Заказчик просит акт. В «Мой налог» только чек. Почему так и что делать
Пятница, 18:40. В мессенджере бухгалтерия заказчика: «Нужен акт и счёт. И чек, конечно». Вы открываете «Мой налог» - там кнопка новой продажи и история чеков. Кнопки «сделать акт» нет. Возникает ощущение, что вы что-то упускаете: вроде налоги платите правильно, а закрыть сделку как будто нельзя.
На самом деле вы ничего не упускаете. В приложении ФНС и задумано только налоговое оформление дохода. Акт и счёт - это уже документооборот между вами и заказчиком. Ниже - спокойный разбор: чем документы отличаются, когда акт реально нужен, что писать и в каком порядке всё закрывать.
Чек и акт - это не два названия одного документа
Чек из «Мой налог» фиксирует, что вы получили деньги и зарегистрировали доход по НПД. Он уходит в налоговую. На его основе считается налог. Для заказчика-юрлица чек ещё и подтверждает, что выплата шла самозанятому, а не «просто физлицу без статуса».
Акт выполненных работ или акт оказания услуг фиксирует другое: работу сдали, результат приняли, объём и сумма согласованы. Это ближе к первичному документу для учёта у заказчика, чем к налоговому чеку исполнителя.
Коротко:
- чек - про оплату и налог;
- акт - про факт выполнения и приёмку;
- один не заменяет другой.
Если у вас на руках только чек, бухгалтерия ООО часто не может «закрыть» период так, как привыкла. Если только акт - у заказчика проблемы с подтверждением выплаты самозанятому, а у вас - с корректным учётом дохода.
Почему в «Мой налог» нет акта
Потому что акт не является частью обязательной отчётности плательщика НПД перед ФНС в том же смысле, что чек. Режим НПД построен вокруг регистрации доходов через приложение или кабинет. Договор, счёт, акт, ТЗ, NDA - это гражданско-правовой и бухгалтерский контур сделки, а не кнопка в приложении налоговой.
Отсюда и типичная путаница у новичков: «раз государство дало одно приложение, значит все документы там». Нет. Государство дало инструмент для налога. Остальное вы оформляете отдельно - в Word, PDF, ЭДО или как удобно сторонам.
Когда акт обычно не нужен
Если заказчик - обычное физлицо, оплатил картой или переводом, получил результат и вопросов нет, часто обходятся чеком. Между двумя физлицами акт редко просят, если только сумма крупная или стороны сами хотят зафиксировать приёмку.
Если работа разовая, простая и заказчик не ведёт «корпоративный» учёт, иногда тоже хватает переписки и чека. Но это уже зона договорённости, а не универсальное правило.
Когда акт почти наверняка попросят
- заказчик - ООО или ИП с бухгалтерией;
- в договоре прямо написано, что стороны подписывают акт;
- оплата безналом с расчётного счёта организации;
- нужна приёмка объёма (часы, этапы, результат проекта);
- была предоплата, и нужно понять, к какому периоду относится расход;
- компания боится претензий налоговой по расходам на самозанятых.
По разъяснениям Минфина и практике ФНС для подтверждения расходов организации часто недостаточно одного чека: нужны и другие документы, если их оформление следует из договора или обычаев делового оборота. На практике это почти всегда означает: договор + акт + чек.
Что должно быть в акте самозанятого
Унифицированной «формы для самозанятых» нет. Берут произвольную форму, но с реквизитами первичного документа. Обычно достаточно:
- Название: «Акт оказанных услуг» или «Акт выполненных работ».
- Дата и номер.
- Стороны: ФИО и ИНН исполнителя, наименование и ИНН заказчика.
- Ссылка на договор (номер и дата), если он есть.
- Описание работ или услуг - конкретно, не «услуги по договору».
- Объём, период или дата оказания.
- Сумма. Для НПД - без НДС, с пометкой о применении налога на профессиональный доход.
- Подписи сторон. Печать самозанятому не обязательна.
Хорошая практика - чтобы сумма и суть услуги в акте совпадали со счётом и чеком. Расхождение «в акте 40 000, в чеке 38 500» - классический повод для вопросов.
В каком порядке закрывать сделку
Рабочая схема для юрлица выглядит так:
- До старта - проверка статуса НПД и договор.
- До оплаты - счёт, если бухгалтерия без него не платит.
- После сдачи - акт.
- После поступления денег - чек в «Мой налог».
На практике порядок чуть плавает. Иногда акт подписывают в день оплаты. Иногда чек просят раньше акта. Ориентир простой: чек - строго после получения денег (или в срок, который допускает закон для безнала), акт - когда стороны подтверждают исполнение.
Если была предоплата, чек на предоплату делают при получении аванса. Акт потом закрывает факт выполнения. Это как раз тот случай, когда акт особенно полезен для периода расходов у заказчика.
Частые ошибки
Ошибка 1. Отвечать бухгалтерии: «у меня только чек, акта не бывает у самозанятых». Бывает. Просто не в «Мой налог».
Ошибка 2. Делать акт «задним числом» с суммой, которая не бьётся с чеком.
Ошибка 3. В чеке писать «услуги», а в акте - развёрнутое ТЗ на другую сумму.
Ошибка 4. Забыть ИНН заказчика-юрлица в чеке. Для компании это критично.
Ошибка 5. Путать счёт и чек. Счёт - до денег. Чек - после.
Короткий чеклист на вечер пятницы
- Есть ли договор или хотя бы понятное ТЗ в переписке?
- Совпадают ли ФИО, ИНН, сумма?
- В акте есть период и конкретное описание?
- Чек уже можно бить, или денег ещё нет?
- В чеке для ООО/ИП указаны наименование и ИНН заказчика?
В итоге
Запрос «пришлите акт» при живом чеке в «Мой налог» - не каприз и не доказательство, что вы плохо оформляете налоги. Это просьба закрыть учёт у заказчика. Чек защищает налоговую сторону сделки. Акт защищает факт выполнения. Когда оба документа согласованы по суммам и датам, пятничные сообщения от бухгалтерии заканчиваются быстрее.
А у вас как чаще бывает: сначала просят акт, или сначала чек?