Как вывести бизнес на новый уровень: лучшие системы управления и автоматизации офисов
Современный офис — это не просто набор рабочих мест, а управляемая экосистема. Но когда процессы ведутся вручную, часто помещения простаивают, а расходы растут.
Сегодня рынок предлагает системы для автоматизации офисов с разным функционалом: от точечных инструментов для поддержки гибридного графика работы до комплексных программ, которые охватывают аналитику, контроль использования пространства и инженерной инфраструктуры.
«Умный офис»
Система управления офисной средой и инженерной инфраструктурой. Объединяет освещение, климат, электроснабжение, безопасность, мультимедиа и связь в единую платформу, чтобы централизованно поддерживать безопасность и энергоэффективность в большом офисе.
Ключевые функции:
Единый интерфейс на сенсорных панелях/ПК для управления всеми подсистемами офиса.
Интегрированное управление: освещение, розеточные группы, HVAC/климат, электрика, системы безопасности, мультимедиа, телеком.
Дистанционное администрирование через интернет.
Набор типовых и настраиваемых «сценариев» работы.
Проектирование и внедрение на уровне BMS/инженерных систем здания; возможна связка с зарядными станциями для электромобилей и другой инфраструктурой.
Одно из преимуществ платформы — настройка кастомных сценариев.
Пример: в сценарии «Никого нет» система переводит подсистемы в энергосберегающий режим (отключены все потребители, кроме дежурных — охрана, видеонаблюдение и сама система), при этом продолжается контроль инженерных коммуникаций, мониторинг попыток несанкционированного доступа и аварий. О ЧС система уведомляет звонком или SMS, а при необходимости связывается со службами.
Недостатком можно назвать высокую сложность внедрения: проект затрагивает вентиляцию, освещение, электроснабжение и другие инженерные сети на уровне BMS и диспетчеризации. Нужны предпроектное обследование, проектирование, монтаж, пусконаладка и программирование сценариев.
Стоимость формируется по индивидуальному проекту.
Q:OS
Это платформа для автоматизации управления офисом и гибридной работой. Реализована как веб-приложение (PWA) с доступом через браузер на телефоне или ПК. Объединяет несколько задач: эффективное использование офисных площадей, исключение конфликтов при пользовании офисными ресурсами и удобную коммуникацию между сотрудниками.
Функционал:
Интерактивная система бронирования офиса, переговорных комнат, рабочих мест, локеров, парковки и других офисных ресурсов.
Подтверждение бронирования по QR-коду.
Календарь бронирований.
Гибкая система управления доступом и модерация.
Коммуникация с коллегами.
Аналитика использования пространства.
Интеграция с корпоративными сервисами и системами: Яндекс360, Bitrix24, Telegram, Google Workspace, Google Календарь, Microsoft Exchange, Microsoft Active Directory.
2D-визуализация офиса.
Кастомизируемый интерфейс.
Автоматизированные уведомления.
Q:OS (система управления и автоматизации офисов) помогает оценить реальную загруженность офиса. В среднем, внедрив систему бронирования, при штате в 1000 человек достаточно оборудовать всего 250-400 рабочих мест — это позволит небольшому офису обслуживать большую команду с гибридным форматом работы.
Запуск и настройка простые благодаря сочетанию модели SaaS и формата PWA.
SaaS — модель предоставления программного обеспечения через интернет по подписке, поставщик услуг берет на себя инфраструктуру, обновления и поддержку — без длительных установок и серверных работ. Формат PWA позволяет начать работу без установки дополнительных приложений.
На сайте Q:OS представлены три тарифа:
- Cloud — от 225 рублей за одно место в месяц. На этом тарифе данные хранятся в общем облаке. План включает базовые функции для управления офисом: бронирование рабочих мест и переговорных, подтверждение бронирований через QR-код, календарь бронирований, модерацию пользователей и уведомления.
- Private Cloud — 270 рублей за одно место в месяц. Включает отдельное облако только компании-заказчика. Расширяет возможности Cloud: можно настраивать роли, группы и зон, кастомизировать интерфейс, выгружать информацию по бронированиям.
