Какие вопросы по командировкам волнуют работодателей

В статье разбираем вопросы, связанные с командировками сотрудников: можно ли учесть расходы на тесты, что делать, если во время командировки у работника поменялись планы и это отразилось на размере командировочных, как оформить служебную поездку гражданам Беларуси, которые работают удаленно из Минска в российской компании?

При УСН в расходах можно учесть (пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ):

Поэтому командировочные расходы: проезд и проживание, которые исполнитель оплатил для своего работника, он может учесть в расходах для УСН при условии, что они будут документально подтверждены: авансовый отчет, билеты, документ, подтверждающий оплату гостиницы.

Сумму возмещенных заказчиком командировочных расходов можно учесть в доходах для расчета налога по УСН (п. 1 ст. 346.15, п. 1 ст. 248 и ст. 250 НК РФ).

Порядок оплаты для сотрудников-сдельщиков работодатель устанавливает самостоятельно, фиксируя его во локальном нормативном акте — например в положении о заработной плате.

Можно установить почасовую оплату. Например, сотрудник полдня провел в дороге, остальные полдня потратил обустройство в гостинице, другие вопросы. В итоге к работе приступил только с утра следующего дня. В таком случае оплатить нужно весь первый день.

Если сотрудник вернулся из командировки в середине рабочего дня, не поехал в офис, остальное время провел дома — оплатить можно только половину дня. Но нужно помнить, что плата в командировке не может быть меньше МРОТ из расчета за полный месяц.

Специального размера суточных для командированных иностранных работников, работающих дистанционно на территории иностранного государства, законодательство РФ не предусматривает. Размер суточных устанавливается по стране въезда:

Сегодня предельный размер суточных для налога на прибыль:

Таким образом, при командировке в Россию иностранных работников, работающих дистанционно на территории Республики Беларусь, в день въезда на территорию РФ и в период нахождения на территории РФ суточные выплачиваются из расчета 700 ₽ в день. При возвращении в Республику Беларусь в день выезда из РФ суточные выплачиваются из расчета 2 500 ₽.

Даты пересечения государственной границы РФ при въезде и выезде с территории РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте (п. 18 Положения о командировках, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

При пересечении государственной границы Республики Беларусь отметка в паспорте не проставляется (ст. 1 Соглашения между Правительством Республики Беларусь, Правительством Республики Казахстан, Правительством Кыргызской Республики, Правительством РФ и Правительством Республики Таджикистан от 30.11.2000 «О взаимных безвизовых поездках граждан»). Поэтому работодатель для определения размера суточных устанавливает дату и время пересечения белорусской границы, руководствуясь расписанием поезда или самолета и билетами сотрудника на них.

Работодатель обязан выплатить сотруднику суточные (ст. 168 ТК РФ). Но при этом работодатель вправе сам установить размер таких суточных. А вот на что работник будет их тратить, он решит сам.

Например, он может купить дополнительные продукты — кофе, воду, чай, то есть то, что не оплачивается работодателем либо не предоставляется отелем. Работодатель может установить в ЛНА о командировках градацию суточных в зависимости от условий поездки. Например, бизнес-мероприятие, где будут кормить, — 600 ₽, а решение производственных вопросов, где сотрудник должен оплатить обед сам, — 1 300 ₽.

Выданные под отчет деньги на приобретение канцтоваров, топлива и прочие хозяйственные расходы не являются объектом налогообложения страховыми взносами. Эти средства и приобретенные на них ТМЦ — собственность организации и не являются расходами работника. Следовательно, данные суммы не отражаются в РСВ (ст. 420, 422 НК РФ).

При направлении сотрудника в командировку работодатель обязан компенсировать ему расходы на проезд, питание и проживание (ст. 168 ТК РФ). Для компенсации расходов сотрудник должен представить документы, подтверждающие произведенные расходы.

Если организация готова оплатить расходы без подтверждающих документов, то работник в авансовом отчете указывает соответствующую сумму расходов, руководитель утверждает авансовый отчет, и бухгалтерия может выплатить деньги.

Но при этом надо учесть, что такая сумма компенсации будет доходом физического лица, включаемым и в налоговую базу по НДФЛ (ст. 210 НК РФ), и в базу для исчисления страховых взносов, поскольку нет подтверждающих документов (ст. 252 НК РФ).

Работодатель может издать приказ и на его основании выплачивать компенсацию проживания в размере 700 ₽ без предоставления подтверждающих документов. Но эти суммы все равно должны будут войти в базу для НДФЛ и страховых взносов, так как отмечены в ст. 217 и 422 НК РФ. Там поименованы только суточные в размере 700 ₽, которые не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Если возврат билета произошел по вине работника, то учесть неустойку в целях налогообложения прибыли нельзя.

За причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка (ст. 241 ТК РФ).

Но если работодатель откажется от возмещения материального ущерба, то расходы на возврат билетов приобретают характер прочих расходов и отражаются на счете 91 «Прочие доходы и расходы».

Тогда эту сумму следует отразить на счете 91.2 «Прочие расходы, не учитываемые в целях налогообложения». Данный расход будет формировать только бухгалтерскую прибыль.

