Как собственнику бизнеса выйти из операционки?

Одна из самых частых проблем, о которой я слышу от своих клиентов - они супер загружены и у них нет времени ни на что, особенно на улучшение работы компании. Меня зовут Максим Шамин, я операционный аудитор, тот человек, который управляет эффективностью работы бизнеса.

В этой статье мы рассмотрим основные преграды и способы их преодоления, когда собственник погряз в операционке (рутине). Но также эта статья будет полезна как сотрудникам, которые хотят эффективнее управлять своим временем и задачами, так и любому другому, задавшемуся этой целью. У меня есть своя страница в Instagram* (@max_business_bcn) , где я рассказываю про бизнес-лайфхаки и в целом даю много полезной информации для бизнеса и предпринимателей.

Так как же выйти из операционки? Как найти время на себя или на семью? Как жить не в спешке, а размеренно и в гармонии? В этой статье мы рассмотрим 3 основных решения этой задачи:

Начнём с последнего, потому что, хоть я и не психолог, но здесь всё просто и понятно. Если Вы в операционке – ответьте себе на вопрос, почему Вы в ней? Только честно.

Почему Вам выгодно быть в операционке?

И что случится, если Вы не будете в операционке?

Статистически, 80% случаев решается именно ответом на эти вопросы. И тут есть несколько основных причин:

Но, помимо этого, есть и другие способы борьбы с операционкой, перейдем к бизнес-инструментам.

Начнём с инструментов, которые помогут наладить процесс делегирования. Ведь чтобы делегировать эффективно и постоянно, недостаточно просто скинуть задачу с себя на кого-то, и, если Вы хотите, чтобы это приносило максимальную отдачу – надо переходить в онлайн. А именно – диджитализировать всю операционку. Это позволит Вам не только продуктивнее управлять своими задачами, но также, если Вы любитель контроля и контролируете все, что делают Ваши сотрудники – Вы сможете не стоять у них над душой и не заглядывать за плечо, а контролировать сидя дома, на диване или в гамаке с коктейлем в руке, и смотреть за работой через экран. Если Вы никогда не занимались планированием задач – начните с малого и выгружайте задачи в принципе. Прежде чем вливаться в мир Agile, Kanban, Waterfall и прочих инструментов планирования – возьмите самый удобный для вас инструмент, будь то ручка с блокнотом, телефон с заметками, или же сразу в to-do list в одном из многочисленных приложений. Какие задачи необходимо записывать? Все задачи, которые Вы откладываете и особенно те, которые занимают более 5 минут Вашего времени. Все, которые меньше – проще сделать сразу же.

Зачем нужен навык выгрузки задач? Ответ прост – для возможности контролировать выполнение задач, а также для насмотренности и умения сразу выставлять приоритет и оценивать время, требуемое на выполнение задачи. Зачем? Для оценки эффективности делегирования. Об этом мы поговорим позже. Для начала расскажу ТОП 3 самых популярных приложений для выгрузки задач в 2023 согласно PCmag: 1) Todoist (им я и пользуюсь сам и в работе, как основным инструментом) 2) Asana 3) OmniFocus. Со своей стороны отмечу так же Trello. Они все позволяют не забыть о важном и диджитализировать не только рабочие задачи, но и домашние, а также организовать работу в команде. Если у вас уже есть CRM/ERP система на работе – большинство из них обладают функциями ведения задач, поэтому для работы зачастую удобнее начать с них.

Когда Вы обрели, или если уже обладаете навыком выгрузки задач, самое время продвинуться дальше и начать анализировать необходимое время и расставлять приоритеты задач. Итак, начнём со времени, оцените, сколько времени Вам потребуется на ту или иную задачу, напишите в формате:

Написать статью на тему Выхода из операционки – 4 часа

Далее все долгие задачи, которые можно разбить на подзадачи продолжительностью 5–15 минут – разбиваем:

Таким образом, можно будет выполнять эту задачу промежутками, подзадачами.

Ведь далеко не всегда есть возможность уделить 4 часа своего времени разом, особенно если это не является частью основной работы и мозг старается избегать подобного неудобства, и люди откладывают такие вещи до последнего. Поэтому разбивать долгую задачу на короткие подзадачи является достаточно действенным, для достижения результата, инструментом.

Следующим шагом в постижении эффективности ведения задач будет приоритизация. Я в своей работе использую метод Бодо Шефера приоритизации по трём уровням, адаптированную под мои нужды. Я лично расставляю приоритеты ABC, как принято делать в риск менеджменте.

A – срочное и важное

B – важное и не срочное

C – не срочное, не важное

Таким образом, мой список повседневных и рабочих задач превращается в план действий, и более того, я могу как планировать выполнение дел по уровням, фокусируясь на группе А, так и не забывать про В и С.

