Хотите быть на одной волне со своими сотрудниками, слышать их и помогать им в развитии?

Создайте для них безопасную и комфортную площадку, где каждый может поделиться идеями и где их бережно вырастят.

Поговорили с Катей Павловой, менеджером по проектному управлению ANCOR, как инновационный центр Brain Trust влияет на жизнь сотрудников ANCOR, и как сотрудники с помощью Brain Trust влияют на жизнь компании.

Сама идея структуры Brain Trust зародилась еще в 2015 году и принадлежит нашему сотруднику. Не удивительно, а факт, что в крупных компаниях сами сотрудники генерируют много идей, как улучшить внутренние процессы, запустить новый бизнес, эргономичнее обустроить офисное пространство, внедрить новый полезный инструмент или докрутить текущий, реализовать новые форматы корпоративных мероприятий. Чтобы идеи не оставались идеями, а могли воплотиться в жизнь, в ANCOR был запущен центр инноваций Brain Trust—единая входная точка для всех идей сотрудников.

Мы не ограничиваем коллег, обращающихся к нам, ни по стажу, ни по статусу, ни по позиции, ни по принадлежности к бизнес-юниту. В нашем центре рефлексивный подход. Случается, коллеги приходят не только с идеями и предложениями, а иногда и с болями. В ходе обсуждений мы стараемся найти оптимальные решения и реализовать их. В общении с инициаторами рождаются новые мысли, может случиться, что первоначальная задумка трансформируется, перерождается в нечто иное или обрастает дополнительными идеями.

Также мы не ограничиваем и тематики идей: экологические инициативы, улучшение офисного пространства, ИТ-доработки сервисов, новые концепты вовлечения коллег в корпоративную жизнь – любое обращение будет рассмотрено и проработано.

По ходу движения инициатив есть свои треки:

В последние годы мы понимаем, что как никогда раньше, возможность поделиться своей идей, быть услышанным, очень важна нашим сотрудникам. Такой обратной связью они делятся со мной в личном общении, также это подтверждается и цифрами: в 2022 году Brain Trust принял около 30 обращений коллег с разными инициативами, за восемь месяцев 2023 года— уже более 40.

Что происходит с идеями дальше?

Как только я получаю новое обращение, идея проходит мой внутренний ценз. Для того чтобы точно понять смысл и идеальное будущее инициативы, мне важно как можно глубже погрузиться в суть идеи и то, как ее реализацию видит инициатор. Поэтому со всеми случается индивидуальное общение, ведь одно дело описать свою идею на бумаге, другое – рассказать и раскрыть свое видение.

Мы разговариваем еще и потому, что за годы работы в нашей большой компании накоплена масса ресурсов, инструментов, о которых сотрудник может просто не знать. Случалось, что инициатор обращался с идеей, которая в том или ином виде в ANCOR реализована. В таких случаях я показываю существующий продукт. При необходимости могу привлечь коллег, которые еще подробнее продемонстрируют возможности, чтобы у инициатора не осталось вопросов, и он максимально ознакомился с реализованным решением. Так мы вместе убеждаемся, что смысл его идеи исполнен — тогда трек идеи закрывается.

Иногда на этапе рассмотрения идеи мы понимаем, что в данный момент не время ее реализовывать: нужны иные обстоятельства, дополнительные ресурсы, возможно, проект не отвечает в полной мере миссии компании, ее ценностям, стратегии. Мы обсуждаем это с инициаторами и либо просим доработать, либо закрываем после совместного обсуждения.

Но чаще всего случается так, что идея жизнеспособна, мы берем ее в проработку, и начинается магия :)

Как сотрудник принимает участие в реализации инициативы?

Мы в Brain Trust понимаем, что нет похожих людей. Каждый сотрудник – целая вселенная со своей индивидуальностью, темпераментом и запалом. У всех разные идеи, разная степень желания и возможностей (в том числе из-за рабочей нагрузки) участия в проекте.

Мы принимаем любой ответ по желаемому вовлечению. Кто-то говорит: «Вот моя идея, возьмите ее, я не готов погружаться в дальнейшую ее проработку и лидировать». Мы очень ценим, что коллеги готовы делиться интересными решениями, даже если не готовы включаться в их реализацию. Для этого центр инноваций, в том числе, и существует: чтобы проработать все обращения, понять, насколько они созвучны миссии, ценностям и стратегии компании, чтобы их внедрить.

Бывает, что коллегам интересно следить за ходом развития их идеи, но не в полном погружении. Тогда я подключаю их в лайтовом формате: показываю промежуточные результаты, держу в курсе процесса, не включая в рабочие группы. Идеи мы прорабатываем совместно с другими коллегами с нужными компетенциями (это могут быть как коллеги из функциональных подразделений, например, ИТ, юридический департамент, административный департамент, СБ и другие, так и бизнес-юнитов). Я показываю инициатору отдельные точки, рассказываю промежуточные шаги, приглашаю на тестовые группы, если он готов включаться.