Поскольку потенциальный покупатель не является работником компании, компания не вправе учесть затраты на его проезд и проживание для целей налогообложения прибыли в качестве командировочных расходов (письмо Минфина РФ от 16.10.2007 № 03-03-06/1/723).

Однако можно признать такие затраты представительскими расходами (п. 2 ст. 264 НК РФ). Они должны быть обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ) одним из следующих документов (письмо Минфина РФ от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675):

При этом представительские расходы в целях налогообложения прибыли относятся к нормируемым расходам. Они включаются в состав прочих расходов и не могут превышать 4% от расходов на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период (письма Минфина РФ от 15.03.2017 № 03-03-06/1/14731, от 10.04.2013 № 03-03-06/2/11897).

Если же вдруг сумма превысила установленный предел, представительские расходы следует относить к расходам, не учитываемым в целях исчисления налога на прибыль организаций (п. 42 ст. 270 НК РФ).

В таком случае работодателю нужно соблюдать такой алгоритм:

Если сотрудник работал в выходной или нерабочий праздничный день в пределах месячной нормы рабочего времени, оплата будет не менее одинарной дневной или часовой ставки за день или час работы сверх оклада. Если сотрудник работал сверх месячной нормы рабочего времени, оплата будет в размере не менее двойной дневной или часовой ставки за день или час работы сверх оклада (Положение, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).

Конкретные размеры платы за работу в выходной или нерабочий праздничный день могут устанавливаться и коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором.

Оплата в повышенном размере производится всем работникам за часы, фактически отработанные в выходной или нерабочий праздничный день. Если такой день приходится часть рабочего дня (смены), в повышенном размере оплачиваются только часы, фактически отработанные в выходной или нерабочий праздничный день (от 00:00 до 24:00).

Поскольку работник при однодневной командировке может вернуться домой, суточные ему не положены (п. 11 Положения № 749. утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Если организация при направлении работника в однодневную командировку выплатит ему суточные, то при проверке налоговые органы исключат данные суммы из расходов и доначислят НДФЛ и страховые взносы (ст. 252, п. 1 ст. 210, ст. 420 НК РФ).

Но при этом работодатель обязан возмещать работнику расходы, связанные с однодневной командировкой (ст. 168 ТК РФ). Однодневная командировка оформляется в обычном порядке. Работник точно так же составляет авансовый отчет и прилагает к нему документы, подтверждающие понесенные расходы. В бухгалтерском и налоговом учете эти расходы учитываются как обычно.

Поскольку работник не потратил выданные ему деньги, то в авансовом отчете указывать нечего. Неиспользованную сумму работник сдает обратно в кассу организации по приходному кассовому ордеру.

Организация вправе самостоятельно разработать и утвердить порядок учета и возврата подотчетных сумм. Например, если работнику был выдан аванс, но он ничего на эти деньги не купил, можно составить авансовый отчет, в котором будет указана полученная сумма, а на оборотной стороне будут проставлены прочерки и указана сумма к возврату. Также возврат денег можно оформить приходным кассовым ордером — без составления авансового отчета. Запрета в таком оформлении возврата подотчетных сумм нет.

Законодательством установлено, что работнику, находящемуся в командировке, сохраняется средний заработок на период командировки. Поэтому нельзя выплатить ему зарплату по фактически отработанному времени, то есть по часам. Это будет нарушением прав работника.

Если приобретение роутера продиктовано производственной необходимостью —- например для связи с работником при исполнении им служебных обязанностей, а затраты на его приобретение документально подтверждены, их можно отнести к материальным расходам (пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Таким образом, стоимость роутера, равно как и затраты на связь (телефонную или интернет — пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ), компания вправе учесть при расчете налога на прибыль.

В бухгалтерском учете стоимость расходов на связь учитывается в зависимости от того, с каким из процессов связана командировка — это может быть управление (счет 26), основное производство (счет 20) или продажи (счет 44). Для расчетов за услуги связи используют счета 60 или 76 — в зависимости от того, что указано в учетной политике.

Для целей налогового учета и командировочные расходы, и расходы на связь отнесены к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 12 и 25 п.1 ст. 264 НК РФ), и являются косвенными расходами (ст. 318 НК РФ).

Сейчас обязанность граждан, прибывающих на территорию РФ, проходить тестирование на коронавирус предусмотрена ст. 31Федерального закона от 30.03.1999 № 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения» и Постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 18.03.2020 № 7 «Об обеспечении режима изоляции в целях предотвращения распространения COVID-2019».

Поэтому если работник из служебной поездки прибыл на территорию РФ, он обязан пройти тестирование, а работодатель должен возместить работнику понесенные расходы. Эти расходы учитываются для целей налогообложения прибыли в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией продукции (пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если же анализ на коронавирус требовался для въезда в другую страну, в организации необходимо издать приказ на прохождение такого теста перед началом командировки и сослаться на требования, установленные той страной, куда направляется работник. В таком случае расходы на тест тоже будут экономически обоснованы, так как связаны с производственной деятельностью организации (командировка не состоится без теста), и их тоже можно будет учесть для целей налогообложения прибыли (пп. 49 п. 1 ст. 264, пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ, письма Минфина РФ от 23.06.2020 № 03-03-10/54288, ФНС РФ от 29.06.2020 № СД-4-3/10479@).