Используя этот метод можно запланировать и рутинные задачи, и в целом организовывать свой календарь, планируя туда всё, что Вы пожелаете, заранее. Именно так я всегда успеваю всё сделать в срок и не опаздывать на встречи, я стараюсь запланировать даже форс-мажоры. Но это будет тема отдельной статьи, плюс

Когда задачи записаны в электронном формате, и уже есть привычка выгружать дела для их дальнейшего делегирования и контроля – перейдём к следующему решению для выхода из операционки. Задачи выгружены, распределены на ABC, что дальше? Задачи из группы С, и затем из группы B – первые кандидаты на делегирование. Но тут нам пригодится время, которое мы записывали на каждую из задач. Потому что зачастую нельзя просто отдать задачу, нужно рассказать что это, про что это и как с этим работать дальше, и предприниматели часто решают не делегировать, ведь обучить порой дольше, чем сделать самому.

Важный момент тут! Подумайте, а столкнётесь ли Вы ещё раз с этой задачей в будущем? Может быть, имеет смысл ПРОИНВЕСТИРОВАТЬ время в делегирование этой задачи, чтобы в будущем Вы с ней не сталкивались? Потому что, не начав это делать – Вы не начнёте освобождать своё время.

Итак, Вы решили делегировать задачи и проинвестировать в будущее? Поздравляю! Вы стали на один шаг ближе к заветному балансу между работой и жизнью. С чего начать? Начните с понимания процесса делегирования, если Вы сталкиваетесь с тем, что сотрудник постоянно косячит – тут вопрос в процессе делегирования и обучении, систему которого уже придумали в университетах:

Шаг номер 1. Оцените базовую подготовку человека к данной задаче. Если Вы делегируете заполнение CRM, и если у человека есть опыт работы в CRM – он быстрее адаптируется.

Шаг номер 2. Дайте человеку теорию. Как профессор в институте, который начинает с обучения – расскажите о задаче, покажите пример что и как делать, дайте инструкцию. Подойдёт любой формат. Чем больше Вы сопроводите теорию дополнительными материалами, такими как видео, инструкции или статьи – тем лучше.

Шаг номер 3. Сделайте проверочное задание. Дайте проверочное задание на этот процесс/задачу и проконтролируйте, что человек справляется с ней. ВАЖНО! Не мешайте искать ответ человеку самостоятельно(!), если сотрудник понимает, что Вы ему мама/папа и чуть что – Вы подскажете – это приведет к тому, что он по любой мелочи будет первым делом бежать к Вам за ответом, а не искать решение самостоятельно. Если к Вам сотрудники бегают по любым вопросам, а не ищут ответ сами – это уже произошло, потому что Вы им давали такую возможность.

Шаг номер 4. Контрольная. Настал час Х для вас. Самое трудное для большинства людей, которые делегируют задачу – делегировать и забыть, оставив только строчку в списке контроля за исполнением. Главное здесь – определить рамки и критерии оценки результата, чтобы было понимание к чему стремиться. И всё, дальше только ждать РЕЗУЛЬТАТА, рамки оценки которого Вы обозначили заранее, ведь в делегировании самое важное – результат, а не процесс.

Шаг номер 5. Тот, про который забывает 60% людей – дайте оценку проделанной работе. Особенно если всё хорошо. Для человека, особенно в первый раз выполняющего какую-то работу, важно понять, что всё сделано правильно. В следующий раз у сотрудника будет больше уверенности при выполнении.

Поздравляю! Теперь Вы мастер делегирования и на один шаг ближе к победе!

Что будет, если остаться в операционке?

О выходе из операционки можно писать отдельную книгу, коих написано уже много, можно выпустить целый ряд статей. Я ещё много чем могу поделиться на эту тему, например:

И многое, многое другое, о чем я обязательно поведаю в будущем в своих соц сетях. Самое главное, если вас заинтересовала эта статья, если Вы дочитали до этого момента – Вы делаете правильные шаги и важно не останавливаться. Потому что если оставаться в операционке, перерабатывать, то произойдёт то же самое, что и с сотрудниками, которые работают по 200 часов в месяц, а это:

ЭТО ВСЁ ПРИВЕДЕТ К НЕГАТИВНЫМ РЕЗУЛЬТАТАМ В РАБОТЕ И БИЗНЕСЕ

Но выход есть! Начать действовать уже сейчас.

@max_business_bcn

Подписывайтесь на мои соц. сети, пишите, я буду рад помочь Вам выбраться из операционки и выстроить эффективную структуру работы.

*деятельность социальной сети Instagram признана судом экстремистской и запрещена на территории России