автоматизация бизнес-процессов

Данная работа является собирательной статьей , в ней собрана история развития автоматизации, основные законы и принципы и основные понятия автоматизации бизнес-процессов. Данная статья будет полезна начинающим менеджерам и студентам для дальнейшего самостоятельного изучения данной темы и менеджмента, так как здесь вы коснетесь основополагающих принципов автоматизации бизнес процессов, немного теории ТРИЗ, бережливого производства, а так же данная работа расскажет как вам оптимизировать бизнесе, работу или собственную жизнь, в конце концов, что в работе, что в жизни мы сталкиваемся с одними и теме же проблемами, будь это нехватка времени, ресурсов, хаос, большое количество рутинной работы или непонимания что не так, и как и везде, у схожих проблем будут схожие решения.

Так же, если вы считаете что в работе чего-то не хватает, буду рад если дополните в комментариях.

В современное понимание понятия автоматизации бизнес-процессов закладывается два определения: автоматизация и бизнес-процессы, где автоматизация – это замена ручного или человеческого труда машинным (Посредством станков, компьютеров, всевозможных сервисов и искусственного интеллекта) а бизнес-процесс – это совокупность операций, начиная от создания продукта до его продажи.

Таким образом автоматизация бизнес-процессов – это упрощение всего процесса работы с помощью переноса рутинных операций с человека на механические станки и сторонние сервисы, которые способствуют сокращению работы и участия человека в ней, соответственно снижая стоимость временных, денежных, человеческих и материальных издержек.

Выстраивание бизнес-процессов и их автоматизация долгий и недешевый процесс. Компании сталкиваются с проблемами переобучения персонала, процессы на первых этапах протекают медленно, из-за чего снижается качество и сервис. Однако, в долгосрочной перспективе это позволяет структурировать бизнес, выполнять больше задач с меньшими усилиями за менее короткий срок без потери качества и сделать процессы прозрачными для сотрудников и руководства.

В XXI веке мы можем автоматизировать любые рутинные задачи, начиная со складских помещений, производства и логистики, заканчивая маркетингом, бухгалтерией и другой офисной работой. Мы смогли из хаоса выстроить слаженные механизмы, где каждый элемент системы находится на своем месте, в нужном количестве, в нужное время, а самое главное все процессы теперь могут быть прозрачными. Но так было не всегда.

История автоматизации началась в далеком 17 веке с первых швейных машинок, а наука менеджмента появилась лишь в конце 19 века с появлением понятия "бизнес процесс". В начале же 20 века наука получила своё развитие благодаря множеству научных работ ученых-практиков и теоретиков, появлением компьютера и искусственного интеллекта. Цель данной статьи - раскрыть историю развития автоматизации бизнес-процессов, рассказать о простых кейсах автоматизации для компаний и внести вклад в популяризацию идеи автоматизации бизнес-процессов

История автоматизации бизнес-процессов

Первые шаги развития в области автоматизации и оптимизации бизнес-процессов начались при первой промышленной революция. В 18 веке началось развивитие международного сообщения, торговля процветала, появился запрос на дополнительные мощности, что и привело к переходу от ручного труда к механизированному. Само понятие бизнес-процессов появится гораздо позже.

Первые изменения в производстве начались в хлопчатобумажной промышленности. В 1733 г. Д. Кэй сделал приспособление челнок-самолет, до которого прядильщики делали работу вручную, что было очень утомительным. Челнок-самолет

сделал работу проще и быстрее В 1765 г. Д. Харгривзом была создана прядильная машина, которая в несколько раз повысила производительность труда прядильщиков. В 1771 г. предприниматель Р. Аркрайт построил первую фабрику на которой стояли прядильные машины. В последующие 20 лет их стало суммарно 150.

