Работа с самозанятыми. Как ускорить распознавание чеков самозанятых?
В 2017 году в России появилась новая форма трудовой деятельности — самозанятость. Няни, сиделки, переводчики, уборщики, дизайнеры и многие другие раньше получали свои доходы не по трудовому договору, а чаще по устному соглашению. Это приводило к тому, что компании получали некачественно выполненную работу, а специалисты оставались без оплаты за предоставленные услуги.
С 2019 года в российском законодательстве появился новый режим налогообложения — «Налог на профессиональный доход». На сегодняшний день количество самозанятых достигло 6.5 млн. человек и оно продолжает расти. Компании все чаще заключают договор со специалистами на выполнение разовых услуг, это намного дешевле, чем нанимать подрядную организацию.
Однако многие бухгалтеры до сих пор не уверены в том, что правильно учитывают расчеты с самозанятыми.
Ключевые аспекты при работе с самозанятыми
В настоящее время самозанятые активно сотрудничают как с физическими, так и с юридическими лицами. Обычно физические лица не требуют официального подтверждения сделки, в то время как юридические лица обязаны учитывать расходы и отчитываться по ним перед налоговой.
До введения налога на профессиональный доход (НПД) компании могли работать с самозанятыми гражданами либо на основе трудового договора, который требует уплаты НДФЛ и страховых взносов, либо по договору гражданско-правового характера. Теперь организации могут взаимодействовать с самозанятыми так же, как с обычными юридическими лицами. Плательщики НПД самостоятельно уплачивают налоги и взносы по своему усмотрению.
После выполнения работ самозанятые предоставляют заказчику чек, что является их обязанностью в соответствии с пунктом 3 статьи 14 Федерального закона № 422-ФЗ. Чек может быть как бумажным, так и электронным.
Важно, чтобы в нем содержались наименование услуги или товаров, а также ИНН заказчика (в соответствии с пунктами 8-10, статьи 15, Федерального закона № 422-ФЗ).
Все остальные документы, кроме чека, они могут не предоставлять, по мнению налоговой инспекции и Минфина этого достаточно для признания расходов в бухгалтерском и налоговом учете.
При этом Акт выполненных работ запрашивать не обязательно, но налоговая служба рекомендует его составлять, поскольку он служит подтверждением даты и факта предоставления услуги. Кроме того, в акте обычно более подробно описывается характер выполненных работ.
Бухгалтеры по привычке ожидают счет-фактуру вместе с накладной или актом. Согласно статье 143 НК НДС уплачивают только компании и ИП, работающие по общей системе налогообложения. Плательщики НПД, в соответствии с законом № 422-ФЗ, полностью освобождены от учета и уплаты НДС, а также выставления счетов-фактур.
Единственным исключением является импортный НДС. Если самозанятый гражданин приобретает товары или услуги у иностранной компании, которая не имеет представительства или филиала в России, ему придется уплатить ввозной НДС. Однако самозанятый гражданин не имеет права выставлять такой НДС в своих счетах. Если вы обнаружили выделенный НДС в чеке от плательщика НПД, попросите его переоформить чек без указания НДС.
Упрощение учета чеков самозанятых в 1С
Изначально бухгалтер создавал платежное поручение с использованием операции «Прочие списания» и отправлял его в банк. Затем необходимо было заполнить выписку и создать документ «Поступление», чтобы зарегистрировать товар или услугу, при этом номера чеков вносились вручную. При наличии нескольких самозанятых исполнителей такой подход требовал значительных усилий и времени для учета.
В новой версии 1С разработчики добавили функцию, позволяющую учесть всех самозанятых исполнителей в одном документе. Теперь в программе формируется реестр выплат самозанятым, что значительно упрощает процесс учета. Все данные автоматически учитываются в системе, что позволяет сократить затраты времени и сил.
Активация функции учета самозанятых
По умолчанию эта функция отключена, для её включения выполните следующие действия:
- В главном окне программы найдите раздел «Настройки».
- В нем выберите пункт «Функциональность» в левой колонке.
- В правой части окна найдите строку «Выплаты самозанятым» и поставьте галочку напротив нее.
Далее для учета самозанятых необходимо добавить их в справочник «Контрагенты». В карточке контрагента в поле «Вид контрагента» можно выбрать новый пункт «Самозанятый».
В разделе «Покупки» появился новый документ «Выплаты самозанятым». Если у вас есть несколько плательщиков НПД, и все оказывают одну и ту же услугу, вы можете выбрать «Единая» в поле «Услуга» в шапке документа и указать ее наименование. Если услуги разные, выберите «В списке» и добавьте каждую услугу в табличной части документа.
В документе «Выплаты самозанятым» есть колонка для чеков самозанятых. Информация автоматически заполняется из документа «Списание с расчетного счета», который бухгалтер проводит для закрытия расчетов с ними. Однако, если информация о чеках отсутствует в списании, их нужно внести вручную. Несмотря на то, что этот процесс упрощен, некоторые компании по-прежнему используют старый способ ведения учета из-за требований акта при проверке налоговой.
Как быстро загрузить чек?
Для загрузки чека от самозанятого в 1С можно использовать следующие методы:
1. Для нового чека:
- В документе «Списание с расчетного счета» или «Выплаты самозанятым» выберите внесение чека вручную.
- Выберите файл чека и прикрепите его к документу.
2. Старый способ учета:
- Запустите обработку «Загрузка чеков самозанятых».
- В шапке обработки укажите сведения о компании и необходимые настройки.
- В табличной части обработки укажите ссылку на чек, который будет автоматически загружен с сайта налоговой.
- После нажатия кнопки «Загрузить» автоматически создастся документ «Поступление», который бухгалтеру останется только проверить и провести.
В меню «Загрузка чеков самозанятых» реализована удобная функция по автоматизации загрузки чеков, которые поступают в виде сканов на почту. В шапке обработки необходимо указать e-mail, с которого программа будет забирать сканы, выбрать период и нажать кнопку «Загрузить из почты». Алгоритм поиска самостоятельно ищет чеки по темам и текстам писем и вносит их в 1С, а затем автоматически создается приходный документ.
Как быстро вносить данные?
Для того, чтобы быстро ввести данные из чека, можно воспользоваться специальными сервисами по распознаванию документов. Их довольно много, поэтому при выборе стоит руководствоваться следующими критериями:
- Высокая точность распознавания — сервис должен быть достаточно точным, это поможет избежать ошибок и последующих проверок документов;
- Быстрота операций — чем быстрее программа будет распознавать чеки, тем раньше вы сможете провести все документы. Например, в сервисе Энтера можно сканировать куар код с чека с помощью смартфона, и он сам загрузится в 1С;
- Удобный интерфейс — сервис должен быть интуитивно понятным и простым, чтобы не пришлось в нем долго разбираться;
- Поддержка чеков от самозанятых — в некоторых сервисах есть специальная функция по обработке чеков самозанятых и это еще больше автоматизирует процесс.
Использование сервиса для распознавания чеков, может значительно упростить процесс работы с чеками самозанятых и повысить эффективность бухгалтерии. Загрузка большого количества документов одновременно и возможность автоматической обработки значительно экономят время и упрощают процесс работы с чеками.