Объединие баз «1С:ЗУП» при упрощённом переносе и чек-листы

Рекомендуем провести пробную загрузку объединения в тестовой копийной базе, потому что в первичном тесте выявляются все упущенные моменты при переносе данных. То есть, когда мы проанализировали, убедились, что всё хорошо, мы всё проверили, и всё должно пройти без сучка и без задоринки, или наоборот, выяснили, что выявились какие-то конфликты не решены и доработали эти моменты.

И первое, конечно, это проверка прав доступа в объединённой базе для пользователей базы-источника. Очень важно знать, какие разделы, в базе-приёмнике отличаются от типовых, чтобы пользователям, которые присоединились к нам в объединённую базу из базы-источника, дать права на работу с ними. Разумеется, в этих случаях помогают обработки, созданные нашими программистами. Правда, иногда возникают ситуации, когда необходимо привлечь специалистов, чтобы распознать особенности использования ограничений доступа к этим данным. И тут очень важно понимать, какие RLS срабатывают в базе-приёмнике.

Второе — это проверка переноса и проведение документов кадрового блока. Почему мы сначала говорим о кадровом блоке, а потом говорим о блоке зарплатном? Казалось бы, можно работать над ними параллельно. Обычно кадровики и расчётчики работают в одно и то же время. Однако, есть тонкие моменты в организациях, которые используют концепцию совместного взаимодействия. И в этом случае необходимо учитывать, что перед созданием или заполнением документов начисления они все должны быть утверждены, то есть недостаточно просто посмотреть на документ и провести его. Он должен быть утверждён.

С этим столкнулись, когда расчётчики нам сообщали о том, что при заполнении документа данные по начисленным суммам совершенно не совпадают с данными, которые должны быть. И мы определили, что это случилось потому, что некоторые документы кадровиками ещё не были утверждены.

При переносе мы используем тактику «Перенос без проведения». С одной стороны, это облегчает пользователю работу по созданию документа, в котором, например, вручную пришлось бы подбирать сотрудников, как, например, с документом «Премия» в организации с количеством сотрудников 800 человек. А с другой стороны, мы предлагаем провести документ, предварительно пересчитав его. Так, для документов «Отпуск», «Командировка», «Отсутствие с сохранением среднего» при пересчёте проверяется расчёт среднего заработка и тем самым корректность переноса регистра накопления, данное начисление для расчёта среднего.

У вас может возникнуть вопрос «Вот вы рассказываете об упрощённой схеме переноса, приводите примеры, в которых фигурирует перенос документов, да еще и без проведения». Да, всегда есть соблазн. Единовременно, желательно прямо 1 января, в крайнем случае 1 числа начинающегося квартала, перенести данные в объединённую базу и сказать пользователям: «Всё, мы работаем в новый объединенный «1С:ЗУП». Но на практике мы сталкиваемся с тем, что к 1 числу ни одна более-менее крупная компания не закрывает период, да и выплаты за вторую половину месяца обычно производят с 5 по 15 число следующего месяца, а до выплаты, наряду с закрытием периода, создаются кадровые документы, увольнения, переводы, сотрудники увольняются, ездят в командировки, болеют, ходят в отпуска. Таким образом, на момент, когда заказчик нам объявляет, что готов к переносу данных и объединению баз, накапливается некоторое количество документов, которые уже созданы. И их необходимо перенести в базу-приёмник для того, чтобы дальше после переноса базы, которая переехала в базу-приёмник, могли продолжать свою работу, а не начали с набивания заново всех этих документов. Именно поэтому мы говорим о принятии решения по переносу документов, именно этих документов, проведенными или не проведенными.

И вот как раз следующим чек-листом на нашем слайде и в нашей работе является проверка переноса проведения и проведения документов зарплатного блока. Тут нужно обратить пристальное внимание на то, каков регламент в каждой из организаций, то есть не только по документам начисления заработной платы, а по всем документам за месяц, которые участвуют в начислении оплаты по результатам труда или каких-то прочих начислений.

Учесть весь процесс, учесть документы и шаблоны, и документы, данные для расчёта заработной платы, заполнение документов разовых начислений, конечно, начисление удержаний, и также премии. То есть всё-всё-всё это необходимо проверить в каждом конкретном случае.

Четвертое, проверка — формирование ведомостей на выплату. Двумя пунктами выше, когда мы рассказывали о проверке документов кадрового блока, мы сказали о том, что выплата заработной платы за вторую половину месяца, как правило, приходится на начало следующего, и поэтому создание ведомостей на выплату этих сумм уже производится в объединённой базе. Тут важно предусмотреть такие моменты, как выплаты бывшим сотрудникам. Обычно это годовые премии или квартальные. И если таковые имеются, необходимо перенести регистры накопления, связанные с учётом доходов и НДФЛ по взаиморасчётам налогоплательщиков по этим сотрудникам.

Это тоже немаловажный фактор, который может повлиять на различие ведомости на выплату в базе-источнике и в базе-приёмнике.

Пятым пунктом чек-листа является проверка формирования документа отражения заработной платы в учёте.

Конечно, там нужно проверить не только сумму по отражению начисления, но и правильное начисление взносов. Такую проверку необходимо провести после работы в объединённой базе-приёмнике в течение первого месяца, потому что при переносе, как мы сказали, переносимся мы с остатками, и сформировать этот документ сразу не представляется возможным.

Ну, и, конечно, шестым пунктом является проверка корректности расчёта документа резерва по оплате труда. И, соответственно, точно так же, как и с документом формирования отражения заработной платы в учёте, происходит сверка с базами-источниками.

Наверное, теперь имеет смысл сказать немного общих слов по проведению опытно-промышленной эксплуатации.

Отвечу на ваши вопросы по особенностям полного и упрощённого переноса баз в «1С:ЗУП КОРП 3.1». Пишите: o.faychuk@aibcifra.pro.