Дебиторская задолженность. Регламент в компании.
Практически каждая компания в течение жизни бизнеса сталкивается с возникновением дебиторской задолженности. Это может быть перечисленный аванс поставщику/подрядчику, а исполнение от контрагента не было получено либо получено ненадлежащее исполнение (некачественный товар, работы и т.д.), либо товар поставлен/работы выполнены, а покупатель (заказчик) отказывается оплачивать, либо компания выдала денежные средства “взаймы”, а должник забыл вернуть долг и множество других оснований возникновения задолженности.
От организации работы по взысканию дебиторской задолженности в фирме зависит во многом финансовая стабильность бизнеса, так как наличие задолженности - это не только потерянные деньги, но и иные убытки (неприобретенный новый товар, вынужденно полученные деньги по кредиту для развития бизнеса и т.д.).
Кроме того, наличие просроченной и не взысканной задолженности - это также налоговый риск, так как налоговый орган в таком “неосмотрительном” поведении бизнеса может заподозрить вывод активов, незаконную налоговую оптимизацию и иные нарушения налогового законодательства.
Для системной и эффективной работы с долгами в компании необходимо регламентировать эту работу. В первую очередь, подготовить регламент по взысканию дебиторской задолженности, в котором предусмотреть порядок действий, назначить ответственного сотрудника за выполнение определенного действия, ответственность за невыполнение, ознакомить с данными регламентом всех сотрудников, включенных в процесс работы с контрагентами. Желательно регламент подготовить в письменном виде и ознакомить под роспись с ним сотрудников. Идеальным вариантом будет автоматизация установленных регламентов процедур в учетной программе.
Что должен включать в себя регламент по работе с дебиторской задолженностью?
В вопросе с дебиторской задолженностью, как и во многих других случаях, проблему лучше предотвратить, чем устранять ее последствия, поэтому регламент по работе с дебиторской задолженностью должен в первую очередь включать в себя меры по предотвращению возникновения проблемной задолженности, минимизации таких рисков, подготовке к взысканию долга.
Целесообразно внедрить в обычную практику компании следующие меры:
- Юридическая проверка контрагентов при заключении и исполнении договора. Необходимо производить проверку всех контрагентов при перечислении предоплаты, либо при исполнении контрагентом обязательств по оплате с отсрочкой/рассрочкой платежа. Также целесообразно по таким контрактам проверять контрагента периодически при исполнении обязательств, а не только при заключении договора, так как финансовое состояние контрагента может меняться (можно предусмотреть сумму исполнения, при которой обязательная проверка, или периодичность проверок (например, 1 раз в месяц, 1 раз в квартал) или иные условия обязательных проверок контрагентов в период действия договора.
- Ограничение суммы договора (отгрузки товара и т.д.) при условии об оплате с отсрочкой/рассрочкой платежа или при наличии задолженности контрагента по иным договорам/отгрузкам/выполненным работам (такое условие можно не только включить во внутренний регламент работы, но и включить в текст договора с контрагентом). По ограничениям суммы задолженности можно, например, ориентироваться на лимиты задолженности, при которых возможно взыскание долга в упрощенном или приказном порядке, о чем пойдет речь далее.
- Четко предусмотренный договором срок оплаты, а также срок ответа на претензию. Расплывчатый срок оплаты дает свободу толкования данного условия, что не всегда является плюсом, кроме того, в некоторых случаях, при неопределенности срока оплаты, может применяться срок, установленный законом или сложившийся в судебной практике, а он может быть больше, чем тот, о котором изначально договаривались стороны. Важно также, чтобы в договоре содержалось условие о сроках ответа на претензию (количество дней для ответа на претензию, а также момент, с которого данный срок начинает течь). Если данный срок не указан, то будет применяться срок ответа на претензию, установленный законом, то есть 30 дней с момента направления претензии. Срок в 30 дней является очень длинным периодом, поскольку нередко требуется ускорение подачи документов в суд с целью недопущения возможности вывода активов из организации-должника.
- Предусмотрите в договоре удобную подсудность (а во внешнеэкономических сделках предусмотрите также применимое право).
- Закрепите в регламенте срок просрочки, при котором обязательна к отправке претензия. форму претензию и порядок ее направления, хранения документов об отправке претензии, лицо (отдел), ответственный за данную работу.
- Закрепите в регламенте срок просрочки, при котором начинается работа по взысканию долга в судебном порядке, порядок взыскания долга в судебном порядке или порядок взаимодействия с юристами, которым передан данный фронт работы, лицо (отдел), ответственный за данную работу (взаимодействие с юристами).
Обязательное получение от контрагента необходимых документов для возможного взыскания долга!
Для того чтобы задолженность взыскать проще и быстрее у компании должен быть полный комплект документов в оригинале (о списке необходимых документов речь пойдет далее). Обязательным условием эффективного взыскания долга является документальное оформление задолженности. Поэтому несмотря на некоторые технические трудности или противостояние менеджеров по работе с клиентами, по продажам, иные причины данная мера должна быть обязательно внедрена в жизнь компании. Ряд документов также желательно получить от контрагента, чтобы при необходимости взыскать долг быстро.
В следующих статьях мы рассмотрим темы досудебного взыскания долга, взыскания задолженности в суде и исполнение решения суда, процедуру взыскания дебиторской задолженности с юридических лиц и ИП через арбитражный суд и многое другое.