Как правильно делегировать и, главное, что: задачи или работу?

В начале своего пути предприниматель – это «и швец, и жнец, и на дуде игрец». И в эти моменты, когда бизнес начинает давать первые плоды, важно понять, как правильно и что именно делегировать, чтобы бизнес развивался, а не оставался в форме «ремесленничества».

• Продает,

• Покупает,

• Производит товар/предоставляет услугу,

• Организует доставку,

• Заключает/оформляет договоры,

• И т.д., и т.п.

Но очень важно, чтобы предприниматель мыслил масштабно и «крупными мазками» описывал перспективы развития и бизнес-процессы. Иначе бизнес не развить, не продвинуть.

Чем выше должность, тем шире, масштабнее видит, думает и действует руководитель. Должность обязывает. Но ему практически не видны детали, в которых могут погрязнуть исполнители.

У исполнителей совсем маленький охват, у них отсутствует масштабность мышления. Но зато им хорошо понятны мельчайшие детали выполняемой работы, до которых руководителю со своей высоты не дотянуться.

Очевидно, что чем больше будет организация, тем больше вреда будет бизнесу от того, что вы, как первое лицо, будете «снижаться» и терять обзор. Предпринимателю нужно быть высоко и смотреть далеко.

Если хотите, чтобы бизнес нормально функционировал, на первых этапах, при передаче работы придется все-таки влезать в детали. А уже потом нужно будет найти человека, который сможет разбираться в этих деталях вместо вас, например, исполнительного директора.

И в этом случае вам важно понять разницу между делегированием сотруднику сложных задач и передаче ему простой работы

Если договоров 1-2 в день или меньше, имеет смысл оставить эту работу в одних руках.

Если договоров 3-5 в день и более, то, возможно, имеет смысл отделить квалифицированную работу от неквалифицированной и разделить оформление между двумя разными по квалификации сотрудниками. При этом важно организовать их взаимодействие, описать бизнес-процесс.

Для начала нужно научиться передавать команде простую работу. А потом уже делегировать ей сложные задачи. В этом вам поможет моя первая статья: «Делегировать или приказывать: как правильно?»

Меня зовут, Владимир Зюзько. Более 15 лет я помогаю предпринимателям выстраивать отношения в команде, проводить первичную, самую простую настройку бизнес-процессов. Среди моих кейсов бизнесы от небольшого магазина в областном центре до подрядчиков Газпрома.

Вот несколько отзывов о работе со мной:

• Характер работы,

• Требования к навыкам для выполнения работы,

• Психологические характеристики,

• Территориальное разделение,

• Стоимость выполняемой работы.

Вот пример разделения труда с последующей передачей простой работы (функций) исполнителям – товаровед в ювелирной рознице.

Пример 2008 года, поэтому не цепляйтесь за размер заработной платы.

Раньше вся работа, представленная в таблице, была в одних руках, поэтому было много ошибок, эмоциональных срывов и прочих «прелестей», издержек в работе.

Первая мысль, которая обычно приходит в голову – взять на работу еще несколько товароведов. То есть делегировать сложные задачи другим людям.

Вместо этого было сделано разделение труда (см. таблицу).

Вместо дорогостоящих товароведов были приняты на работу операционисты для приемки простых ювелирных изделий. Понятно, что у таких исполнителей существенно меньше заработная плата.

И работа наладилась.

Передавать именно работу. Рано поручать сотрудникам творческие задачи. Об этом я писал в статье «Делегировать или приказывать: как правильно?»

И важно письменно фиксировать работу, которую вы передаете своему сотруднику.

Любая мысль существует в трех агрегатных состояниях:

• Газообразное – подумал, мысль улетела и не вернулась,

• Жидкое – проговорил, руки вроде мокрые, а толку мало,

• Твердое – то, что записано «на бумаге».

Поэтому нужно письменно зафиксировать работу, передаваемую подчиненному, составить список функций.

В этом случае будет минимум разночтений в том, что нужно делать, и проще спросить с человека.

Подсистема организации испытаний образцов

• Подготовка, отправка Заявки в подрядную организацию на испытание изделий

• Текущее взаимодействие, переписка с подрядной организацией в части испытания изделий

• Оформление Заявки на изготовление образцов для испытаний, передача ее ХХХХХ

• Подготовка Заявки на доставку изделий на испытания, передача ее ХХХХХХ

• Контроль процесса изготовления, доставки, испытания изделия

• Присутствие на испытаниях образцов изделий

• Получение Протокола испытаний образцов изделий

• Передача Протокола испытаний образцов изделий ХХХХХ

Кстати, в таком виде процесс можно запрограммировать, автоматизировать. Нажатием одной кнопки сформировать все необходимые документы, запустить отслеживание процесса во времени.

Очень хорошо работают чек-листы.

Вот пример реального чек-листа.

Таких маленьких, но критически важных ошибок в передаче работы, в делегировании предприниматель допускает очень много. Чтобы их избежать, Вы можете прослушать мой подкаст «7 ключевых ошибок при делегировании». Для этого, напишите мне в Телеграм: https://t.me/VVZuzko

• На начальном этапе развития бизнеса не нужно торопиться делегировать творческие задачи, еще нет людей, которые потянут серьезные задачи, да и стоят такие люди дорого,

• Лучше отдать рутину, простые функции, неквалифицированную работу, все-равно ее кто-то должен делать,

• Научиться правильно организовывать контроль,

• И делать это так, чтобы руководитель тратил на контроль по минимуму самый ценный ресурс – время.

Только в этом случае предприниматель сможет переключиться с деталей на самое важное – на стратегию развития бизнеса.

Приходите на мой бесплатный 60 минутный разбор, где вы получите пошаговый план: как перенести нагрузку на подчиненных и выстроить систему, которая позволит контролировать сотрудников, управлять их действиями с вашим минимальным участием. Пишите https://t.me/VVZuzko