Акты отменяют? Что бизнесу нужно знать про УПД
Бизнес-сообщество обсуждает новость: с 2026 года якобы нельзя будет применять товарные накладные и акты, а единственным документом станет УПД. Так ли это на самом деле и что это за документ — разбираем в ответах на ключевые вопросы.
Что такое УПД?
УПД — это универсальный передаточный документ. Он заменяет сразу несколько документов: счёт-фактуру и первичный документ (например, накладную или акт). В зависимости от ситуации ему присваивается статус:
«1» — если он заменяет и счет-фактуру, и накладную/акт;
«2» — если он заменяет только накладную или акт (без счёт-фактуры) .
В каких случаях применяется УПД?
УПД применяется при реализации товаров, работ, услуг и имущественных прав. Он заменяет:
- товарную накладную (ТОРГ-12);
- акт выполненных работ/оказанных услуг;
- акт приема-передачи имущественных прав;
- счёт-фактуру.
Со следующего года обязательно переходить на УПД?
С 1 января 2026 года использовать электронные форматы старых накладных (ТОРГ-12) и актов будет нельзя. Их должен заменить электронный УПД версии 5.03.
Важное уточнение: это правило касается только электронного документооборота (ЭДО). Если оформляете документы на бумаге, то можете продолжать использовать привычные формы (ТОРГ-12, акты) и после 2026 года.
Что делать с контрагентами, которые не готовы к ЭДО?
Изменения не должны разрывать хозяйственные связи. Как следует из ответа выше, с контрагентами, которые не готовы к электронному УПД, можно будет продолжать работать с помощью бумажных версий привычных документов.
Как исправить ошибку в подписанном УПД?
Юридически правильный алгоритм зависит от типа ошибки:
- Для исправления технических ошибок (опечатки, реквизиты) → составить исправленный УПД.
- Если ошибка в сумме или количестве (то есть в условиях сделки) → составить корректировочный УПД.
В обоих случаях новый документ заменяет собой старый, который считается аннулированным.
Нужно ли выставлять УПД на аванс?
Нет, УПД на аванс не выставляется. Этот документ предназначен только для оформления факта отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг). При получении аванса выставляют обычный счёт-фактуру в течение 5 календарных дней.
Если сделка срывается и аванс возвращается, поставщик имеет право принять ранее начисленный НДС к вычету на основании документов, подтверждающих возврат (допсоглашение, платёжное поручение).
Увеличит ли УПД объем работы?
Нет, не увеличит. УПД — это «два в одном», поэтому он должен не дублировать, а заменять внутренние документы (заявки, путевые листы). Его задача — упростить и унифицировать процесс, сократив общее количество документов и минимизировав ошибки.
Какие скрытые затраты ждут собственника в связи с переходом на УПД?
Помимо стоимости ЭЦП и обновления ПО, в бюджет стоит заложить:
- Обучение сотрудников (бухгалтерии, менеджеров).
- Возможные простои на этапе внедрения.
- Услуги IT-специалиста для настройки обмена.
Если передали бухгалтерию на аутсорс, то эти затраты возьмёт на себя ваш подрядчик. Делегируйте бухгалтерию компании «Моё дело» и не переживайте об изменениях в НК или документообороте. Страхуем ответственность перед клиентами на 100 млн рублей.
Как руководителю контролировать процесс без погружения в детали?
Руководителю стоит внедрить несколько ключевых показателей (KPI) для отделов:
- % «сломанных» документов: доля УПД, отклонённых контрагентами из-за ошибок.
- Среднее время на исправление: как быстро отдел устраняет ошибки в документах.
- Отсутствие просрочек: все документы должны отправляться в срок.
В чём выгода раннего внедрения УПД?
Досрочный переход на электронный УПД даёт два ключевых преимущества:
- Репутационное: вы выглядите как современный и технологичный партнёр в глазах контрагентов.
- Технологическое: вы заранее обкатаете все процессы, найдёте и исправите ошибки до того, как налоговая служба начнёт применять санкции за несоответствие формату.
Если нужна помощь или консультация, приходите в бухгалтерию для бизнеса «Моё дело» — с нами удобно, комфортно и безопасно.