Какие документы самозанятый отдаёт ООО
Если вы впервые выставляете документы организации, легко утонуть в списках из интернета: договор, счёт, акт, чек, справка, NDA, допник, сверка, ТЗ, отчёт. Кажется, что без десяти файлов оплата не пройдёт. На деле у большинства сделок есть короткий обязательный каркас и хвост «по запросу».
Разберём, что реально нужно ООО, чем ИП отличается, что проверить до перевода денег и какие риски закрывают документы.
Зачем ООО вообще собирает пакет
ООО ведёт бухгалтерский и налоговый учёт. Ей важно показать:
- кому платили;
- за что платили;
- что работа действительно выполнена;
- что исполнитель был на НПД;
- что с выплаты не надо автоматически тащить НДФЛ и взносы как с обычного физлица без статуса.
Именно поэтому одного скрина из «Мой налог» часто мало. Нужна цепочка: основание → исполнение → оплата → чек.
Минимальный рабочий комплект
Для типовой сделки самозанятого с ООО обычно достаточно:
- Проверка статуса НПД на дату оплаты (лучше и до договора тоже).
- Договор ГПХ - оказание услуг или подряд.
- Счёт - если бухгалтерия без него не создаёт платёжку.
- Акт после сдачи.
- Чек из «Мой налог» после оплаты, с ИНН и наименованием заказчика.
Это и есть «закрывающие» в широком смысле: не один бумажный акт, а набор, которым сделку можно объяснить внутри компании и при проверке.
Что часто просят дополнительно
Справка о постановке на учёт / письмо о статусе. Удобно как приложение к договору, но не заменяет актуальную проверку ИНН в день выплаты. Статус мог измениться.
ТЗ, заявка, спецификация. Нужны, если услуга сложная, этапная или Rem повторяется каждый месяц. Иначе «маркетинговые услуги 50 000» выглядят пусто.
Отчёт исполнителя. Для консультаций, сопровождения, SMM, разработки по спринтам.
NDA. Если есть доступ к данным, коду, клиентской базе.
Доп. соглашение. Если меняются сроки, сумма, объём.
Акт сверки. Обычно не на каждую сделку, а по итогам периода.
Если вам прислали список из десяти пунктов сразу - это не всегда «закон так требует». Часто это внутренний регламент конкретной бухгалтерии. Имеет смысл уточнить, что обязательно для первой оплаты, а что можно после.
Есть ли разница между ООО и ИП-заказчиком
ООО practically always хочет полный контур: договор, акт, чек, статус.
ИП может быть проще в быту, но если он учитывает расходы на своём режиме, документы ему тоже нужны. Для исполнителя правило одно: если платит бизнес, в чеке указывайте его как организацию/ИП, а не как «просто человека». Ставка НПД при расчетах с юрлицами и ИП - 6%.
В каком порядке собирать документы
Безопасная последовательность:
- Проверили ИНН исполнителя в реестре ФНС.
- Подписали договор (и ТЗ, если нужно).
- Выставили счёт.
- Получили оплату.
- Выбили чек.
- Подписали акт (иногда акт перед оплатой - если так прописано).
Вариации нормальны. Главное - не начинать с чека до денег и не оставлять статус «проверим потом».
На что смотрит бухгалтерия в каждом документе
В договоре: стороны, предмет, срок, цена, порядок приёмки, статус НПД, обязанность выдать чек, что отношения не трудовые.
В счёте: реквизиты, сумма, без НДС, понятное назначение.
В акте: дата/период, описание, сумма, подписи, связь с договором.
В чеке: сумма, дата, описание, ИНН заказчика для ООО/ИП.
В проверке статуса: совпадение ИНН и даты.
Если эти поля между собой согласованы, вопросов обычно мало. Если везде разные формулировки услуги - вопросы появятся даже при идеальном чеке.
Когда пакет должен быть особенно аккуратным
- ежемесячные одинаковые выплаты;
- исполнитель раньше был в штате этой компании;
- по факту похоже на полноценную должность с графиком и контролем;
- крупные суммы;
- предоплата и длинный срок работ.
В таких ситуациях документы должны показывать конкретные задания и результаты, а не «абонентскую плату за присутствие».
Частые мифы
Миф: «Самозанятому нельзя делать договор». Можно и нужно при работе с бизнесом.
Миф: «Хватит только чека». Для налога исполнителя - да, для учёта ООО - часто нет.
Миф: «Справка о самозанятости заменяет проверку». Нет. Справка про прошлый факт постановки, проверка - про статус на дату.
Миф: «Без печати акт недействителен». У самозанятого печати может не быть. Важны реквизиты и подпись.
Практический минимум, который можно держать в голове
Для первой сделки с новым ООО держите папку из пяти файлов: договор, счёт, акт, чек, скрин/результат проверки статуса. Всё остальное добавляйте, когда реально попросят или когда сложность проекта это оправдывает.
В итоге
Документы для ООО - это не конкурс на самый толстый PDF-пакет. Это способ сделать оплату понятной и безопасной. Начните с каркаса «статус → договор → счёт → акт → чек» и наращивайте детали по запросу конкретной бухгалтерии.
Какой документ у вас запрашивают чаще всего после чека: акт, договор или справку о статусе?