Первые фабрики как автоматизация бизнес-процессов

До момента появления первых фабрик, оборудование находилось в мастерских ремесленников. По сути город сам являлся большой фабрикой, ведь каждый ремесленник работал сам на себя, сам делал всю работу, ее реализовывал. Из этого складывались следующие проблемы:

1. Высокая стоимость труда - ремесленнику платили за сделанную работу, а не за проведенное время

2. Логистическая проблема - ремесленник приезжал к купцу чтобы продать свою работу, а это затрачивалось время.

3. Нет разделения труда - ремесленник всю работу делал сам, а это несколько операций. Куда быстрее было бы, если бы ремесленник был занят только одной операцией.

Все это очень замедляло работу и повышало стоимость итоговой продукции. В новой же системе предполагалось, что рабочий находясь на работе будет выполнять одну функцию и все свое время будет посвящать делу, а эти решения увеличили производительность, и, соответственно, снизили стоимость труда. Помимо этого также появилась возможность быстро координировать производство и следить за качеством. Фабрики строили вдоль рек или каналов чтобы по ним можно было отправлять готовую продукцию, это упростило логистику, ведь чаще всего строительство проходило на окраине городов. Также требовалась большое пространство, а вдоль фабрик строились небольшие фабричные городки, рабочие находились возле работы и реже опаздывали.

Фабрики оптимизировали множество работ и это было простое гениальное решение. Однако над внутренними процессами нужно было еще работать. Еще не говорили о том, сколько должен работать человек, не задавались вопросами “дДолжен работать ребенок?”, “Что нужно рабочему, чтобы быть продуктивнее?”, “Сколько времени тратит человек на ту или иную операцию?”, “Как их можно оптимизировать?”. Не говорили и о научном методе управления.

ШКОЛА НАУЧНОГО УПРАВЛЕНИЯ (1885—1920 ГГ.)

Известность школа научного управления получила благодаря научным работам Фредерика Тейлора, Фрэнка и Лилиан Гилберта, Генри Ганта, Г. Форда

Методология школы:

Усовершенствование процессов в организация происходило посредством наблюдения, измерения и анализа действий на предприятии.

Отношение к человеческому фактору:

Появилось систематическое стимулирование работников, перерывы, улучшились условия труда, были введены производственные нормы и дополнительные платежи тем,

кто превосходил их, а также началось признаваться важность отбора людей для той или иной работы

РАБОТА ФРЕДЕРИК УИНСЛОУ ТЕЙЛОР - НАУЧНАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ ТРУДА (КОНЕЦ 19- НАЧАЛО 20 ВЕКА)

Успехом в оптимизации бизнес-процессов стала работа Тейлора в металлургической компании Bethlehem, где Тейлор наблюдал за процессами добывания руды. Дело в том, что до его появления в компании в шахтах использовали обычные лопаты, а он начал экспериментировать с оборудованием и предложил для разных видов руды использовать разные лопаты. Результаты были ошеломляющими.

Старый способ работы Тейлоровский способ работы

Работник делает в

первый день 1000

взмахов лопатой,

поднимая по 3 кг угля

— 3000 кг. Работник делает в первый день 1000 взмахов, поднимая по 9,5 кг угля — 9500 кг.

На второй день,

поднимая руду, делает

200 взмахов, поднимая

по 12 кг — 2400 кг. На второй день, поднимая по 9,5 кг руды,делает 1000 взмахов — 9500 кг.

Итого за два дня —

5400 кг. Итого за два дня работы — 19000 кг.

Основные положения теории Тейлора состоят в следующем:

· Признание менеджмента самостоятельным видом деятельности, цель которого – рационализация производства;

· Расчленение процесса производства и трудовых операций на отдельные элементы, выявление затрат времени на выполнение операций с целью нормировать труд рабочих;

· Планирование на основе норм рабочих заданий с выделением специализированных подразделений, определяющих последовательность, время, сроки выполнения работ;

· Увеличение производительности труда на основе справедливого вознаграждения за конечный результат;

· Подбор работников в соответствии с их физическими и умственными возможностями и обучение работников.

