявок терялась между ресепшеном и отделом продаж: что‑то записали в блокнот, что‑то — в личный файл. Руководитель видел итоги только в конце месяца — влиять на ситуацию по ходу было трудно.
ТОП-10 мест в CRM, где менеджеры сливают ваши лиды (вы об этом не знаете)
Аудит показал:
- Yclients ведёт расписание, оплаты и посещения, но этап «до покупки» и «после продления» остаётся без системной работы.
- amoCRM использовали частично: туда вручную переносили только «горячих», остальные терялись в переписках.
- Сквозной картины нет: расходы на рекламу не связаны с реальной выручкой по каналам.
- Среднее время ответа — 47 минут. После 15 минут вероятность сделки резко падает.
- Повторные продажи не описаны: нет задач на продление, напоминаний и персональных предложений.
Задача: собрать всё в единую систему — от первого клика до продления абонемента. С понятными правилами, цифрами и ответственными.
2. Почему именно связка Yclients + amoCRM
- Yclients — операционная база: расписание, абонементы, посещения, заморозки, оплаты.
- amoCRM — скорость реакции, воронки продаж, автоматические задачи, отчёты и контроль выполнения.
Цели собственника:
- Объединить все точки контакта в одну воронку, чтобы не терять ни одного обращения.
- Снизить время отклика до 5 минут и закрепить стандарт работы.
- Видеть окупаемость рекламы, доход с клиента за весь период и этапы, где «застревают» заявки.
3. Как организовали обмен данными
Системы связали напрямую: события из Yclients автоматически создают и двигают сделки в amoCRM. Важен результат: менеджер получает полную картину по клиенту и работает по сценарию.
Сейчас процесс выглядит так:
- Новая заявка из любого канала — в amoCRM создаётся сделка с указанием источника.
- Запись на пробную тренировку в Yclients — сделка переходит на этап «Пробная назначена/проведена».
- Оплата абонемента — статус «Оплачено», клиент попадает во вторую воронку «Действующие».
- Окончание срока, заморозка, просрочка — автоматически создаются задачи и сообщения клиенту.
- Ежедневное обновление подтягивает суммы, статусы и бонусы, чтобы данные оставались актуальными.
В карточке сделки менеджер видит:
- историю посещений и оплат;
- дату окончания абонемента;
- средний чек;
- источник обращения;
- периоды активности и «тишины».
4. Результаты за два месяца пилота
- Конверсия «заявка → абонемент» выросла на 27 %. Основной рост — за счёт работы с «отложенными» лидами.
- Среднее время первого ответа снизилось с 47 минут до 3 минут 40 секунд.
- Повторные продажи выросли на 18 п.п.: задачи на продление и персональные предложения сработали.
- Ручной труд сократился на 68 %: ушли дублирование в Excel и ручной перенос данных.
- Окупаемость внедрения — 2,7 месяца (лицензии, интеграция, обучение команды).
5. Что важно учесть
- Чистая база. До запуска удалили 6 200 дублей по телефону и e‑mail. Один «мусорный» контакт ломает автоматические сценарии.
- Готовые модули — не всё. Они закрывают около 80 % задачи. Остальное — ваши особенности: заморозки, бонусные баллы, реферальные программы. Это нужно настраивать отдельно.
- Команда. Менеджерам показали, как система экономит время и влияет на премию. Без этого CRM остаётся «ещё одной программой».
- Контроль после запуска. Первые две недели отслеживали журнал обмена и корректировали сценарии: где не сработал триггер, где вернулся старый статус.
6. Дальнейшие шаги
- Франчайзи: интеграция как часть стартового пакета для новых клубов.
- Рекламные кампании по «похожим» клиентам: сегменты «продлили/докупили» позволяют точнее тратить бюджет.
- Прогноз ухода клиентов: по давности визитов и динамике оплат отмечаем тех, кто скоро уйдёт, и запускаем удерживающие предложения.
7. Воронки продаж: как выстроили процесс
«Новые заявки»
- Новая заявка
- Квалификация
- Пробная тренировка назначена
- Пробная проведена
- Повторный контакт / звонок заботы
- Договор
- Оплата
«Действующие клиенты» (рост дохода от клиента)
- Абонемент активен → 30 дней до окончания → 7 дней до окончания → Просрочка
- Заморозка → Возврат в активный статус
- Апгрейд тарифа / дополнительные услуги (персональные тренировки, массаж, детские группы)
Полный чек‑лист этапов и автоматизаций отправим по запросу.
8. Сегментация и маркетинг: работаем с поведением клиента
В amoCRM автоматически считаются три ключевых показателя:
- Давность последнего визита или оплаты — видно, кто «остывает».
- Частота посещений — выделяем ядро и тех, кто ходит редко.
- Сумма оплат за период — понимаем потенциал клиента.
Примеры сценариев:
- Клиент не был 7 дней — напоминание с предложением вернуться на любимую тренировку.
- Больше 30 дней без визитов — промокод и задача менеджеру на звонок.
- Высокий чек и дневные посещения — предложение корпоративной карты для компании клиента.
Параллельно считаем окупаемость рекламы по каждому источнику: выручка делится на затраты. Каналы с отрицательным результатом — на пересмотр.
Чек‑лист собственника: не теряете ли вы деньги?
- Есть ли сценарии повторного контакта через 1/3/6 месяцев?
- Менеджер автоматически получает задачу, когда абонемент заканчивается?
- Окупаемость рекламы считается автоматически, а не «на глаз»?
- Дубли чистятся регулярно?
- Видно ли, на каком этапе воронки «умирают» заявки?Если два и более «нет» — пора внедрять систему.