🧨 Закупка закрыта — а штраф пришёл: как не «влететь» за документы шестилетней давности
Через 6 лет к компании пришла проверка — и запросила протокол вскрытия заявок. Документов не нашли. Специалист давно уволился, архив никто не вёл.
Итог: штраф, нервотрёпка, потеря допуска к тендерам на год.
Всё из-за одной «никому не нужной» бумаги.
📌 Главное: документы по закупке нужно хранить минимум 6 лет. Даже если закупка не состоялась. Даже если вы — не заказчик, а подрядчик. Даже если контракт исполнен на 100%.
Иначе — административка, финансовые потери и вечные «расследования», кто что забыл.
🔍 Закон говорит прямо
Срок хранения определён частью 9 статьи 103 Федерального закона № 44-ФЗ. Также его дублируют:
- ГОСТ Р 7.0.8–2013 по управлению документацией,
- Методические рекомендации по архивному хранению (Росархив),
- Письма Минфина и ФАС.
Минимум — 6 лет с даты публикации закупки в ЕИС, а не с момента подписания контракта.
А для отдельных видов документов — бессрочное хранение. Например, положения о комиссиях, отчёты об исполнении контрактов, вручную ведённые реестры. Эти бумаги живут дольше, чем многие компании.
📁 Что именно нужно хранить
Хранению подлежат все ключевые и вспомогательные документы:
- Извещения и документация,
- Заявки участников,
- Все протоколы,
- Контракт и допсоглашения,
- Отчёты об исполнении,
- Переписка (email, мессенджеры),
- Обоснования, расчёты, пояснительные записки, аналитика, служебки.
Даже если закупка отменена или признана несостоявшейся — документы должны остаться.
💾 Электронный архив или бумажный?
Допустимы оба формата. Главное:
- документы должны быть доступны,
- защищены от потерь,
- готовы к восстановлению по первому запросу.
Если архив электронный, позаботьтесь о:
- резервном копировании,
- ограничении доступа,
- структурированной системе хранения (а не «Закупки/архив/на всякий»),
- привязке к конкретной закупке или ИКЗ,
- формате хранения с КЭП (где требуется).
🛑 Кто отвечает?
В нормальной организации есть внутренний приказ или регламент, в котором закреплены:
- список хранимых документов,
- сроки и дата отсчёта (обычно с 1 января следующего года),
- ответственные лица,
- правила передачи архива при увольнении,
- состав экспертной комиссии.
Если такого приказа нет — ответственность лежит на человеке, подписавшем контракт. А значит, крайними могут оказаться менеджеры, руководители проектов, юристы.
💣 Что бывает, если не хранить
💥 Сценарий 1: проверка ФАС
Запрашивают протоколы — документов нет. 👉 Нарушение части 9 статьи 103, административка, штраф.
💥 Сценарий 2: спор с заказчиком
Вы уверены, что всё исполнили. Он — что нет. Актов нет, переписка не сохранилась. 👉 Суд встаёт на сторону заказчика: нет доказательств исполнения.
💥 Сценарий 3: налоговая проверка
Запрашивают обоснование цены контракта — его готовил менеджер 5 лет назад, а расчёты не сохранились. 👉 Проблемы с признанием расходов, отказ в вычетах по НДС.
🧩 Архив — это не формальность
Правильно выстроенная система хранения:
- защищает в суде,
- снижает риски при проверках,
- повышает управляемость бизнеса,
- избавляет от зависимости от конкретных людей,
- помогает быстро находить нужную информацию — даже спустя годы.
🎯 Вывод
Закупка — это не просто подписать контракт и закрыть отчёт. Это ещё и сохранить всё, что с этим связано.
Отношения с государством не заканчиваются после оплаты. Они продолжаются — в виде проверок, споров и требований. И ваша защита — это бумага. Пусть даже шестилетней давности.
💬 А как у вас?
- Где хранятся документы по закупкам в вашей компании?
- Сталкивались ли вы с проверками по старым закупкам?
- Была ли ситуация, когда документ «спас» от штрафа?
Напишите в комментариях — ваш опыт может сэкономить кому-то сотни тысяч.