Сколько на самом деле стоят планёрки, если посчитать в рублях

Открой календарь любого руководителя среднего отдела - он забит совещаниями плотнее, чем кажется на первый взгляд. Стендап, летучка, синк по проекту, ещё один синк, потому что первый ничего не решил, 1-1 с каждым подчинённым. Всё это называется «управлением». Никто никогда не считает, сколько это управление стоит в рублях - а зря, потому что цифра обычно шокирует сильнее, чем любая строка расходов в P&L.

Ниже - модельный пример (не реальная компания), но методика считается за 10 минут на любых своих цифрах.

Планёрка, которую никто не считал в рублях

Совещание кажется бесплатным, потому что за него не приходит отдельный счёт. Но час совещания на восемь человек - это не один час, это восемь человеко-часов, украденных у продукта, клиентов и продаж одновременно. Компании считают аренду офиса до рубля, а самый дорогой актив - время команды - тратят вслепую.

Было: неделя, которая съедает бюджет незаметно (пример)

Возьмём отдел из 16 человек, средняя стоимость часа сотрудника с налогами и отчислениями - 1500 рублей (пример). Обычная рабочая неделя выглядит так:

- ежедневный стендап на 8 человек, 20 минут - это 2,7 человеко-часа в день, 13,3 человеко-часа в неделю;

- еженедельная общая летучка, все 16 человек, полтора часа - 24 человеко-часа;

- синки по трём текущим проектам, по 5 человек, час каждый - 15 человеко-часов;

- индивидуальные 1-1 руководителя с восемью подчинёнными, по 30 минут - 4 человеко-часа.

Итого 56,3 человеко-часа в неделю. Умножаем на 1500 рублей - это 84 450 рублей в неделю. В месяц (4,3 недели) - около 363 000 рублей. В год - 4 391 400 рублей (пример).

Четыре с лишним миллиона в год - это зарплата двух-трёх крепких сотрудников, которых компания фактически держит в переговорке вместо того, чтобы они делали работу.

Что на самом деле покупают эти часы

Вопрос не «нужны ли совещания» - иногда нужны. Вопрос - за что именно компания платит эту сумму. Разбери любую летучку на составляющие, и почти всегда там три вещи:

1. Статус - кто что сделал, на каком этапе задача. Это не решение, это просто снятие показаний.

2. Затор - кто кого ждёт, где встало, - тоже не решение, а поиск факта.

3. И только третье, обычно занимающее меньшую часть времени встречи, - реальное решение, которое требует живых людей и спора.

Первые два пункта - это ровно то, что умеет показывать система без единого человеческого голоса: кто на каком шаге, сколько там висит задача, где узкое место. Совещание тратит восемь человеко-часов на то, что дашборд отдаёт за секунду одному человеку. Люди в переговорке не принимают решение большую часть встречи - они синхронизируют то, что можно было прочитать.

Стало: то же управление, но без хорового пения статусов (пример)

Представим, что статус и заторы видны в реальном времени - руководитель открывает экран и видит, на каком шаге каждая задача и сколько зарплатного бюджета в неё уже вложено, без единого «как дела у тебя». Тогда из недели остаются только встречи, где реально нужен спор нескольких голов:

- еженедельный разбор с ключевыми пятью людьми, час - 5 человеко-часов;

- 1-1 с сотрудниками остаются, потому что человеческий контакт не сводится к статусам, - 4 человеко-часа.

Итого 9 человеко-часов в неделю вместо 56,3. При тех же 1500 рублях за час это 13 500 рублей в неделю, около 58 000 в месяц, 702 000 в год (пример).

Разница - 3 689 400 рублей в год на одном отделе из 16 человек (пример). Это конкретная сумма, которую компания либо тратит на пересказ статусов вслух, либо оставляет на продукт, найм или премии, а не абстрактная «эффективность».

Посчитай свою планёрку за 10 минут

Формула простая и без Excel-магии:

Часы встречи х число участников х средняя стоимость часа сотрудника = стоимость одной встречи. Сложи все регулярные встречи за неделю, умножь на 52 - получишь годовую цифру. Дальше раздели её на две колонки: сколько времени уходит на пересказ статуса и заторов (то, что видно системе без встречи), и сколько - на реальные решения, которые требуют живых людей. Первая колонка - это и есть цена, которую компания платит за отсутствие прозрачности, а не за управление.

Эту разницу видно не по ощущениям, а по конкретной сумме в рублях в год - и именно её обычно проще всего сократить без единого увольнения.

А сколько у тебя в компании реально уходит на совещания в неделю - считал когда-нибудь в рублях, или тоже кажется, что это «бесплатно»?