Бухгалтерия для малого и среднего бизнеса: что было, что будет, чем сердце успокоится
Создавая чат-бухгалтерию Фингуру, мы опередили время — бизнесмены долго сопротивлялись и не хотели отказываться от привычного подхода к ведению бухучета. До недавнего времени так было можно: владельцы компаний теряли деньги из-за неоптимальных бизнес-процессов, но это были не те суммы, чтобы спровоцировать изменения. Пришел кризис и все поломал — или вы избавитесь от балласта, или утонете вместе с ним.
Решили поделиться своими мыслями о том, почему штатный бухгалтер для малого и среднего бизнеса — лишняя статья расходов, и моделью, к которой обязательно придут выжившие после корона-кризиса.
Чем плоха классическая бухгалтерия
Большинство отечественных компаний по старинке держит в штате бухгалтера и перекидывается с контрагентами бумажными документами «для солидности».
Почему это — контрпродуктивный подход?
- загрузка неравномерная: бухгалтер то плюет в потолок, оформляя пару счетов за день, то сидит до поздней ночи накануне сдачи отчетов. Расходы на его содержание при этом постоянные: зарплата и отчисления в фонды фиксированные, принтер нужно заправлять, компьютер обслуживать, использование лицензионного ПО оплачивать, канцтовары закупать;
- все штрафы и пени за косяки бухгалтера ложатся на его работодателя. Виновника можно разве что премии лишить — уволить не так-то просто;
- на бумажный документооборот с поставщиками и заказчиками уходит время сотрудников, которые могли бы заняться чем-то более прибыльным для компании. Бумаги постепенно захватывают офис, найти что-то в архиве быстро не удается, письма иногда теряются и приходится дублировать. А еще это дорого — опять же, канцтовары, оргтехника, плюс конверты и курьерские / почтовые услуги;
- в таких ситуациях, как сейчас, бухгалтера проблематично отправить на удаленку, если раньше вы такой формат не практиковали. Вероятнее всего, начнутся сложности с коммуникацией — она (чаще всего это женщины) привыкла к личному общению с боссом и коллегами, возможности получить подпись в соседнем кабинете и офисному компу. Система взаимодействия друг с другом не налажена, есть риск утечки финансовых данных, стол дома неудобный, дети отвлекают.
Какой будет бухгалтерия будущего
Минимум бумаг
Это оценят не только защитники природы, но и ваши сотрудники, которым не придется трижды распечатывать и отправлять акт рассеянному клиенту.
Госструктуры уже перешли на электронный документооборот с предпринимателями, что упрощает жизнь обеим сторонам. У некоторых пока есть выбор, для остальных же ЭДО стал обязательным — например, если у вас больше 25 сотрудников, сдать отчеты в ПФР в бумажном формате не получится, во многих отделениях ФСС от него тоже отказались.
Наладьте ЭДО с контрагентами, и вы:
- избавитесь от постоянно растущих стопок бумаг в офисе;
- исключите утерю документов курьерами или почтой;
- перестанете тратить время сотрудников на их подготовку и отправку;
- снизите расходы на обслуживание оргтехники и закупку бумаги.
При бумажном документообороте на 10 документов уходит порядка 1 000 рублей без учета зарплат сотрудников, которые могли бы потратить время более эффективно.
При использовании ЭДО те же 10 документов стоят среднем 250 рублей
Контрагенты — ретрограды? Грядущий кризис изменит ситуацию: найдутся более важные статьи расходов, чем создание макулатуры в нездоровых объемах. Начните, а там и другие подтянутся.
Активное использование передовых технологий
Ожидания клиентов растут вместе с развитием технологий. Создавая сервис, мы хотели сделать так, чтобы бухгалтер в компьютере стал таким же удобным и привычным, как сидящий в соседнем кабинете. Когда смартфоны стали незаменимыми, перебрались туда. А потом создали сотрудника, работающего в режиме 24/7, — бота, сортирующего входящие запросы:
- со стандартными он справляется сам,
- более сложные отправляет нужному специалисту.
Сейчас бот умеет формировать справку 2-НДФЛ и оформлять отпуска (это самые частые запросы). Вот как без участия человека отправить сотрудника в отпуск -
Бухгалтер спит, а работа идет.
И это — не предел. Робот обучается, и со временем сможет присылать клиенту полный пакет документов (сейчас часть работы все же выполняет человек).
Бесперебойная работа в любой ситуации
Что позволяет нам в кризис работать, как обычно? Отлаженные бизнес-процессы! У бухгалтеров Фингуру есть:
- мобильное приложение для iOS / Android, а также веб-приложение для удобного общения с клиентом;
- бухгалтерская CRM-система, где зафиксированы сроки выполнения каждой задачи. ПО контролирует их соблюдение, минимизируя риски;
- рабочая база (облачная 1С:Фреш): вся информация доступна удаленно, нет необходимости перевозить компьютер из офиса домой, не потеряются электронные ключи;
- ЭЦП, позволяющая подписывать сформированные отчеты, не отвлекая клиента. Подпись, которая используется для этих целей, не применяется для участия в тендерах или проведения оплат в клиент-банке, поэтому бизнесу ничего не угрожает;
- система ЭДО, позволяющая сдавать отчеты в контролирующие органы и осуществлять документооборот с контрагентами в электронном виде.
Развернуть и настроить такую систему — сложная задача для малого и среднего бизнеса с бухгалтером в штате, поэтому любая нестандартная ситуация может поломать рабочий процесс. Технологичному аутсорсеру это под силу.
Экономит деньги предпринимателя
Отдав бухучет на аутсорс, бизнесмен выигрывает. Ему больше не нужно:
- оборудовать рабочее место, покупать технику, мебель, канцтовары и лицензионное ПО;
- оплачивать курсы повышения квалификации и проверку знаний;
- тратить свое время, которое тоже деньги, стоя над душой у исполнителя и проверяя выполнение задач;
- оплачивать полученные по вине бухгалтера штрафы из своего кармана. У серьезных сервисов есть страховка на случай ошибок — в Фингуру, например, это миллион рублей.
Но главное — не нужно платить, когда задач нет. Средняя зарплата бухгалтера в Москве весной 2020 года (по данным портала moskva.trud.com) — 52 649 рублей в месяц, компании он обходится дороже за счет отчислений в ПФР и ФОМС. Штатному придется платить вне зависимости от объема работ, с сервисом всегда можно пересмотреть пакет услуг и снизить расходы.
На Западе аутсорс бухгалтерии — обычное дело для малого и среднего бизнеса. В России многие придут к этому сейчас, осознав, что годами несли тяжелый чемодан без ручки. Делаем ставки, дамы и господа!