Дистанционный формат как инструмент работодателя: юридические возможности удалёнки

Удалённая работа воспринимается как удобство для сотрудника — гибкий график, свобода передвижений, меньше контроля. Но с точки зрения бизнеса дистанционный формат — это не просто компромисс. При правильной юридической настройке он может стать инструментом управления персоналом и защиты от юридических рисков. Компании, которые грамотно закрепляют правила удалёнки, получают возможность увольнять без споров, контролировать выполнение задач, оптимизировать издержки и формализовать взаимодействие на любом расстоянии. В этой статье — о том, как использовать юридические механизмы дистанционного труда в интересах работодателя.

Наиболее уязвимая зона — прекращение трудового договора с дистанционным сотрудником. Работодатели регулярно проигрывают такие споры, поскольку не закрепляют ключевые условия в документах. Типичная ситуация: сотрудника на дистанционном / гибридном режиме увольняют за прогул, потому что сотрудник остался дома, а работодатель попросил его прийти в офис. В таких случаях суд легко восстанавливает работника.

Закон даёт работодателю инструменты, которые позволяют расставаться с полностью дистанционными сотрудниками по специальным основаниям увольнения. Так, если сотрудник не выходит на связь два рабочих дня подряд со дня получения запроса, это может быть основанием для увольнения — но только при условии, что с сотрудником корректно оформлены все необходимые документы. То же касается ситуаций, когда сотрудник меняет местонахождение — если это влияет на возможность исполнения трудовой функции, увольнение может быть признано законным.

Фиксация порядка вызова в офис, сроков ответа и способов связи позволяет работодателю не только поддерживать дисциплину, но и усиливает его позицию в случае конфликта.

Многие компании используют мессенджеры как основной способ связи с сотрудниками. Но если этот канал не закреплён в документах, переписка теряет юридическую силу. В одном из дел сотрудники признались в нарушении в личной переписке, но суд не принял это в качестве доказательства, поскольку в ЛНА мессенджеры не значились как допустимый канал взаимодействия.

Работодатель вправе определить перечень каналов связи, установить их приоритетность и порядок использования. Это особенно важно для фиксации задач, сроков исполнения и получения распоряжений. Если задача отправлена по электронной почте, а уточнения даны в чате, это должно быть отражено в правилах коммуникации — иначе работник сможет утверждать, что не получил задание в полном объёме.

Формализация каналов связи не ограничивает гибкость, но обеспечивает доказательственную базу для работодателя.

Непрозрачный режим работы снижает эффективность взаимодействия с удалёнными сотрудниками и создаёт дополнительные риски. Например, сотрудник может остаться работать из дома по собственному решению, не зафиксировав это документально. Или использовать формат «удалёнки» как замену больничному, пропуская важные встречи.

Работодатель имеет право установить график работы, режим смешанной занятости, порядок вызова в офис, а также часы связи. Это особенно актуально для компаний с распределённой командой, работающей из разных часовых поясов: от правильного определения времени взаимодействия зависит объём компенсаций, расчёт сверхурочных, применение региональных коэффициентов.

Юридически зафиксированный режим работы позволяет работодателю контролировать загрузку сотрудников и избегать претензий по оплате труда.

Удалённый формат позволяет пересмотреть стандартные процедуры, например, порядок предоставления отпусков. Работодатель может изменить срок уведомления об отпуске для дистанционных работников, ввести электронное согласование, предусмотреть особый порядок оформления — если заранее зафиксировать это в документах.

Также допускается не предоставлять дистанионному сотруднику оборудование, а компенсировать использование его личных устройств. Это позволяет снизить расходы на оснащение рабочих мест и при этом выполнить требования законодательства.

Важно, чтобы порядок компенсаций и объёмы выплат были определены в трудовом договоре, дополнительном соглашении или ЛНА. Это предотвратит споры и обеспечит соблюдение прав обеих сторон.

Работодатели всё чаще сталкиваются с ситуацией, когда дистанционный сотрудник уезжает в другую страну, не уведомляя об этом компанию. Это может привести к налоговым рискам или ограничить возможность управления задачами.

Закон допускает установление конкретной «местности выполнения трудовой функции». Это означает, что работник обязан выполнять трудовые обязанности с определённой территории, и нарушение этого условия может повлечь расторжение договора. Такая мера позволяет работодателю избежать дополнительных расходов (например, на командировочные), ограничить применение территориальных надбавок и контролировать риски, связанные с трансграничной работой.

Для разъездных сотрудников фиксация территорий работы особенно важна: она защищает компанию от споров о правомерности маршрутов и сроков пребывания в пути.

Дистанционный формат — это не послабление, а инструмент. Компании, которые чётко формализуют правила удалённой работы, получают не только управляемость, но и юридическую устойчивость. Закон предоставляет достаточно возможностей, чтобы выстроить систему контроля, обеспечить дисциплину и не зависеть от инициативы сотрудника.