Главные ошибки смет

Начнем с того, какие бывают расходы на ивент: расходы третьих лиц, на команду организатора, агентская комиссия и налоги. Уже зная классификацию расходов, можно представить, сколько позиций требует внимания и проверки затрат. Смета в данном случае является документом, в котором исполнитель подробно показывает заказчику затраты на реализацию проекта. Я решила разделить ошибки при составлении смет на две большие группы: коммерческие и имиджевые. Поговорим про каждую более подробно.

Коммерческие ошибки смет — это ошибки, которые могут привести к упущенной прибыли. И здесь я постаралась разобрать и предостеречь вас от всех возможных промахах при расчетах.

Формулы — всему голова. Они позволяют легко производить вычисления и управлять содержимым документа. Поэтому этот пункт под номером один в коммерческих ошибках, где чаще всего возникают проблемы и ошибки. Зачастую в сметах очень много данных, поэтому будьте внимательны при использовании формул — они могут сыграть с вами злую шутку и привести к ошибке в расчетах по всему документу. Проверяйте диапазоны, знаки, функции в формулах, чтобы не было некорректных вычислений при автоматическом подсчете.

Смета — системный документ, где огромную роль играет его структура и, конечно же, итог. Даже при верно оформленной и систематизированной смете, сумма всех расходов может оказаться некорректной. Это может объясняться, например, неверным форматом ячеек, когда при суммировании вы упустите ту или иную статью расходов. Что, конечно же, повлияет на итоговую сумму расходов.

В агентствах многие работают с подрядчиками, у которых разные юридические лица с разной налоговой нагрузкой. Ошибки в расчете налогов почти непростительная ошибка, которая может повлечь за собой серьезные последствия. Перепроверяйте всё, даже если ваши подрядчики не меняются. Смета с расчетом налогов и без — это две разные сметы, где в первом случае — итоговый расчет будет меньше, чем во во второй. Если некорректно произведен расчет, то исполнитель несет финансовые потери с прибыли, ведь налоги — это обязанность любого налогоплательщика, установленная законом. Вариантов может быть много: СЗ, УСН, ИП, ООО — проверяйте процент, чтобы не допустить ошибку.

Очевидно, но факт, может возникнуть ситуация, при которой в строке “итог” получится некорректная итоговая сумма. Исполнителю нужно построчно проверять расчеты и форматы ячеек, дабы не допустить ошибки при подведении итогов. Ваша смета в итоге должна быть симметрична бюджету реализуемого проекта.

Давайте поговорим про второй тип недочетов при составлении смет. Ошибки, которые могут привести к репутациоyным рискам — это имиджевые ошибки смет. К этой группе мы относим:

Кажется, что это очевидная задача, но нет. Иногда могут возникнуть ситуации, когда в потоке проектов, вы можете допустить ошибку в названии сметы, например, перепутать с названием другого проекта или с “рабочим” именем. Отправляя такую смету клиенту, даже будучи профессионалом, это может показаться проявлением невнимательности и неаккуратности.

Шапка сметы содержит основную информацию по проекту: имя исполнителя, клиента, название и дата проекта. Не стоит пренебрегать проверкой этой информации, ведь это может ввести в заблуждение и вас и клиента, например, если в смете стоит неверная дата мероприятия. Не менее неэтично будет, если вы укажете неправильное имя клиента. Это также некомфортно, как если бы вас назвали другим именем, и уж тем более, допустили ошибку в именном документе.

Новички могут грешит тем, что при наличии объемных расчетов по одному или нескольких проектов, пытаются уместить все затраты на одну страницу документа. Этого лучше не делать, есть вероятность, что вы что-то потеряете и не учете. А при потери какой-либо затраты, уже во время подготовки мероприятия вы столкнетесь с непредвиденным расходом, а следовательно будете терять в деньгах. В таких моментах на помощь придет многостраничная смета. Разбивайте большой объем информации, так вам будет намного легче разобраться в ней, ничего не упустить и потом корректно все сверить.

Не забывайте, что смета — документ коммуникации как внутри агентства, так и с клиентом. Если в ячейках содержится лишняя информация, ссылки и все то, что так или иначе не является необходимым — убирайте. Чрезмерные подробности могут запутать заказчика, указываете в документе только краткую, но емкую информацию, без “воды” на полях, и уж тем более без каких-либо рабочих комментариев.

Полезный лайфхак то BROOKE — проверяйте сметы сверху вниз, начиная с названия сметы. Для проверки сметы воспользуйтесь нашим алгоритмом:

1. Название сметы

2. Шапка сметы

3. Построчные формулы

4. Суммирование всех расходов

5. Корректное начисление комиссии

6. Корректный расчет налогов

7. Корректная итоговая сумма

8. Название листа

9. Отсутствие на других листах ненужной информации

И помните: на проигрыше тендеров агентство теряет меньше денег, чем на ошибочно составленных сметах. Успехов!