Как вести учет строительных материалов и сэкономить до 15% бюджета компании. Используйте шаблон-инструкцию

Каждый руководитель строительной компании знает: материалы — это 60-70% стоимости проекта. Но мало кто понимает, что плохой учет материалов может "съесть" до 15% бюджета.

Представьте: вы закупили цемент на 2 миллиона рублей, а через месяц не можете понять, где он и сколько осталось.

В строительных компаниях часто сталкиваются с одними и теми же проблемами:

• Материалы "теряются" между объектами. Прораб с объекта А берет кирпич для объекта Б, но никто не фиксирует это перемещение. В итоге на складе пусто, а где материалы — неизвестно.

• Нет связи между закупками и конкретными проектами. Материалы доставляются сразу на стройплощадки, но система учета ориентирована на физические склады.

Руководитель видит остатки на складе, но не понимает, сколько материалов уже "закопано" в объектах.

• Ручные таблицы и почта вместо системы. Многие компании управляют запасами в Excel и переписке по email. Это неудобно при обслуживании нескольких клиентов одновременно, приводит к задержкам и риску потери данных.

• Отсутствие контроля расхода. Без точного учета невозможно понять, соответствует ли фактический расход материалов плановому. Перерасход на 10-15% становится нормой, а не исключением.

• Проблемы с инвентаризацией. Регулярные проверки показывают расхождения между учетными и фактическими остатками, но найти причину невозможно.

Демонстрация работы системы для строительной компании

Вместо попыток адаптировать складскую систему под строительство, создайте отдельные учетные единицы для каждого объекта. Это позволит видеть остатки материалов по каждому проекту отдельно.

- Заведите отдельные карточки материалов для каждого объекта

- Привязывайте каждое поступление к конкретному проекту

- Ведите учет остатков не только на центральном складе, но и по объектам

Замените ручные таблицы и email-переписку на единую систему учета. Это снизит количество ошибок и ускорит процессы.

Что делать:

- Внедрите специализированное ПО для строительства

- Организуйте электронный документооборот между участками

- Настройте автоматическое создание документов при поступлении материалов

Ежедневная фиксация расхода материалов поможет выявлять отклонения на раннем этапе и принимать корректирующие меры.

Что делать:

- Прорабы ежедневно подают отчеты о расходе материалов

- Сравнивайте фактический расход с плановым

- Анализируйте причины перерасхода и принимайте меры

Проводите инвентаризацию не раз в квартал, а ежемесячно. Это поможет быстрее выявлять проблемы и предотвращать потери.

Что делать:

- Проводите инвентаризацию по объектам ежемесячно

- Сверяйте учетные остатки с фактическими

- Расследуйте причины расхождений и корректируйте учет

Таблица показывает, как вести учет материалов по каждому объекту отдельно.

Скачайте шаблон таблицы — на нашем сайте

• Сопротивление персонала. Прорабы и мастера могут воспринимать новый учет как дополнительную нагрузку. Важно объяснить выгоды и обучить команду.

• Недостаток времени на внедрение. Многие пытаются внедрить систему "на ходу", что приводит к ошибкам. Лучше выделить время на обучение и настройку.

• Отсутствие единых стандартов. Если каждый участок ведет учет по-своему, система не будет работать. Нужны единые правила и формы документов.

• Недооценка важности мобильности. Строители работают на объектах, а не в офисе. Система должна работать на мобильных устройствах.

— Провести инвентаризацию материалов на всех объектах

— Назначить ответственных за учет материалов на каждом участке

— Создать единые формы документов для учета материалов

— Обучить прорабов новым процедурам учета

— Настроить автоматические отчеты по расходу материалов

Правильный учет строительных материалов — это не бюрократия, а инструмент повышения рентабельности.

Компании, которые внедрили системный подход к учету материалов, экономят до 15% бюджета и избегают проблем с контролирующими органами.

Демонстрация работы системы для строительной компании

Следующий шаг — автоматизация учета с помощью специализированных решений.

Современные ERP-системы для строительства позволяют вести учет материалов в реальном времени, автоматически создавать документы и получать аналитику по каждому объекту.

Начните с одного объекта, отработайте процессы, а затем масштабируйте на всю компанию. Помните: лучше сделать хорошо на одном проекте, чем плохо на всех сразу.