- Business Pro — стоимость по запросу. Устанавливается на собственном сервере компании и включает все функции предыдущего плана. Дополнительно Q:OS интегрируется с внешними системами, позволяет использовать SSO-авторизацию, аналитику и предоставляет поддержку выделенного менеджера.
Специалисты по автоматизации офиса отмечают, что использование такой системы позволяет сократить численность рабочих мест на 60%, что особенно актуально для компаний с гибридным форматом работы.
Navigine
Navigine — это платформа для офисной навигации и аналитики, разработанная для крупных корпораций и их корпоративных центров с большим количеством сотрудников и посетителей. В фокусе системы контроль безопасности: отслеживание перемещений людей в здании для предотвращения инцидентов.
Система собирает данные о передвижении сотрудников и гостей, анализирует использование рабочих и общественных зон и интегрируется с корпоративными сервисами для удобного управления офисом.
Функционал:
- Мониторинг перемещений в реальном времени — система управления офисом показывает, где находятся сотрудники и посетители, позволяет выявлять перегруженные зоны и определять свободные пространства.
- Анализ использования рабочих мест и зон отдыха. Помогает оценивать эффективность планировки офиса, оптимизировать пространство и сокращать затраты на его содержание.
- Управление ресурсами. Можно бронировать переговорные комнаты, парковочные места и другие зоны.
- Интеграция с корпоративными системами. Подключение к CRM, ERP и другим сервисам для аналитики и выгрузки отчетов.
Пример ценообразования представлен на сайте.
GANDIVA
GANDIVA — это система, которая помогает компаниям управлять человеческими ресурсами. Решение ориентировано на «бережливое» управление — философию, нацеленную на повышение эффективности и производительности за счет оптимизации процессов и минимизации потерь — и позволяет контролировать эффективность работы сотрудников в реальном времени.
Решение объединяет несколько инструментов:
- Единое окно коммуникаций, включающее корпоративный чат.
- Service Desk с предустановленным каталогом услуг всех департаментов бэк-офиса.
- Task Tracker и инструменты для управления проектами.
- Документооборот.
Готовые отчеты оцифровывают работу команд, а встроенная оценка работы показывает загрузку и качество выполнения задач, чтобы планировать и распределять их поток между сотрудниками и подразделениями. Это позволяет использовать Gandiva в управлении офисами — систему можно адаптировать для задач, связанных с обслуживанием объекта и администрированием процессов.
Лицензии на информационную технологию оплачиваются только для исполнителей — пользователей, выполняющих оставленные заявки.
Тарифы:
- «Быстрый старт» за 10 000 рублей, где настройка системы выполняется пользователем: для этого предоставляют методическое пособие и набор типовых скриптов для интеграции с 1С и ЭДО. На этом тарифе может работать до 5 исполнителей.
- «Стандарт» за 100 000 рублей. В отличие от предыдущего тарифа, все процессы по внедрению выполняют специалисты Gandiva. На тарифе могут работать до 20 исполнителей.
- Тариф «Большой бизнес» за 1 000 000 рублей предполагает глубокую интеграцию с 1С и разработку уникальных скриптов под процессы. Настраивают специалисты от системы. Может работать не более 100 исполнителей.
Остальные сотрудники могут пользоваться Gandiva бесплатно.
UnSpot
Система для управления офисным пространством, разработанная с учетом потребностей гибридной работы. Помогает бизнесу организовать рабочие места, переговорные комнаты и другие ресурсы. Сотрудники могут самостоятельно резервировать столы, парковочные места и ячейки для хранения вещей через мобильное приложение или веб-интерфейс.
Можно интегрировать систему с корпоративными календарями, мессенджерами, сервисами «Яндекс», CRM-системой «Битрикс».
Тарифы распределены на две категории: с оплатой за 1 пользователя (от 300 рублей в месяц) или за офисный ресурс — стол, локер или парковочное место (от 500 рублей в месяц).
Также UnSpot предлагает:
- Демодоступ. Доступна бесплатная пробная версия для оценки функционала системы.
