Доплата за замещение сотрудника: как оформить и начислить

Ситуации, когда необходимо заменить временно выбывшего работника, бывают разные: ушел в отпуск, отстранен от работы из-за отсутствия прививки от коронавируса или остался дома на период нерабочих дней. В статье рассказываем, как доплатить сотруднику за то, что он замещает другого.

Компания должна работать, несмотря на отсутствие кого-то из персонала. Поэтому обязанности выбывшего сотрудника передаются другим.

Возможность замещения предусмотрена ст. 60.2 ТК РФ. В ней сказано, что замещение — это исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника. Там же приведены условия замещения:

Замещение не нужно путать с совмещением, расширением зоны обслуживания или увеличением объема работы. Это тоже способы переложить обязанности отсутствующего работника на кого-то, кто может с ними справиться, но тут речь идет о вакантной должности. То есть основной работник не временно отсутствует, а его вообще нет в штате компании.

Для замещения должны выполняться три условия:

Статья 60.2 ТК РФ называет еще одно условие: возможность досрочного прекращения замещения как по инициативе работника, так и по указанию работодателя. Достаточно письменно предупредить вторую сторону за три рабочих дня.

Все остальные вопросы замещения отданы на усмотрение работника и работодателя. В частности:

Письменное оформление замещения — это требование ст. 60.2 ТК РФ. Оформите должностную инструкцию, дополнительное соглашение и приказ.

Должностная инструкция. Добавьте запись в должностную инструкцию того сотрудника, который замещает временно выбывшего:

Должностная инструкция (фрагмент)

Читать полностью

Дополнительное соглашение о замещении. В дополнительном соглашении к трудовому договору пропишите:

Не указывайте дату окончания замещения, если ее невозможно определить. Например, основной сотрудник отправляется на длительное лечение. Никто не знает точно, сколько времени понадобится для выздоровления. В допсоглашении можно оговорить дату начала и условия окончания без указания точной даты.

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 3

к трудовому договору от 07.02.2011 № 348

г. Москва10.01.2021

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице директора Львова Александра Владимировича, действующего на основании устава, с одной стороны и бухгалтер Зайцева Валентина Николаевна, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны договорились внести в трудовой договор от 07.02.2011 № 348 (далее — Трудовой договор) следующие изменения:

1. Дополнить Трудовой договор следующим пунктом:

«Работнику поручается в порядке временного исполнения обязанностей отсутствующего сотрудника выполнение обязанностей главного бухгалтера (на период командировки главного бухгалтера А. С. Глебовой) с доплатой в размере 25 процентов оклада по замещаемой должности».

2. Все другие условия Трудового договора считать неизменными и обязательными для исполнения сторонами.

3. Настоящее дополнительное соглашение составлено в двух экземплярах, по одному экземпляру для Работника и Работодателя, и вступает в силу с 11.01.2021. Оба экземпляра имеют равную юридическую силу.

Подписи сторон:

Львов А. В. Львов

Зайцева В. Н. Зайцева

М. П.

Экземпляр дополнительного

соглашения получил(а)

Зайцева

В. Н. Зайцева

10.01.2021

Если замещаемая должность предполагает материальную ответственность сотрудника, необходимо заключить договор о полной материальной ответственности. Ориентируйтесь на положения ст. 241–243 ТК РФ.

Приказ о замещении. На основании допсоглашения издайте приказ. Унифицированной формы такого приказа нет, оформите его на бланке организации или простом листе. В приказе продублируйте информацию о должности, сроках и размере оплаты. Данные из приказа перенесите в раздел Х личной карточки сотрудника.

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

(ООО «Альфа»)

ПРИКАЗ № 5

О временном исполнении обязанностей отсутствующего сотрудника

(временном замещении)

10.01.2021г. Москва

В связи с временным отсутствием главного бухгалтера и в соответствии со статьями 60.2, 151 Трудового кодекса РФ

ПРИКАЗЫВАЮ:

Основание: дополнительное соглашение от 10.01.2021 № 3 к трудовому договору от 07.02.2011 № 348.

ДиректорЛьвовА. В. ЛьвовС приказом ознакомлен(а)ЗайцеваВ. Н. Зайцева

В трудовой книжке не отражается информация о замещении. Это не перевод и не совместительство, а только временное увеличение рабочих обязанностей. Данное событие не относится к сведениям о работе, по этой причине не отражается в трудовой книжке. И по этой же причине отчет СЗВ-ТД на заместителя не сдается.

Есть несколько вариантов установления размера доплаты.

Вариант № 1 — доплата в фиксированной сумме. Например, бухгалтер исполняет обязанности кадровика, находящегося в отпуске. За это получает доплату в размере 15 тыс. ₽.

Вариант № 2 — процент от оклада заместителя. Например, секретарь получает ежемесячный оклад в размере 35 тыс. ₽. Он замещает курьера и получает за это доплату в размере 25 % от своего оклада, то есть 8 750 ₽ (35 тыс. ₽ × 25 %).

Вариант № 3 — процент от оклада замещаемой должности. Например, секретарь получает ежемесячный оклад в размере 35 тыс. ₽, курьер получает оклад в размере 20 тыс. ₽. Секретарь замещает курьера и получает за это доплату в размере 50 % от оклада курьера, то есть 10 тыс. ₽ (20 тыс. ₽ × 50 %).

Условия доплаты фиксируются в допсоглашении и приказе.