«У нас воровства нет»: Почему слепая зона руководителя - лучший друг для внутренних хищений
В своей работе я часто сталкиваюсь с одним и тем же убеждением у собственников и топ-менеджеров. Оно звучит примерно так: «Моя команда - семья, внутреннего воровства у нас нет». Я слышал эту фразу снова и снова, и каждый раз она становилась прелюдией к истории о серьёзных финансовых потерях
Одна из самых показательных встреч произошла на собеседовании с заместителем генерального директора крупной розничной сети. Я пришёл на позицию руководителя контрольно-ревизионного отдела, и мой ключевой кейс был как раз о том, как я выстроил с нуля систему контроля из двух отделов: контрольно-ревизионного и службы экономической безопасности, объединив их под одним управлением, в следствии чего были выявлены множественные мошеннические действия со стороны внутреннего персонала, которые увеличивали потери магазинов на 25-30%, и это только по выявленным случаям
Заместитель, уверенный в себе человек, с интересом слушал про успехи. Но когда речь зашла о диагнозе для его компании и об их текущих проблемах, его позиция была железобетонной: «У нас лояльный коллектив, хорошая охрана. Проблема - во внешнем воровстве. Внутри у нас порядок».
В этот момент я понял, что столкнулся не с фактом, а с верой. А вера - плохой советчик в управлении финансами. Я не стал спорить, а предложил взглянуть на ситуацию с точки зрения рыночной статистики и уязвимостей любого розничного бизнеса. Если воровство не выявлено, это не значит, что его нет. Это значит лишь, что процессы либо не настроены на его обнаружение, либо оно маскируется под обычные операции.
Я кратко описал типичные схемы, которые работают там, где нет превентивного контроля:
На кассе (искусственное создание «невидимых» продаж):
- Неполный пробив чека: покупатель платит наличными за три товара, а в чеке только два. Разница оседает в кармане;
- Фиктивные возвраты: оформление возврата без реального покупателя и изъятие денег из кассы, фиктивно возвращенный товар попадает затем в недостачу;
- Маскировка под аннуляцию: продажа оформлена, деньги взяты, но чек сразу отменён как «ошибочный»;
- Манипуляции с данными: подмена штрихкодов, когда дорогой товар продаётся по цене дешёвого через «своего» кассира
На приёмке и складе:
- Недостача при приёмке: сговор с водителем поставщика, чтобы часть товара не была оприходована и позже была вывезена «налево»;
- Незаконное списание: исправный товар маркируется как брак, списывается и вывозится для перепродажи, в том числе и продаже со скидкой товара, который не полностью потерял функционал;
- Не оприходовании приехавшего излишка, в следствии чего товар воруется, а в последствии при внимательной сверке со стороны поставщика выставляется счёт на этот излишек;
- Отсутствие пломб у авто, перевозящих товар
И это далеко не все способы, которыми может орудовать персонал. Если начать перечислять их все, то собеседование растянулось бы на несколько часов, а если еще с примерами и последствиями, то и на весь рабочий день
После перечисления лишь нескольких способов я изложил своё видение, которое было не про слежку и репрессии, а про создание здоровой системы проверки и контроля бизнеса. План был основан не на поиске виноватых, а на устранении возможностей мошенничества или в крайнем случае на отслеживание совершенных преступлений
В конце собеседования заместитель генерального поблагодарил за «интересный, но избыточно сложный для нашей дружной компании план». В итоге я не получил ту должность. Этот случай - идеальная иллюстрация главного барьера в защите бизнеса: сопротивление самой мысли о проблеме
Пока руководитель платит «налог на наивность», его бизнес финансирует чьё-то благосостояние за свой счёт
Мой совет прост: начните не с громких заявлений, а с одного действия. Проведите одну внеплановую проверку там, где никогда не проводили. Проанализируйте вчерашние кассовые отчёты не на предмет общей выручки, а на предмет аномалий в действиях сотрудников. Задайте себе вопрос: «Если бы я хотел вынести деньги или товар из моей компании (магазина), как бы я это сделал?». Если у вас нет ответа и, главное, нет процессов, блокирующих эти гипотетические пути, - у вас уже есть слепая зона. А там, где нет контроля, всегда найдётся тот, кто решит, что это - его возможность