- Поддержку отечественного ПО. UnSpot включен в реестр российского программного обеспечения.
Smart4Smart
Платформа для комплексного управления инженерной инфраструктурой офиса на уровне BMS: объединяет электроснабжение, отопление, вентиляцию, кондиционирование, освещение, водоснабжение и водоотведение, моторизованные шторы и жалюзи, СКУД, ОПС и системы пожаротушения в единый контур с диспетчеризацией.
Функционал платформы:
- BMS-интеграция и единый интерфейс диспетчеризации: контроль состояния инженерных систем в одном окне, сценарии и ручное управление с панелей и мобильных устройств.
- Климат и микроклимат: автоматическое поддержание параметров по данным датчиков (температура, влажность, CO2).
- Освещение: зональная схема, динамические световые сценарии, поддержание уровня освещенности с учетом естественного света.
- Энергоэффективность и аналитика: снижение потребления ресурсов (электроэнергия, горячая и холодная вода) за счет автоматизации и мониторинга с визуализацией показаний.
- Автоматические сценарии: работа по датчикам присутствия и освещенности, ночной режим переводит оборудование в низкое потребление. Возможна ручная коррекция.
- Безопасность и доступ: интеграция с СКУД, ОПС, видеонаблюдением, централизованное управление правами, оповещения об авариях.
Требования к внедрению предполагают, что проект ведется на уровне инженерных сетей: предпроект и проектирование (электрика, слаботочка, ОВК, ВК, АСУ), сборка щитов диспетчеризации, монтаж кабельной инфраструктуры, пусконаладка и настройка алгоритмов. Рекомендуется параллельное проектирование автоматизации и инженерии, чтобы обеспечить совместимость оборудования.
Стоимость зависит от индивидуальных условий.
«Мой Пропуск»
Это облачная система контроля и управления доступом (СКУД). Она позволяет управлять доступом в помещения, задавая права для сотрудников, подрядчиков и гостей. Система помогает предотвратить несанкционированное проникновение, контролировать перемещения людей по объекту и упрощает управление доступом к разным зонам офиса.
Ключевые возможности системы:
- Интеграция с оборудованием. Система подключается к существующей СКУД без замены оборудования.
- Удаленное управление доступом. Администратор управляет дверями, турникетами и шлагбаумами через веб-интерфейс или приложение. При необходимости можно ограничить доступ для сотрудников или гостей.
- Несколько способов авторизации. Система поддерживает QR-коды, NFC, Bluetooth и виртуальные кнопки, что позволяет настраивать уровни доступа и управлять потоками сотрудников и посетителей. Исключает использование пластиковых карт и снижает затраты на обслуживание и администрирование СКУД.
- Аналитика и отчетность. Платформа фиксирует посещения и рабочее время, благодаря чему можно анализировать загрузку офиса.
- Интеграция. На сайте указано, что платформа интегрируется в разное оборудование, системы сигнализации, корпоративные системы.
Тарифы:
- «Мой Пропуск» стоит 109 990 рублей и включает комплекс работ по монтажу и пусконаладке оборудования на объекте.
- Расширенный пакет «Мой Пропуск Авто» стоит 269 990 рублей и предназначен для организации автомобильного доступа.
- Для облачного обслуживания — ежемесячные тарифы SAAS. Облачный аккаунт «Мой Пропуск» за 9 990 рублей в месяц. Подключение отдельной точки доступа — 1 990 рублей в месяц, а модуль распознавания автомобильных номеров (одна камера) — 4 990 рублей в месяц.
Выбор зависит от задач
Выбор программы управления офисным пространством — это не вопрос «красивого интерфейса», а действующий инструмент сокращения расходов, повышения эффективности использования площадей и устранения потерь, которые незаметно накапливаются в ежедневной рутине.
У всех компаний разный масштаб, планировка и процессы, поэтому универсального решения не существует — важно подобрать систему под конкретные задачи: от бронирования и аналитики до комплексного контроля инженерной инфраструктуры. Подходящий инструмент превращает пространство в понятный, контролируемый и экономически эффективный ресурс.