Как немецкая IT-компания перестала терять сотрудников с помощью цифровизации кадрового документооборота

О сложностях найма сотрудников из других регионов и способах их преодоления — из первых уст

Цифровизация — будущее HR-индустрии, в этом уже никто не сомневается. Во времена, когда пункт «только дистанционная работа» в резюме никого не удивляет, цифровизация кадрового документооборота из просто удобного способа разгрузить HR-отдел от рутинных задач становится трендом, на который обращают внимание кандидаты, получая оффер, и к которому стремятся работодатели.

Как переход к цифровому кадровому документообороту поддерживает HR-бренд? Узнаем на примере российского представительства немецкой IT-компании Weigandt Consulting.

В СберКорус Weigandt Consulting обратились в период активного найма сотрудников. Штат компании увеличился в 3 раза за год, во многом за счет регионального найма.

Ранее HR-отдел рассматривал резюме кандидатов, проживающих исключительно в Санкт-Петербурге. В пандемийных условиях кандидатам предлагали гибридный график: человек в первый рабочий день приходил в офис для подписания трудового договора, а потом на какой-то регулярной основе появлялся в офисе, чтобы в том числе подписывать бумажные версии приказов, инструкций, обновлений.

Когда география найма расширилась, и компания стала нанимать людей на полную удаленку, сложностей прибавилось. С появлением полностью дистанционных сотрудников возникла необходимость постоянно отправлять документы на подпись: до адресата и обратно в офис компании. Взаимодействие с каждым успешным кандидатом начиналось с кропотливой и долгой процедуры отправки и получения бумажных версий документов.

С подключением «дистанционщиков» снизилась общая по компании конверсия из отправки оффера в найм. То есть, сотрудники принимали оффер, а пока ждали документы, успевали принять предложение другой компании. Такая ситуация сама по себе спутывает карты, ведь на человека уже рассчитывают, с его участием формируется проектная команда. Проблему попробовали решить следующим образом: подписывать с кандидатами контракты до выхода на работу. Однако это имело смысл только для Санкт-Петербурга.

Человек, живущий в Москве получал документы спустя несколько дней, а люди из более отдаленных городов могли получить документы спустя несколько недель. Из-за этого сам смысл заблаговременного подписания контракта обесценивался.

Еще одна проблема — трудозатраты на бумажный документооборот с удаленными сотрудниками. Чтобы оформить один-единственный документ, нужно было пройти через целую цепочку действий:

Чтобы окончательно убедиться в неэффективности такого подхода, оставалось добавить затраты на расходные материалы, курьерские службы и количество часов, потраченных HR-специалистами на рутинную работу вместо решения стратегических задач.

Представителям компании было важно, чтобы процесс подписания документов происходил максимально просто: человек просто ввел код онлайн, подтвердил с помощью sms, — и документ подписан.

Дополнительным аргументов в пользу СберКорус был переход Weigandt Consulting на зарплатный проект Сбера. Это означало, что каждому сотруднику выдавалась карта Сбера, и ему по умолчанию присваивался Сбер ID, который является аналогом простой электронной подписи (ПЭП).

СберКорус предложил комплексное решение — и подпись, и необходимый софт на перехода на КЭДО. Учитывая, что Weigandt Consulting планировали дальнейшее активное масштабирование найма сотрудников, они оценили подписную схему оплаты, согласно которой с увеличением штата уменьшается стоимость КЭДО на сотрудника.

Со стороны Weigandt Consulting была выделена рабочая группа, которая состояла из заинтересованных лиц. В нее входили технический директор, HR-специалист, генеральный директор, IT-специалист и HR бизнес-партнер.

Внедрение проходило в несколько этапов. На первом создали пилот на 20 человек, в рамках которого участники прошли все шаги по оцифрованным процессам.

На втором этапе система была тиражирована на всех удаленных сотрудников.

И, наконец, на третьем этапе, все сотрудники Weigandt Consulting были переведены на кадровый электронный документооборот.

Тестовая группа по внедрению выбрала методологию Agile. На еженедельном планировании определялось, что нужно сделать в рамках тестирования КЭДО. Задачи распределялись по людям. Внедрение контролировалось представителями Weigandt Consulting в фоновом режиме и отнимало не более четырех часов в неделю.

Наиболее очевидной выгода оказалась в работе с дистанционными сотрудниками — снизились до нуля затраты на курьерские услуги и прочие процессы бумажного документооборота для удаленщиков. Здесь экономика сошлась сразу же.

В Weigandt Consulting также подсчитали, что 5% бумажных документов в среднем было утеряно или испорчено на том или ином этапе. А КЭДО исключает такую возможность. Это значит, что трудозатраты, связанные с неполучением документа, повторными оформлениями и перепроверками, исключены.

К тому же, в компании понимали, что внедрение цифровых систем благоприятно повлияет на ее репутацию. Нововведение положительно встретили дистанционные сотрудники.

Немногочисленные сомнения перед внедрением КЭДО все же были. В частности, переживала главный бухгалтер:

— «А если ко мне придут с инспекции (допустим, с трудовой, или налоговой), что я им буду показывать? Я им раньше показывала бумажные документы, а теперь что?»

Вместе с юридическим отделом Weigandt Consulting провели собственное независимое исследование, в ходе которого убедились что госорганы допускают использование документов в электронном виде, в том числе и в ходе проверок.

Основной норматив, который регулирует отношения при кадровом электронном документообороте — Федеральный закон от 22.11.2021 N 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации».

Цифровизация процессов в компании, в том числе, рутинной работы с документами — уже не отдаленное будущее. Это настоящее, в котором мы живем здесь и сейчас. Давайте вспомним, насколько быстро «цифра» входит в бизнес-процессы.

Что это означает? Что цифровые сервисы уже стали частью работы кадровых служб, и дальше их влияние будет только увеличиваться. Это, в свою очередь значит, что либо компании уже сейчас задумываются о цифровизации и готовятся к ней, либо в дальнейшем им будет все сложнее поддерживать HR-бренд и привлекать топовых сотрудников.

Можно ли быстро рассчитать выгоду от КЭДО? Можно, используя онлайн-калькулятор. Внесите данные о штате и сотрудниках HR-отдела, рассчитайте текущие затраты на бумажный документооборот и экономию от внедрения КЭДО.