Как самозанятому перейти на простой ЭДО

Для обмена юридически значимыми электронными документами не обязательно получать квалифицированную электронную подпись (КЭП). Сергей Казаков, руководитель Удостоверяющего центра Контура рассказал, как работает простой ЭДО, и почему самозанятым удобно использовать именно его.

Сергей Казаков, руководитель Удостоверяющего центра Контура
Сергей Казаков, руководитель Удостоверяющего центра Контура

Что называют простым ЭДО

При простом электронном документообороте стороны подписывают документы неквалифицированными электронными подписями (НЭП). Чтобы такие документы имели юридическую силу, перед началом работы стороны заключают специальное соглашение. В нем они признают, что документы, подписанные НЭП, считаются юридически значимыми.

Почему самозанятым удобнее использовать именно НЭП

Обычно сервисы электронного документооборота используют квалифицированную электронную подпись (КЭП). С одной стороны использовать КЭП в документообороте проще. Она придает документам юридическую значимость без каких-либо условий. И заключать соглашения перед началом документооборота не нужно.

Также у юрлиц — основных пользователей таких сервисов — чаще всего уже есть КЭП и они привыкли с ней работать. Например, с ее помощью они сдают отчетность и участвуют в торгах.

А вот самозанятые отчетность не сдают. И КЭП им если и понадобится, то скорее всего только для документооборота с заказчиками. И для многих это не настолько веская причина получить подпись. Для выпуска КЭП нужно лично прийти в офис удостоверяющего центра (УЦ). Также за получение подписи нужно заплатить: в среднем около 1-3 тыс. рублей. И действовать эта подпись будет ограниченное время, чаще всего год. После окончания срока действия, нужно получить новую подпись: нужно снова заплатить и, возможно, понадобиться вновь приехать в УЦ. Не все самозанятые готовы тратить время и деньги только на то, чтобы быстрее обмениваться документами с заказчиками.

Именно поэтому использовать НЭП для них практичнее. Так, в некоторых сервисах за выпуск НЭП не нужно платить. А выпустить ее можно удаленно, для этого нужно только подтвердить личность.

Какие документы можно подписывать НЭП

В документообороте с контрагентами есть два вида документов, которые можно подписать только квалифицированной подписью — счета-фактуры и универсальные передаточные документы (УПД).

Все остальные документы можно подписать НЭП, например:

  • договоры,
  • технические задания,
  • дополнительные соглашения к договору,
  • акты приемки,
  • приказы и положения.
Как самозанятому перейти на простой ЭДО

Как самозанятым перейти на простой ЭДО

Организовать все самостоятельно не получится. Для перехода на простой ЭДО нужно использовать специальный сервис, например, Контур.Сайн.

Во время регистрации в таком сервисе пользователь заключает соглашение об использовании НЭП. Все документы, которые он в нем подпишет, будут иметь юридическую силу. При проверке налоговой документы можно распечатать — на них будет отметка о подписании электронной подписью. А по запросу суда сервисы могут предоставить и протоколы подписания. По ним можно отследить кто и когда подписал определенный документ.

После регистрации и идентификации пользователь получает НЭП для работы в сервисе и может создать и подписать первый документ.

Как перевести заказчиков на ЭДО

Настроить электронный документооборот с юрлицами обычно не сложно. Такой способ обмена документами выгоден в первую очередь им. ЭДО позволяет юрлицам сэкономить время и деньги на подготовку, распечатку и пересылку бумажных документов. Поэтому чаще именно юрлица инициируют переход на ЭДО.

Самозанятому остается убедить заказчика использовать именно простой ЭДО и работать в определенном сервисе. Какие доводы можно использовать:

  • Это не потребует дополнительных затрат. Сервисы не берут плату за регистрацию и выпуск НЭП. В большинстве из них платить нужно только за отправку документа. Если договор создает самозанятый, он за него и платит.
  • В сервисе можно работать с другими самозанятыми и даже физлицами. Если компания сотрудничает с фрилансерами, ей будет удобно вести весь документооборот с ними в одном месте.

С физлицами сложнее. Многих сначала нужно убедить заключить договор. Важно объяснить, что этот документ защищает обе стороны и обезопасит не только исполнителя, но и клиента. Если в процессе сотрудничества возникнут разногласия, решить их будет проще.

А заключить договор онлайн быстрее. Так, клиенту не придется ехать на встречу, только чтобы поставить подпись на бумаге. А если вы находитесь в разных городах — пересылать договор по почте.

99
9 комментариев

Сервис отличный, пользуюсь!

2
Ответить

Комментарий недоступен

Ответить

Готова получить НЭП + ЭДО, но никто из менеджеров пока не готов мне это продать(

1
Ответить

Елена, напишите, пожалуйста, в личные сообщения свои контакты, мы выясним подробности и свяжемся с вами.

Ответить

@Контур сделайте поддержку продуктов для Линукс а то чо как лохи то? Даже Микрософт уже одуплился и смотрит в сторону пингвинятки а вы тормозите....:-))))

Ответить

Комментарий недоступен

Ответить