Во многом именно работа Тейлора о разделении работ на отдельные операции привела к появлению конвейера на заводе Генри Форда. Также не мало важную фигуру в развитии современного планирования процессов стал Генри Гант с его диаграммой Ганта

Диаграмма Ганта - столбчатая диаграмма в которой прописаны все операции, время на операцию и необходимые ресурсы. Диаграмма Ганта легла в основу оптимизации и планирования процессов.

ШКОЛА НАУКИ УПРАВЛЕНИЯ (КОЛИЧЕСТВЕННЫХ МЕТОДОВ), 1950 Г. — НАСТОЯЩЕЕ ВРЕМЯ.

Представители: Л. Фон Барталанфи, С. Бир, Ф. Гольдбергер, Д. Форсрестер, Р. Люс, Л. Клейн.

Особенности школы:

Появлению школы послужило усложнение организационных систем, состоящих из элементов разных сфер. В компаниях все чаще появлялись проблемы хаоса, что ставило перед менеджерами задачу по исследованию операций. Изначально исследование операций сводилось к разработке способов анализа действий в целом, без разделения на группы. Изобретение же компьютера позволило анализировать и выстраивать модели процессов состоящих из большего количества элементов и разных групп.

Основные направления:

· Разработка методов математического моделирования процессов выработки и принятия решений в организациях.

· Создание алгоритмов выработки оптимальных решений с применением теории статистических решений, теории игр и др.

· Разработка количественных прикладных и абстрактных моделей экономических явлений, в том числе моделей воспроизводства, моделей баланса затрат и выпуска, моделей прогнозирования научно-технического и экономического развития. Одной из таких моделей является методология SADT

SADT - это методология, направленная на упорядоченное и рациональное моделирование и реализацию проектов, которое состоит из 7-ми ключевых процессов:

1. Анализ - рассмотрение процессов и ресурсов в системе, а так же общее описание работы при создании продукта .

2. Проектирование - описание подсистем продукта.

3. Реализация - создание подсистем по отдельности.

4. Объединение - соединение подсистем.

5. Тестирование - проверка работы продукта на полноценную работу всех систем

6. Установка - введение получившегося продукта в систему.

7. Эксплуатация - использование получившегося продукта.

В 80-е и 90-ые было создано много похожих методологий, заточенных под определенные сферы, что способствовало более качественному моделированию процессов и рассмотрению отдельных действий как частей одной системы. Параллельно в этот же период начали активно развиваться технологические и компьютерные решения как в офисной работе, так и в производственной. Это дало возможность оптимизировать работу за счет сервисов оптимизации продаж, бухгалтерии, логистики. Сейчас же строятся матричные производства и производственные линии с минимальным участием человека,

Начиная с XVIII века мы собрали огромный опыт об эффективном ведении бизнеса. Мы научились создавать орудия труда, технику, при которой мы можем делать

работу лучше, начиная с небольших операций и заканчивая целыми циклами производства. Мы написали множество работ по эффективному научному управлению, которые помогают нам выстраивать работу где каждый человек, ресурс находится на своем месте и и приносит наибольшую пользу.

В XXI веке мы можем автоматизировать почти всю монотонную работу. В отделе продаж мы отказались от ручного сбора данных и передали эту работу сервисам. В бухгалтерии больше не надо иметь штат бухгалтеров, ведь с этим справляется один человек и компьютер. В логистике, мы можем быстро и эффективно выстраивать маршруты с максимальным выхлопом. На складе больше не бывает издержек, ведь мы точно знаем, где находится товар, в каком объеме, как долго можем хранить, а когда товар закончится, то система может автоматически заказать нужно его количество. Все это лишь малая часть всей структуры.

Этапы моделирования и автоматизации бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов разделена на несколько этапов, а у каждого этапа есть свои тонкости и нюансы, от которых будет зависеть успех.

