Как измерить эффективность автоматизации

Все уже поняли и приняли тот факт, что автоматизация бизнес-процессов нужна и полезна.

Но как измерить эффективность автоматизации?

Если коротко, то нужно посчитать сколько денег автоматизация поможет дополнительно заработать компании или сколько она поможет сэкономить, а потом сравнить это со стоимостью автоматизации.

Если автоматизировать процессы путем классической разработки, то затраты будут состоять из следующих основных составляющих:

- оплата за подготовку технического задания на автоматизацию;

- оплата труда менеджера проекта;

- оплата труда разработчиков;

- оплата труда дизайнера;

- оплата труда тестировщика.

Таким образом, классическая разработка может быть достаточно дорогой и занимать много времени.

Намного дешевле и быстрее может быть автоматизация процессов с помощью low-code конструктора Botman.one, поскольку для такой разработки нужен только доступ к конструктору и сотрудник, который хорошо знает автоматизируемый процесс. Этот сотрудник сам, без программирования, сможет быстро автоматизировать свой бизнес-процесс в визуальном конструкторе, просто соединяя в визуальной среде между собой блоки разной функциональности.

Могут быть еще и дополнительные расходы: за аренду серверов, подключение к API, доступ к базам данных и т.п.

Но как же измерить пользу от автоматизации?

На этот вопрос отвечает формула ROI (от англ. return on investment) - финансовый коэффициент, иллюстрирующий уровень доходности или убыточности инвестиции.

При внедрении legalTech-проекта или любой иной автоматизации вам нужно будет обосновать целесообразность внедрения. Для этого нужно экономическое обоснование и ROI как раз помогает такое обоснование подготовить. Помимо очевидных метрик для бизнеса (повышение доходов, сокращение затрат), важно не забывать и о косвенных результатах автоматизации: снижение затрат времени на рутинные процессы, уменьшение количества ошибок, возможность сбора и анализа статистики всех действий, выполняемых в рамках бизнес-процесса.

Обычно прогнозируемый ROI считают до внедрения автоматизации, а после внедрения считают фактический ROI.

Как же считается ROI при внедрении автоматизации подготовки документов?

Нужны следующие данные:

- средняя месячная заработная плата 1 сотрудника, работающего с документами

- количество документов в работе в течение года у 1 сотрудника

- сколько процентов от общего рабочего времени сотрудник тратит на работу с документами

- сколько минут в среднем сотрудник тратит на 1 документ

- количество сотрудников, занимающихся подготовкой документов

- сколько процентов времени на подготовку документа сокращает внедрение автоматизации

(по опыту это около 50% или более).

Введите эти данные в калькулятор ROI, который мы сделали в конструкторе Botman.one:

это ссылка на калькулятор и получите отчет в pdf.

Например, до внедрения автоматизации компания тратила порядка 10 млн в год на подготовку документов, а после внедрения программного обеспечения

компания тратит 3 млн. рублей.

Общая экономия от внедрения системы составила 7 млн рублей. Цена внедрения автоматизации – 1 млн. руб.

Тут очевидно, что автоматизация окупится в первые 2 месяца начала работы.