Электронная подпись в корпоративном документообороте
Как только началась эта сумасшедшая пандемия – абсолютно все столкнулись с необходимостью удаленной работы. Все уже если не привыкли, то как минимум смирились с этим. Сотрудники начали заботиться об обустройстве рабочего места, а работодатели - об организации безопасного удаленного доступа. Все начали выдавать ноутбуки, ставить VPN и пр. В итоге справились. Но один вопрос остался не закрытым - помимо того, что нужно удаленно работать, нужно еще как-то обеспечивать корпоративный документооборот. И вообще большинство оказались не готовы к отказу от бумаги, что повлекло за собой большие сложности. Стульев в офисах стало меньше, а картриджей в принтере нет.
История про внутрикорпоративный электронный документооборот появилась довольно давно. Если раньше трудовые договоры могли подписываться исключительно собственноручно, то сегодня это уже можно сделать с помощью квалифицированной электронной подписи. Однако, в этом отношении есть много сложных нюансов. С одной стороны, есть Федеральный закон №63 от 06.04.2011 «Об электронной подписи», который разрешает использовать электронную подпись (ЭП) и обязывает признавать равносильными документы, подписанные ею и собственноручно. С другой стороны — Трудовой кодекс Российской Федерации, который позволяет применять электронные документы только удаленным сотрудникам и лишь с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи — УКЭП.
Сейчас Минтруд запустил эксперимент (Приказ Минтруда России от 14.05.2020 N 240н "Об утверждении Положения о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой") о том, чтобы кадровый документооборот можно было в любом случае подписывать УКЭП и даже УНЭП!!! Если эксперимент пройдет успешно – это будет большой прорыв, тем более, что УНЭП можно абсолютно спокойно и официально выдавать удаленно.
Идем далее. Внутри компании множество других документов, которые сотрудники могут подписывать электронной подписью. Так, например, личные карточки, ознакомление с приказами, графиками отпусков и прочими внутренними документами эффективнее и удобнее вести в электронной системе, доступ в которую предоставлен работникам.
Очевидно, что ЭДО обеспечивает «прозрачность» процессов работы с документами и увеличивается скорость доступа к документации, а, следовательно, и их исполнение в подразделениях. Также повышается исполнительная дисциплина, что влечет за собой снижение количества издержек, потери документов, случаев несвоевременной подачи информации о ходе выполнения поручений. Более того, так как документы в цифровом виде подписываются электронной подписью, то это обеспечивает возможность четко определить ответственного за действия (совершенные или, наоборот, не совершенные).
Кстати, вам может показаться странным существование «внутреннего фрода», однако в крупных компаниях это далеко не редкость. И, при возникновении конфликтных ситуаций, люди перекладывают ответственность с себя на коллег и работодателя. В случае с ЭДО организация получает точное и более эффективное исполнение трудовых обязанностей своими сотрудниками. Таким образом, внутрикорпоративный электронный документооборот помогает не только избавиться от бумаги, но и способствует повышению дисциплины и ответственности сотрудников.
При этом процесс перехода на самом деле не так страшен. Это доступно далеко не только крупным компаниям. Можно даже реализовать ЭДО в облаке на уже готовых системах. И даже выдавать удаленно ПЭП и НЭП.
К сожалению, боюсь тут писать названия, а то уважаемые модераторы воспримут как рекламу отдельных систем)))
Идея с ЭДО неплохая, но нужно время чтобы она прижилась. У нас, например, возникло противостояние: я (юрист) и бухгалтер топят за силу бумаги, а технари - фронт/бэк энд, разработчики приложений считают, что цифры 1/0 и код лучше.