Как не поймать новые штрафы по воинскому учету

С октября 2023 года в разы увеличиваются штрафы за несоблюдение обязанностей по ведению воинского учета. И если раньше ответственность и вероятность ее применения были минимальными, то с 1 октября размер штрафов, который начинается от 100 тысяч рублей для малых предприятий и от 350 тысяч для среднего и крупного бизнеса, заставил многие организации по-новому взглянуть на обязанность по ведению воинского учета и, наконец-то, организовать его.

Основания: Статьи КоАП 21.1, 21.2, 21.4, 19.38 ч. 2 ст. 19.38, 19.7

Обращайте внимание на каждый аспект учета, чтобы избежать потенциальных проблем, максимальный штраф на юрлицо 500 тыс. руб.

Фактически это все юридические лица, у которых есть сотрудники или военнообязанные сотрудницы.

!При этом, индивидуальные предприниматели, даже с работниками, воинский учет вести не должны.

Воинский учет для компаний становится ключевым моментом. Особенно, если у вас в команде:

Следует помнить, что учет работника будет продолжаться до того момента, пока он остается в запасе. Сроки? Для женщин это до 50 лет, для мужчин — до 70, но все зависит от их воинского звания и квалификации.

Рассмотрим детали и особенности процесса по постановке и ведению воинского учета. Начнем с вопроса: «Что делать, если организация его изначально никогда не вела?»

1. Регистрация в военкомате: по юридическому адресу бизнеса. Филиалы и другие обособки не требуют отдельной постановки на учет.

2. Ответственность: Назначьте ответственного за учет. Помимо руководителя (главного по учету) . Если в команде меньше 500 человек, одного кадровика достаточно, за совмещение функций ему потребуется доплата. От 500 до 2000? Эта задача станет основной обязанностью сотрудника отдела кадров с отдельной ставкой. А если больше? Пора организовывать военно-учетное бюро с двумя и более специалистами.

3. Документы: Вам понадобятся: учредительные документы, карточка по форме 18 и приказ о ведении воинского учета, с указанием в нем ответственного за учет и лиц его замещающих.

4. Согласование. После составления, документы требуют одобрения военкомата. В отсутствие такового, приказ и остальные документы нужно согласовать с местными властями.

5. Результат: Документы согласованы и представлены - организации должны выдать справку о том, что она поставлена на воинский учет.

6. Хранение: После получения справки, выделите специальное место для всех документов и металлические шкафы, и пусть доступ имеют только избранные (ответственные за учет).

Каждый военкомат — особенный. Несмотря на информацию выше, уточняйте детали у местных военных комиссариатов. Список доступен на сайте Минобороны.

Организация документооборота: Начните с идеальной системы. У вас должна быть коллекция папок: инструкции для учета, годовой план, каталог сотрудников и регистрация проверок.

Журнал проверок: Здесь вы отмечаете каждую инспекцию военкомата. И да, он должен быть оформлен по всем правилам: пронумерован, заверен, прошнурован.

Стратегия на год: Составьте дорожную карту на год по воинскому учету. В нем вы разбиваете свои шаги на месяцы. В том числе в плане укажите виды отчетов по воинскому учету и сроки их подачи (Прил. № 17 к Методическим рекомендациям) . Должен быть подписан руководителем!

Синхронизация с военкоматом: Составили план? Отлично. Теперь согласуйте его с военкоматом. Будьте готовы к итерациям и корректировкам. Все изменения — обратно на утверждение.

Досье на сотрудника: С 2022 года — это карточка по форме № 10. Все ключевые моменты о сотруднике в одном месте: от личных данных до трудоустройства.

Актуализация данных: Запросите у сотрудников документы воинского учета. Важно удостовериться, что вся информация соответствует действительности на текущую дату.

Картотека 2.0: Отсортируйте карточки. Офицеры, солдаты, женщины, призывники — каждый в своем отделе. Ну и карточки для тех, кто переехал без регистрации, отдельно.

Архивирование: Сотрудник снят с учета? Переместите его карточку в архив до того, как синхронизировать данные с военкоматом.

Регулярный контроль: Общайтесь с военкоматом. Минимум раз в год. Подготовьте карточки, кофе и терпение для процедуры сверки.

Журнал проверок: После каждой сверки делайте в нем запись. Это ваша история взаимодействия с военкоматом. И каждая запись — как награда.

Начнем с уведомлений.

Если у вас в команде появился новый сотрудник, который должен быть на воинском учете, или, напротив, кто-то решил покинуть ваши ряды, не забывайте информировать военкомат. И делайте это оперативно: у вас есть всего пять дней с момента «события». Используйте для этого Приложение № 2. Вы можете отправить все данные прямиком через портал госуслуг. Это быстро, удобно и без лишних бумаг.

Обратите внимание на документы, которые запросить при приеме на работу: это удостоверение призывника, военный билет или временные бумаги/подтверждающие справки, предоставленные как замена военному билету.

Для актуальной информации о гражданах, стоящих на воинском учете, необходимо сообщить военкомату по месту жительства сотрудника в течение 5 дней о следующих изменениях:

Семейное положение: Любые изменения в семейном положении, будь то брак, развод или иные обстоятельства.

Образование: Получение новой степени или квалификации, а также другие изменения в образовательном статусе.

Структурное подразделение в организации: Перемещения или переводы внутри компании, которые могут влиять на роль или ответственность гражданина.

Должность: Любые изменения в рабочем статусе, включая продвижение, понижение или изменение должности.

Место проживания и пребывания: Изменения адреса проживания или длительного пребывания, даже если они не были официально зарегистрированы.

Состояние здоровья: Важные изменения в состоянии здоровья, которые могут влиять на физическую или психологическую готовность к военной службе.

Также 5 дней у вас есть на то, чтобы сообщить о неточностях в документах по воинскому учету или о том, что сотрудник уклоняется от мобилизации, соответствующей подготовке и, в принципе, от обязанностей по учету. Срок считается с момента, когда вы обнаружили данные факты.

Уведомление о них - ключевой момент. Организации, по сути, обязаны не только вручить повестку, но и обеспечить по ней явку...

Если вы получили повестку из военкомата для одного из ваших сотрудников, обязательно донесите эту информацию до него в течение трех дней до даты, указанной в документе. Отрезную часть заполните и отправьте в военкомат и на всякий случай снимите с нее копию, так вы сможете доказать, что документ получен. А если ваш коллега в это время находится за пределами офиса — будь то удаленная работа, отпуск или больничный — составьте бумагу, подтверждающую вашу неспособность передать повестку лично, и направьте этот акт в военкомат. Если сотрудник уклоняется от получения повестки, отметьте это в отрывной части, укажите должность и ФИО того кто вручал и ФИО тех, кто при этом присутствовал.

В 2024 году все должно стать проще: Россия запустит реестр повесток. Так что уведомления об отправке повестке будут приходить напрямую и работодателю, и они в свою очередь должны будут обеспечить доставку таких уведомлений сотрудникам. Остается только ждать подробных инструкций о том, как это все будет функционировать.

· Отчет о численности занятых и резервных сотрудников находящихся в запасе (форма 6): ежегодно до 31 декабря;

· Годовой план по воинскому учету и соответствующий приказ: согласовать и утвердить с военкоматом до 31 декабря;

· Проверка данных карточек военнообязанных: как минимум раз в год.

Удачи нам всем!