Построение исходной модели - на этой стадии нужно описать как работает процесс в данный момент. Для этого нужно выстроить последовательность всех операций, обозначить ответственных и все задействованные ресурсы. Часто во время этого этапа модель противоречива и не всегда соответствует действительности. Чтобы избежать этой проблемы следует собрать как можно больше информации о процессе, отличными примером послужит следующая модель:

1. Обозначить границу бизнес-процесса - С какой операции начинается процесс и какой операцией заканчивается .

2. Описать основные операции бизнес-процесса - Они станут каркасом для всего моделирования .

3. Добавить развилки и другие события –К основным операциям добавляются варианты развития событий и промежуточные операции между задачами .

4. Добавить роли – В этой части моделирования у разных процессов и операций появляются ответственные.

5. Добавить документы – В ответственных моментах между операциями стоит добавить документы с инструкцией пошаговой деятельности сотрудника.

6. Добавить инструменты – Если сотрудники используют материалы или инструменты их надо добавить в модель.

7. Добавить показатели эффективности.

Ваша бизнес-модель должна отвечать на следующие вопросы:

1. С чего начинается и чем заканчивается бизнес процесс?

2. С какими процессами он связан?

3. Чем обменивается?

4. Какие операции выполняются?

5. В каком порядке?

6. Кто выполняет операции в процессе?

7. Какие документы используются и появляются в процессе?

8. В каких операциях эти документы используются/появляются?

9. Какие инструменты, материалы, ПО и базы данных используются в процессе и в каких операциях?

Анализ - в этом этапе проверяются исходные данные, удаляются противоречия в описание, повторение операций, выстраивается структура и обозначаются проблемы. Таким образом исходная модель становится приближенной к реальности. Чтобы процесс действительно стал приближен к реальности, на этом этапе стоит работать всей командой вместе. Лучше всего на вопрос о том, как работает система могут ответить участники процесса.

Описание идеального конечного результата и внедрение технологий - После того, как мы поняли принцип работы бизнес-процессов, нужно описать каким мы хотим его сделать. На этом этапе моделируется идеальный конечный результат и очень важно детально описать ИКР - Его функционал, понять какие операции вы хотите улучшить. В идеальной ситуации должно происходить следующее:

1. Система сама или с минимальным участием человека выполняет функцию: Пример: 3D принтер, в данном случае система с минимальным участием человека, создает всевозможные вещи, что упрощает работу специалистам. Таким же примером может быть любой видоизмененный процесс, который упрощает работу человека

2. Системы нет, а функции ее выполняются: То есть процесс или же операция не нужна, так как ее функция была заменена. Пример: появление конвейера на производствах Генри Форда заменили работу человека, связанную с перемещением деталей. Или же сервисы такси, когда в прошлом заказ такси происходил через звонок оператору, а сейчас приложения связывают заказчика и водителя на прямую.

3. Функция не нужна: В данном случае либо меняется конечный результат, либо меняется процесс, в котором уже будет необходимая функция. Вы можете отказаться от каких-то функций продукта, например, если они не нужны клиенту, или же построить процесс так, чтобы не нужно было выполнять функцию Пример: рестораны с системой самообслуживания, когда не нужно оформлять заказ и выносить еду гостю, если он это сделает сам.

Тестирование - Новый бизнес-процесс нужно проверить, потому на этом этапе определяются трудности нового процесса. Если они есть, то процесс дорабатывается и полноценно внедряется в систему.

Доработка бизнес модели - Проведя тестирование нового процесса компании следует еще раз провести анализ работоспособности процесса для дальнейшей доработки.

Проблемы и решения при автоматизации бизнес-процессов - При автоматизации бизнес-процессов, компания сталкивается с трудностями, из за которых весь план перестройки процессов может провалиться, чаще всего это следующие проблемы:

1. Недостоверность бизнес модели – при моделирование бизнес процессов, модель не является достоверной, не всегда получается объективно отстроить модель, так как зоны ответственности работу очень размыты и нет четкого определения, кто за что отвечает, и что конкретно входит в его операции.

