Деловой туризм подорожал на 20%, и это не предел: как ездить выгодно?

Мы сравнили 3 основных способа организации командировок и сделали гайд: внутри плюсы и минусы каждого варианта, а также рекомендации для компаний — как выбрать оптимальный подход, если вы малый, средний или крупный бизнес.

Согласно исследованию HH.ru за 2025 год, 47% сотрудников по всей России периодически отправляются в командировки. Большинству деловые поездки нравятся, 27% ездят в них каждые несколько месяцев.

Помимо классических командировок, в последнее время стали популярны bleisure-путешествия. Это когда вы сначала едете по делам, а потом остаетесь еще на пару дней просто погулять и отдохнуть. И если авиа- или ж/д билет в таком случае просто покупается на другую дату, то дополнительное проживание оплачивается как ни крути. А цены не стоят на месте: билеты дорожают, в стоимость проживания с 2025 года добавился еще и турналог.

«Просто организовать» командировку через бронирование билета и отеля может быть уже не так выгодно. Как выбрать лучший способ исходя из типа и размера бизнеса? Рассказываем ниже.

Есть 3 основных способа организации деловых поездок в компании:

Достаточно распространенный способ. Фактически, услуги по организации командировок компания оказывает себе сама: сотрудники покупают билеты и бронируют гостиницы на В2С-сервисах, а организация возмещает расходы.

Кому подходит: компаниям, у которых менее 10 командировок в месяц.

Вывод: оформлять командировки самим, особенно на малых объемах — оптимально. Но стоит помнить о том, что на поиск лучших вариантов можно потратить много времени, и следить за тем, чтобы сотрудники не завышали расходы.

Первые агентства организации командировок появились как посредники еще в 90-х: интернета почти ни у кого не было, билеты продавались в кассах, а процесс заказа и покупки занимал очень много времени.

За 25 лет в принципах работы агентств мало что изменилось. Заявки по-прежнему идут через почту или звонки, все собирается вручную и не всегда оперативно — но и на такой подход до сих пор находится покупатель.

Кому подходит: компаниям, у которых много нестандартных запросов. И тем, кто привык организовывать командировки «по старинке»: общаться с агентом, неспешно согласовывать услуги и ждать закрывающие документы по почте.

Вывод: формат подойдет компаниям, у которых много нестандартных запросов— и они готовы за это доплачивать.

Решений на рынке немало. Чтобы дать вам более четкую картину возможностей, здесь и далее функционал мы будем описывать на примере сервиса организации командировок Smartway.

Сервис — это синтез самообслуживания и агентства. Единое окно, где есть всё для организации деловых поездок. С одной стороны, интерфейс похож на популярные B2C-агрегаторы, где мы покупаем билеты в отпуск. С другой, и в отличие от бизнес тревел агентства — внутри есть функции для компаний: бесшовные интеграции с сервисами учета, аналитика, схемы согласований и т.д.

Кому подходит: бизнесам, которым важно контролировать процесс организации деловых поездок и делать его максимально эффективным — по деньгам и времени.

И это не только про возможность забронировать, согласовать и оплатить в одной вкладке. В сервисах можно сразу купить билет, гостиницу, трансфер, такси, VIP-зал в аэропорту и даже организовать мероприятие, если есть такая задача. Кроме этого, в любой момент можно посмотреть аналитику и вовремя получить закрывающие документы — это важно для правильного учета.

В продуманных сервисах алгоритмы сами подбирают и предлагают наиболее выгодные билеты. Помимо этого, там нет агентских сборов и более прозрачное ценообразование по отменам и возвратам. Если нужно отменить или обменять билет в день покупки — это делается бесплатно. Если подобные вещи для вас важны, всегда стоит уточнить у сервиса — поддерживают ли они нужный функционал и условия.

Чтобы не волноваться о переплатах, можно установить лимиты по сотрудникам: одним разрешить бронировать бизнес-класс и пять звезд, другим — нет. Если кто-то попытается заказать услуги выше лимита — система не даст ему этого сделать. Все документы по поездкам также хранятся в одном месте и доступны для скачивания.

Аналитика от сервиса к сервису может быть выстроена по разной логике. Например, в Smartway есть индекс трат — он помогает понять, насколько выгодно вы бронируете поездки и дает рекомендации по экономии на основе данных компании.

Сервисы запоминают данные и работают по заранее настроенным схемам бронирования. За счет этого оформление поездки от заявки до ваучеров на почте занимает 10 минут, а не несколько дней.

Важный критерий для выбора сервиса — наличие интеграций, особенно с «1С». Благодаря ей бухгалтеры могут не заполнять все вручную, экономить время и меньше ошибаться. Данные из билетов будут подтягиваться автоматически, а информация сама попадет в авансовый отчет с корректным НДС. Единственный сервис на рынке, у которого сегодня есть бесшовная интеграция с «1С» — Smartway.

Круглосуточная и по любым вопросам. Обратиться можно из чата на сайте, через мобильное приложение или по телефону. При этом быть уверенным, что вы разговариваете с человеком, который понимает специфику деловых поездок и знает, как решить ваш вопрос.

Минус формата — возможная реакция на внедрение. Мы поможем подключить сервис за 1 день: настроить, раздать доступы и провести обучение. В первые дни может быть непривычно, но обычно сотрудники быстро принимают новый формат, потому что автоматизация снимает рутину, ускоряет работу и повышает удовлетворенность от работы. А от этого мало кто отказывается.

Чтобы увидеть возможности сервиса, попробуйте бесплатный демо-доступ. А если останутся вопросы, наши специалисты проведут вам консультацию.