Почему важны бизнес-процессы их упорядочивание для ответов на требование.

Я отрабатываю одно из требований строителя и мне прислали пакет документов договор, счет-фактура, КС-2, КС-3, М-15, отчет об использовании давальческого материала, акт приема –передачи объекта.

Условно:

Дата договора -15.02.2025

Прием объекта субчиком – 15.02.2025 Дата КС-2, КС-3, С/Ф- 20.03.2025

Дата М-15 – 15.02.2025

Дата отчета об использовании ДМ – 20.03.2025

И ВСЕ ЭТО ПОДПИСАНО ПО ЭДО – 15.04.2025!!!!

Вот поймите и внемлите мне! Есть документы, которые подписываются в момент, например, передача материалов, ваш подрядчик приходит пересчитывает и принимает в моменте материал под свою ответственность, т.е это делается здесь и сейчас, чтобы зафиксировать факт передачи конкретного объема/количества, конкретной стоимостью (а вдруг он их крадет и продаст, что и какой стоимостью вы будете взыскивать?), конкретной номенклатуры материалы.

И очень странно, если у вас объекты раскиданы по России и/или городу, и везде на объектах подписываются руководители, вроде как логично, что должны быть на объектах ответственные, кто передает от вас (по доверенности) и принимает от них (по доверенности).

КС-2 и КС-3 тоже не советую подписывать за пределами периода.

Договор - естественно должен быть до начала работ. НО! Есть редкие случаи, когда подписывается после и это допустимо, но лучше так не делать.

Акт передачи объекта - аналогично с передачей материалов.

Отчет об использовании материалов м.б. подписан и по ЭДО , до подписания КС, но опять у вас должен быть внутренний регламент, о том, от кого бухгалтерия узнает, что данный отчет соответствует действительности.

Поэтому факт подписания документов от нужной даты - это не решение проблемы, а иногда начало проблем, надо соблюсти последовательность дат этих действий, логическую цепочку.

В реалиях жизни все это физически делается, но документально не оформляется или оформляется задним числом, с некорректными данными. Поэтому все должно быть сформировано своевременно!

P.s. Сейчас в автоматизации все настолько развито, что договоры контрагенту вы можете отправлять смс , где он проходит по ссылке и подписывает смс.

Было бы желание - настроить можно все.