2. Нет стратегических целей – часто компании, когда начинают автоматизировать бизнес процессы, не знают каких результатов они хотят достичь и в какой срок.

3. Нереалистичные цели и сроки – эта проблема обратная сторона предыдущей. Бывает что компании сильно переоценивают свои силы, и ставят завышенную планку, из за чего в какой-то момент отказываются от целей

4. Отсутствие мотивации персонала – автоматизация бизнес-процессов сложный процесс, ведь людям нужно переучиваться и больше работать, а если это происходит не гармонично, то у персонала снижается мотивация и качество работы.

5. Обучение и борьба с устоявшимися привычками - При автоматизации процессов, в работе сотрудника появляются новые инструменты и технологии, которыми он еще не умеет пользоваться, из-за чего появляется потеря качества и времени. Соответственно себестоимость продукта растет, и чтобы минимизировать эти потери есть следующие рекомендации:

· Постепенно обучение – Лучше внедрять новые бизнес процессы постепенно, а не все сразу. Так у сотрудника будет время освоить инструмент, и меньше ошибаться.

· Постепенное обучение под контролем опытного специалиста – Обучение под контролем означает, что, если человек что-то забыл, ему всегда могут подсказать как делать правильно, а не как он делал раньше по старым методикам.

· Разные формы получения информации – Информацию можно получать в четырех формах: увидеть, прочитать, услышать и почувствовать. Каждому человеку получать информацию комфортнее по своему, соответственно чтобы обучение проходило максимально эффективно, нужно чтобы источники информации были разными. Это может быть записанное видео или небольшая инструкция в текстовом формате, где информация изложина в понятной форме

БЕРЕЖЛИВОЕ ПРОИЗВОДСТВО

Одним из шагов в автоматизации бизнес-процессов является сокращение издержек, и потому следующим важным элементом служит концепция бережливого производства. Данная концепция позволяет сократить издержки на всех уровнях компании.

Бережливое производство - это концепция, построенная на постоянном стремлении организации к устранению всех видов потерь, без снижения качества продукта, с высокой ориентированностью на потребителя.

Производство состоит из процессов, которые как добавляют ценность покупателю, так и увеличивают издержки. Компании, которые начинают использовать концепцию, стремятся к сокращению издержек, добавляющих стоимость продукта. Для этого они оптимизируют следующие процессы:

· Перепроизводство - Производство продуктов больше чем нужно рынку.

· Лишние движения - Нерациональная планировка рабочего пространства.

· Ненужная транспортировка - Потери и затраты возникающие из за неправильно выстроенной логистики.

· Излишние запасы - Затраты на поддержание ценности запасов: хранение, погрузка.

· Избыточная обработка - Выполнение большего объема работ чем требует заказчик.

· Ожидание - Отсутствие информации и инструмента в нужный момент на рабочих местах или разбалансированность работ.

· Переделка и брак - Товар сделанный с дефектом требующий дополнительных работ.

· Не использованный человеческий потенциал - Потери связанные с неучтенными человеческими характеристиками, качествами, навыками, или вид потери, возникающих когда для сотрудника есть работа более подходящая его компетенциям

Этапы внедрения концепции бережливого производства:

1. Отслеживать производственные процессы и планирование производства продукции. Так вы сможете контролировать потери связанные с перепроизводством и возникновением излишних запасов

2. Наведите порядок на рабочем месте, сделайте рабочее пространство максимально удобным так, чтобы рабочим не нужно было искать инструменты, много передвигаться, делать лишние наклоны. Это ускорит работу без увеличения нагрузок на персонал.

3. Стандартизация работы, понимание своего клиента его потребностей, понимание первичных и вторичных качеств товара. Это сократит количество брака, улучшит качественные показатели товара, уменьшит избыточность обработки товара.

4. Сокращение дистанции между отделами, рационализация последовательности действий, написание ПСЦ, создание удобного ПО, выравнивание производственных процессов. Это позволит понять, где возникают потери, минимизирует транспортировку, повысит качество логистики и сократит ожидание на производстве.