Чаще всего случается третий вариант – полное комбо или «пакет максимум». Когда инициатор с нашей поддержкой проходит все этапы: несмотря на рабочую нагрузку, активно вовлекается, прорабатывает и «продает» идею, которой горит и желает внедрить, лидирует ее. Совместно мы проходим все ступени: от формирования идеи и гипотез, дальнейшей проработки решений и рисков до защиты, реализации, внедрения и поддержки на время пилотного запуска.

Хочется отметить стойкость и упорство каждого инициатора, ведь нам приходится сталкиваться с разными сложностями. Бывает, что идея перерабатывается несколько раз и/или вовсе перерождается во что-то новое, более совершенное. Работая над ней, мы также привлекаем коллег функциональных и бизнес-подразделений, которые вносят свои корректировки. Не стоит пугаться, ведь коллеги вносят их для того, чтобы избежать рисков, которые мы могли не учесть на старте, дать свои рекомендации, оптимизировать ресурсы, в общем, причинить нам добро и упростить путь.

Примеры?

Идея компании OfficeLine (входит в стаффинговую группу ANCOR, специализируется на аутсорсинге административных функций) – это идея сотрудника, ныне действующий и развивающийся бизнес.

Идея создания специализирующегося на массовом подборе юнита, который позже трансформировался в целую компанию, успешно работающую на рынке (входит в группу ANCOR) – также идея сотрудницы, она сейчас топ-менеджер ANCOR.

Коллеги из ИТ-департамента часто выходят с идеями, которые несут реальную пользу для всей компании. Например, несколько лет назад, когда почтовые приложения для мобильных телефонов не были так широко распространены, мы реализовали и внедрили собственное приложение (webmail), которое позволяло получать доступ к почте с мобильного телефона.

Система резервирования рабочих мест, которую мы так активно начали дорабатывать и использовать в период пандемии, тоже инициатива сотрудника ИТ-департамента. Изначально она работала на одном этаже в московском офисе и имела ограниченный функционал, но с изменением внешних обстоятельств эволюционировала, и теперь ею пользуются все города присутствия компании.

Вместе с этим, кроме бизнес-идей мы воплощали и воплощаем самые разные инициативы.

Проект, который сейчас называется EcoANCOR и работает в нескольких городах и странах, начался с инициативы по сбору макулатуры. Направление разрасталось. Позже были добавлены боксы по сбору батареек и по утилизации крышечек. Потом пришла инициатива по сокращению потребления пластика, по участию в леговороте*. В каждом случае это были инициативы разных сотрудников. Позже мы расширили географию, предложив принять участие в эко-инициативах и другим городам. С откликнувшимися инициаторами я встречалась, рассказывала про опыт других, совместно с нашим сервисным подразделением и службой безопасности погружались в критичные организационные моменты, закупали контейнеры и помогали с их установкой. Далее в каждой локации появлялись амбассадоры, лидирующие инициативу в своем городе.

Проект ANCOR Play изначально также зародился в Brain Trust. Сначала была идея создания единой площадки, где будут расположены все активности, которые есть в компании, чтобы любой сотрудник мог найти себе единомышленников или новое хобби. Вместе с этим зарождалось новое спортивное направление – сотрудник захотел собрать коллег для совместной игры в футбол. Мы договорились, что инициатор будет лидировать это направление, выстраивая тренировочный процесс, агитируя других принимать участие. Мы же взяли на себя всю организационную часть (выбор, подготовку и оплату площадки, подготовку корпоративной формы). Это стало первым направлением на новой площадке, вовлекшим большое количество коллег, ведь помимо игроков, у нас было много болельщиков, посещающих турниры, поддерживающих команду на трибунах. Далее на площадке ANCOR Play организовались любители игры в волейбол, баскетбол. Так мы расширили сетку спортивных активностей, позже здесь появились настольный теннис, квизы, мафия, мастермайнды и не только.

Это лишь два примера, когда направления, которые как магнит притягивали к себе неравнодушных людей, обрастая новыми инициативами, росли, ширились, выходили на новый уровень, включали все новые и новые опции, города и страны.

Из последнего я бы также отметила недавно запущенный и самый длительный по времени реализации проект – словарь новичка. У инструмента мощная отдача: это история про скорость адаптации, про профит для бизнеса. Чем быстрее и резвее сотрудник начинает ориентироваться в рабочих процессах и терминологии (в нашей сфере много специфических терминов), тем быстрее он становится эффективным. Создание словаря новичка — это инициатива коллег и яркий пример того, как идея сотрудников может влиять на бизнес большой компании.

Отдельно хочется отметить, что, приходя в Brain Trust и погружаясь в реализацию своей идеи, каждый инициатор не только получает бесценный опыт, но и расширяет нетворкинг, знакомится с новыми коллегами. Для запуска идей организуется много рабочих встреч с привлечением разных подразделений, в том числе из других городов и стран. Настоятельно рекомендую каждому коллеге, у кого есть идея, приходить в Brain Trust. Бывает, кажется, что в голове засела какая-то незначительная, на первый взгляд, идея. Но уверяю, в ходе обсуждения может родиться что-то невероятное, захватывающее и полезное!

* Леговорот — проект, направленный на прием и распространение бывшего в употреблении лего.