Для своих: организовали форум для игроков событийной индустрии
Событие: MICE Excellence Forum ‘23, «MICE всех звезд»
Где: Hyatt Regency Moscow Petrovsky Park
Когда: 17 ноября 2023
О клиенте
MICE Excellence – сообщество экспертов в сфере MICE и Event. Компания с 2021 года проводит мероприятие MICE Excellence forum – знаковое событие индустрии. Сюда приходят для обмена опытом, знаниями, связями и партнерством. Чтобы найти вдохновение и для демонстрации достижений.
Что такое MICE?
MICE (Meetings, Incentives, Conferences, Events) — индустрия организаций и проведения выездных мероприятий.
Задача
Мы выступили event-оператором для мероприятия. Организация такого события – это всегда высокая ответственность: работу будут оценивать крупные игроки рынка, бизнес, конкуренты, партнёры. Профессионалы, которые увидят все детали и мелочи.
Компания MICE Excellence выбирала контрагентов очень подробно. Исключительно среди компаний с деловой репутацией на рынке. До этого мы провели MICE Excellence Rehab, развлекательное весеннее мероприятие для отрасли. Оно стало демонстрацией наших возможностей и укрепило отношения с заказчиком.
Что делали
Креативная концепция мероприятия, «MICE всех звезд» нашла отражение в оформлении зала. Яркое и впечатляющее ночное небо стало фоном для выступления экспертов.
Организаторы форума Ирина Михалькова и Татьяна Конакова до начала форума «подсчитали всю индустрию» – за 4 месяца провели масштабное исследование MICE-отрасли. У 400 компаний изучили оборот, рентабельность, численность персонала, бюджеты мероприятий, налоги и многое другое.
А также привлекли двух спонсоров из смежных ниш и 130 экспонентов, которые остались довольны результатами.. Это показатель того, что мероприятие интересно не только самим участникам.
В рамках проекта мы взяли на себя полную организацию мероприятия, от оформления локации до работы с гостями. Привлекали партнеров по видеопродакшену и технических специалистов. Приглашали экспертов и готовили собственные выступления в рамках отдельной сессии.
Кто такой экспонент?
Экспонент – бренд, который демонстрирует свои товары или услуги на мероприятии.
Форум собрал 750 гостей из 47 городов, 100 из них онлайн. Задействовали 4 зала, где провели 27 сессий с участием 75 спикеров. 71 спикер получил оценку 5 баллов, а средняя оценка была 4,75.
Сложности
Мероприятие проходило в ноябре, горячем сезоне для event-индустрии. Ради него мы задействовали значительные ресурсы агентства. Переработки были неизбежны, но мы были готовы пойти на них ради достойного результата.
Результат
Эффективность мероприятия оценивалась по 30 показателям. Заказчик, участники и мы остались довольны работой. Мероприятие заслужило самую высокую оценку – MICE Excellence Forum стал победителем премии «Событие года 2023» в номинации «Деловое событие года».
Такая победа стала неожиданностью для всех, включая рынок event-индустрии. До этого победителями становились корпоративные мероприятия с бюджетом от 300 млн для компаний формата Яндекс или ВК.
MEF получил 100%-ную положительную обратную связь от участников и стал темой десятка публикаций в топовых изданиях.
За три года форум вырос на 87,5% по количеству участников, и впервые за три года был овербукинг.
В течение форума было отсканировано 1214 электронных визиток и прошло 2000 бизнес-встреч. На одной из таких встреч гости участники заключили контракт стоимостью 18 млн.
Впервые бюджет открытия форума был больше бюджета вечерней программы. А маржинальность всего проекта составила 40%.
Аудитория чата в Telegram выросла на 25%.
Организаторы форума получили от своего комьюнити миллион признаний в любви, обещаний быть вместе навеки, большое число благодарственных писем и сообщений
Форум продолжил приносить выгоду и после окончания. Организаторы получили 45 запросов на участие в MEF’24, половина из них – ньюбизы.
Кто такой ньюбиз? Ньюбиз — New Business Director – роль в компании, микс сейлза, коммерческого директора, аккаунта, проджекта, спикера, PR, HR, кризис-менеджера и кого-нибудь еще. У такого сотрудника широкий пул задач, он может хранить репутацию, общаться с клиентами и мониторить рынок.e
Благодаря совместным усилиям и труду нашей команды, мы с гордостью принимаем почетную грамоту, которую получили в благодарность за исполнение роли ивент-оператора на главном форуме MICE-индустрии в РФ, лучшем деловом событии 2023!
Благодарность от MICE Excellence
Готовы сделать мероприятие и для вас. Добавьте в контакты Telegram Марию Орлову – директора по развитию бренда. Свяжитесь с ней, чтобы обсудить идеи, которые давно сидят в вашей голове.Мы знаем, как их сделать реальностью.