5. Для сокращения потерь, связанных с неполным использованием человеческого потенциала, важно лучше узнавать сотрудников, поощрять хорошие идеи, давать возможности проявить себя. Так вы сможете использовать творческий потенциал сотрудников, а лучше узнавая, вы найдете для них лучшее место.

ПРИНЦИПЫ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ АВТОМАТИЗАЦИИ ПРОЦЕССОВ

К технологиям автоматизации бизнес-процессов относятся все технологии и инструменты, способствующие снижению стоимости производства и упрощению работ. В каждой работе используются разные технологии, но принципы везде одинаковые.

Принцип согласованности - Все действия в автоматизируемом процессе должны быть согласованы между собой. В случае рассогласования действий может произойти нарушение выполнения процесса. На основе этого принципы используются рации для связи друг с другом, в офисах используют корпоративные порталы такие как Битрикс 24, где для каждого отдела/работника ставятся задачи. В таких порталах сотрудники могут дать обратную связь, выполнять всю работу.

Принцип интеграции - Автоматизируемый процесс должен иметь возможность интегрироваться в общую среду организации. На различных уровнях автоматизации интеграция выполняется по-разному, но суть принципа остается неизменной. Автоматизация процессов должна обеспечивать взаимодействие автоматизируемого процесса с внешней средой. На этом принципе была построена программа 1С.

У приложения плохая интеграция с другими схожими сервисами, но большим преимуществом является то что этим сервисом пользуются все. Также на этом принципе пишутся все ПО для компаний. Взаимодействие между отделами и персоналом должно проходить в одной системе, либо в разных, но с возможностью интеграций.

Принцип независимости исполнения - Автоматизируемый процесс должен функционировать с минимальным участием человека. На этом принципе строятся все полностью автоматизированные производства.

ВЫВОД

Автоматизация бизнес процессов, при внедрении новых бизнес процессов организации, сталкивается с проблемами снижения качества, увеличения себестоимости продукта, снижения мотивации сотрудников на работе. Менеджмент организации не всегда может понимать зачем нужны данные изменения, а сам процесс автоматизации может занять много времени. Ко всему этому компании предстоит провести анализ бизнес-процессов, поняв, как работает система сейчас, что в ней хорошо, а что плохо. Будет необходимо найти оптимальное решение по перестройке системы, сокращая издержки, упрощая работу, сделав ее стандартизированной. При этом система не должна быть бюрократизированной. Изменения будут сложными, но если все получится, то компания преобразится, а её мобильная, прозрачная, понятная структура без лишней бумажной работы, лишних потерь, с четко обозначенными границами сотрудников и автоматизированной работой станет залогом будущих успехов организации.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. https://rzbpm.ru/knowledge/sozdanie-sxemy-biznes-processa-dlya-neterpelivyx.html

2. https://www.po-mayak.ru/upload/iblock/8c8/8c8ad087eb2eb141fc1c88c0a500d915.pdf

3. https://www.kpms.ru/Automatization/Process_automation.htm

4. http://bitprofi.ru/blog/sovety-spetsialista/247-ot-avtomatizatsii-proizvodstva-do-avtomatizatsii-biznes-protsessov.html

5. https://www.businessstudio.ru/articles/article/istoriya_biznes_modelirovaniya/

6. https://www.kommersant.ru/doc/3804697

7. http://prostorabotat.ru/istoriya-avtomatizacii-biznes-processov/

8. http://www.elitarium.ru/frederik-tejlor-trud-rabota-predpriyatie-proizvodstvo-organizaciya-tejlorizm-sistema-princip-izderzhki-vyrabotka-proizvoditelnost-upravlenie-metod/

9. https://dis.ru/library/782/33242/

10. http://www.itstan.ru/funk-strukt-analiz/osnovnye-svedenija-o-sadt-metodologii.html