Маркировка растворимых и завариваемых напитков: инструкция для своих

У нас несколько магазинов и оптовая торговля кофе, чаем и травяными смесями. Раньше мы думали, что Честный ЗНАК — это только про одежду, молоко или табак. Но вот в 2025 году нам постучались и сказали: «Друзья, теперь и у вас своя маркировка». Мы сели, подумали, поняли, что это не шутки, и начали разбираться, что нужно делать.

Сначала всё казалось далёким и непонятным: мы что-то слышали про DataMatrix-коды , но не представляли, как это влияет на наш малый бизнес. Само слово «маркировка» вызывало стресс — думали, что это только для крупных производителей и импортёров. Но быстро поняли — тему никак не отложишь, надо входить в процесс.

Поначалу было много вопросов: что вообще нужно маркировать? Какие сроки? Как это отразится на работе магазинов и на складах? Очень много читали про штрафы. Всё это потребовало времени и усилий, чтобы разобраться и как-то подготовиться.

Закон уже требует, чтобы каждый фасованный пакетик чая, каждая пачка растворимого кофе имели свой уникальный код маркировки (КМ). Если на кассе не пробьёшь его правильно — товар не продашь. А если придёт проверка — заплатишь от N-штраф рублей.

На самом деле, именно маркировка стала показателем того, что бизнес меняется, и подход к ведению дел придётся тоже перестраивать. Быстро стало понятно, что привычным Excel тут не обойтись, а любая ошибка в маркировке может остановить наши продажи. B исправлять всё вручную — пустая трата времени.

Мы начали экспериментировать с нанесением первых кодов ещё до обязательного срока, чтобы подготовиться и понять все подводные камни. Это стоило нам нервов и времени, но позволило на практике набить шишек и научиться исправлять свои же ошибки.

Главные этапы и сроки, которые коснулись не только нас, но и всех, кто занимается чаем, кофе, какао и другими растворимыми и завариваемыми напитками:

Все эти сроки можно найти на сайте Честного ЗНАКа, с указанием наименований, кодов ТН ВЭД и ОКПД2. Там вообще очень много информации. Главное — читать и не бояться задавать вопросы в поддержку.

Сначала нам казалось, что маркировка коснётся абсолютно всего, что связано с кофе и чаем. Но быстро выяснилось, что есть некоторые исключения и послабления. Например, сырое сырьё (зелёный необжаренный кофе) и партии, которые мы отправляем на дальнейшую переработку или в кафе и рестораны (HoReCa ), маркировке пока не подлежат. Но учёт такого сырья нужно вести очень строго — чтобы потом не было вопросов при проверках.

Ещё одна тонкость — товары, которые продаются в развес. У нас в кофейнях есть насыпной чай, и его маркировать не нужно, если фасовка происходит прямо при покупателе. Это очень выручает и значительно облегчает работу в сезон — начало учебного года, новогодние праздники, 23 февраля и 8 марта.

И ещё момент: если упаковка весит меньше 18 грамм — например, мини-фасовки или саше — маркировку можно не ставить, за исключением дрип-пакетов, которые маркируют безо всяких исключений. Проверяя весь ассортимент и разделяя товары на маркированные и немаркированные, мы смогли грамотно спланировать закупки и производство, уберечься от пробелов в учёте и лишних штрафов.

Когда мы впервые приступили к работе с маркировкой , у нас возникло много вопросов. Мы звонили в техподдержку Честного ЗНАКа почти каждый день — и надо сказать, ответы от специалистов приходили очень быстро, буквально в течение нескольких минут. Это здорово помогало, особенно в начале, когда неясностей было море.

Нам разъяснили, что менять наши обычные USB-сканеры не обязательно — они уже умеют работать с цифровыми кодами . Но для удобства и скорости лучше приобрести ТСД — терминал сбора данных — или установить специальную программу для учёта маркировки на смартфон. Мы попробовали и то, и другое: терминалы сбора данных отлично подошли для работы на складе, а программа на смартфоне (про неё расскажу дальше отдельно) — для небольших точек. Это сильно облегчило жизнь.

Также для контроля движения маркированного товара в магазинах и на складах важны электронные кассы с поддержкой новых форматов передачи данных.Кассовое программное обеспечение должно быть обновлено и поддерживать режим разрешительной онлайн-проверки кодов, при котором система Честный ЗНАК проверяет право продажи товара в момент сканирования на кассе.

