За шесть лет работы с подрядными организациями в угольной отрасли я понял одну вещь: проблема почти никогда не в цифрах. Проблема в том, что у каждой стороны — свой способ эти цифры получать и объяснять.

Пока нет единого стандарта первичного учёта, любые отчёты, дашборды и методики чаще ускоряют споры, чем помогают принимать решения.

Эта статья не про Excel и не про BI. Она про то, как подрядчику, который работает в «разных правилах» и с разными заказчиками, собрать управляемую картину по объектам и вернуть доверие к данным.

Я около шести лет работаю в угольной отрасли со стороны подрядчика. Начинал аналитиком: акты, сменные отчёты, план-факт, расхождения между ПТО, бухгалтерией и производством.

Со временем стало ясно: можно бесконечно разбираться, кто и где ошибся. А можно спросить иначе: почему мы вообще считаем по-разному в пределах одной организации.

Я не раз видел споры между подрядчиком и заказчиком. И почти всегда это были не споры «сколько вывезли», а споры «как это считать».

Обычно обсуждают одно и то же:

Формально у всех есть логика и формулы. Фактически цифры не сходятся, выводы противоречат друг другу, а решений не появляется.

Со временем становится понятно: если факт фиксируется по-разному, то методики не помогают — они только делают спор более «научным».

Ситуация усложняется, когда подрядчик работает сразу с несколькими заказчиками.

Формально всё выглядит правильно: в рамках каждого договора согласованы формулы, показатели и правила расчётов. Но дальше начинается реальность: у каждого заказчика — свои формы отчётов, свои разрезы, свои требования к тому, как именно «показать результат».

В итоге подрядчик оказывается в странной точке: расчёты вроде бы согласованы, но привести всё к единому знаменателю внутри компании почти невозможно.

Со стороны это обычно выглядит так:

Штат растёт не потому, что работы стало больше, а потому что у компании нет «переводчика», который приводит разные требования к одному языку.

И в какой-то момент собственник видит сводную таблицу… и перестаёт ей доверять.

Не потому, что цифры обязательно неправильные. А потому, что непонятно, что за ними стоит: какие допущения, какие исключения, какие договорные особенности. Сводная есть, а уверенности нет.

Цифры есть. Управляемости — нет.

Я также видел, как подрядные организации пытались решать проблему иначе — нанимая топ-менеджеров со стороны заказчика.

На бумаге это выглядит логично: опыт, корпоративные подходы, понимание «как должно быть». На практике часто заканчивается плохо.

Не потому, что люди слабые. А потому, что управление нельзя скопировать.

У подрядчика другие цели, другой горизонт ответственности, другая цена ошибки и куда выше зависимость от оперативных решений. То, что работает у заказчика, может не прижиться в подрядной реальности или начать конфликтовать с полевыми процессами.

В какой-то момент мы перестали искать «правильный способ считать» и сместили фокус:

как зафиксировать факт так, чтобы его одинаково понимали все стороны внутри компании?

Так появился единый стандарт первичного учёта. Не как «внедрение системы», а как набор договорённостей, закреплённых в файлах и правилах:

Диспетчер в течение смены отмечает рейсы с необходимыми параметрами и непроизводственные простои.

Ключевое: диспетчер отвечает за своевременную и достоверную фиксацию факта — без попыток «подогнать» показатели.

На основе первичных данных автоматически формируются:

Двухчасовой интервал оказался критичным: он позволяет видеть отклонения в течение смены, а не когда «уже поздно».

Эти же данные подключались к Power BI.

По ним проводились планёрки два раза в день. У всех участников была одна и та же информация, доступная в том числе с мобильного телефона в режиме онлайн.

В этот момент учёт перестал быть отчётностью. Он стал частью оперативного управления.

Со временем стало понятно, что ключевой адресат всей конструкции — собственник.

Ему важно не «вспомнить, что было», а понимать картину по объектам:

И тут проявляется важная мысль: сопоставимость данных часто важнее их абсолютной точности.

Единый стандарт первичного учёта не универсален.

Он начинает «сыпаться», если:

На определённом масштабе действительно потребуются более тяжёлые решения. Но без единого стандарта на входе любая ERP просто ускорит и масштабирует хаос.

Интересно сравнить опыт:

Обсудим в комментариях — особенно практику.