Если в системе возникает несоответствие — например, код на упаковке не совпадает с информацией в базе ЧЗ, или продажа не зарегистрирована — тогда реализацию партии блокируют до выяснения причин.

Первое большое испытание — ввоз товара из-за рубежа. Существуют отдельные правила для импортёров: коды маркировки должны быть нанесены до прохождения товара через таможню, а информация передана в Честный ЗНАК вовремя. Если что-то задерживается, товар не пустят в оборот. Благодаря тесному контакту с таможней и заранее проработанной логистике нам удалось избежать серьезных проблем.

Ручной учет — отдельная история. Вести списки кодов в таблицах или бумажных журналах — нереально. Потому что КМ состоит из N-ного количества символов. Представьте, что вы можете ошибиться в каждом!

Вот типичный пример: 01 04601234567890 21 a1B2C%3D4E;5! < GS> 91 0001 92 XyZ123…

И в случае обнаружения некорректного кода на кассе, вы можете либо лишиться товара — не сможете его пробить и отдадите другой, либо если будет какая-то проверка — получите штраф. Мы столкнулись с этим на практике и поняли — контроль и порядок просто необходимы.

Думайте сами, решайте сами почему нужна автоматизация! (сделать картинкой)

Особая боль — возвраты и списания брака: операции нужно тщательно фиксировать, иначе система блокирует дальнейшую реализацию товара. Мы разработали единую процедуру оформления возвратов и автоматизировали работу с браком — и добились гораздо большей прозрачности и контроля.

И хотя изначально мы много времени и нервов потеряли на подготовке, всё же нашли программное обеспечение, синхронизирующее склад и магазины с учётом маркировки. Автоматизация учёта на базе ТСД и специализированного ПО помогла нам сократить потери минимум на 70%. Это действительно окупило все вложения.

Возвращаюсь к части истории про программную часть. В итоге мы купили ТСД и поставили на него «Клеверенс. Склад 15», нам его посоветовали в ЧЗ. Клеверенс — это складской софт, который подключается к 1С и умеет работать с кодами маркировки. Там уже есть все операции и терминал сам требует ввести код, когда, например, вы делаете отгрузку.

Особенно удобно оказалось работать с ТСД . Они позволяют быстро и точно считывать DataMatrix -коды прямо на складе или в торговых зонах. В итоге у меня появилось ощущение, что работа стала не только проще, но и увереннее — все операции контролируются системой, которая сразу сигнализирует о любых несоответствиях или ошибках. Например, если код на упаковке не совпадает с внесёнными данными или продажа не зарегистрирована — товар просто блокируется до исправления.

Ещё одно преимущество работы с терминалами сбора данных и Клеверенсом в том, что у нас освободилась касса. Ещё до перехода на автоматизированный учёт при приёмке нам приходилось занимать ККТ для считывания КМ. И если в это время заходил покупатель, нужно было либо заставлять его ждать, либо откладывать приёмку. Что создавало массу неудобств как для учёта в целом, так и для работы персонала в частности.

Те, кто работают с маркированным товаром, знают, что оригинальная марка часто скрыта внутри упаковки или под слоем фольги. А так как мы отправляем часть товара на OZON и Wildberies и нанесение КМ на внешнюю упаковку стало уже обязательным условием взаимодействия с крупными маркетплейсами, то опция печати дубликата кода маркировки в очередной раз спасла нас от массы сложностей с возвратами.

То есть мы просто стали печатать дубликаты КМ и клеить их на видных местах — на внешней упаковке или транспортной таре. Чем это помогло? Как минимум тем, что хоть к нам и возвращается товар, от которого отказался покупатель, но с сохранённым исходным кодом маркировки — даже если внешняя упаковка (плёнка, коробка) была вскрыта и утеряна.

Автоматизация помогла нам организовать работу намного эффективнее, чем если бы мы продолжили работать без терминалов сбора данных и Клеверенса. Нам удалось снизить издержки и окупить вложения ещё до окончания эксперимента по маркировке нашей товарной группы — растворимых и завариваемых напитков. Процесс стал проще, прозрачнее, а контроль — более строгим и надёжным. У нас даже появились мысли начать отслеживать KPI сотрудников с помощью ТСД. И самое главное — эта система позволила сосредоточиться на развитии бизнеса, а не на постоянных исправлениях ошибок и латания дыр в бюджете.

Если вы только начинаете — не откладывайте регистрацию, внедряйте автоматизацию, обучайте персонал и настраивайте процессы.

Мы уже прошли этот путь и готовы делиться опытом. Система сработает, а наши нервы и деньги целы.