Корпоративный хакатон: как попробовать и подсесть

Хакатон в нашей компании — ожидаемое событие. В каждом участвуют до 70 человек (две трети разработки). А команда организаторов заматерела настолько, что готова провести даже детский утренник.

Так было не всегда. Расскажу, кто мы, как проводим наше мероприятие и к каким решениям пришли после семи хакатонов.

Наша компания — биржа грузоперевозок Ati.su. Мы известны практически каждому, кто занимается коммерческими грузоперевозками. Большая часть компании — отдел разработки, наш генеральный тоже из программистов, у руководства же и возникла когда-то идея попробовать провести хакатон.

Предполагалось, что это хороший способ развлечься и разбить монотонный ритм спринтов.

Поначалу польза от мероприятия была неочевидна, участвовало в нем около 20 человек.

Прошла пара лет, и незаметно оказалось, что некоторые проекты с хакатонов вышли в онлайн и радуют пользователей. А некоторые упрощают жизнь внутри компании.

Например, именно на хакатонах впервые обкатывали идею приложения «АТИ-Водитель», доказывали возможность перерождения площадки по продаже грузовиков «Трак-маркет» и боролись со сложностью для будущего сервиса составления маршрута с цепочками загрузок (задача коммивояжёра).

Профит от хакатонов получает не только бизнес. Наши участники прокачивают свои навыки в презентации и представлении проектов, а ещё пробуют себя в новых ролях. Уже не удивляет превращение из тестировщика в программиста после смелого дебюта на хакатоне. Ожидаем превращений в специалистов по UX и тимлидов.

Всё это результаты хакатонов последних лет, а когда-то нам казалось, что достаточно написать в Slack: «Хэй, у нас есть двое суток для кутежа, го хакатонить?»

К сожалению, процесс подготовки мероприятия не настолько прост, он занимает несколько месяцев. Собираемся каждую неделю в одно и то же время. Сначала просто выбираем ответственных за мерч, жюри, связь с руководством, еду, призы и прочее.

Потом определяем вектор или концепцию. Один из принципов организации хорошего события — нужно вырвать участника из рутины и поместить его в сказку. В сказке есть свои правила, и можно забыть о повседневных проблемах.

Добиться такого эффекта непросто. Пока у нас есть только один хороший совет, проверенный неоднократно: лучше всего помогает классный дизайнер-доброволец. Думаем вместе над концепцией и её воплощением. Иногда это может занимать несколько недель.

Некоторые способы воплощения концепции вроде декорации помещений или костюмов могут быть слишком дороги и сложны. Тут мы стараемся верно оценивать свои силы. Например, развесить распечатанные работы Бэнкси для хакатона в стиле Underground было совсем несложно. А от идеи сделать настоящее граффити пришлось отказаться.

Хорошо транслируют настроение плакаты и другие печатные материалы. Плакаты после хакатона обычно разбирают на сувениры. Неплохо работали листовки и тейбл-тенты, которые мы расставляли по нашей столовой: обедаешь и читаешь про хакатон.

После проработки концепции и разработки дизайна думаем, как сделать новое мероприятие круче и динамичнее. Обсуждаем, по каким критериям в этот раз будут определяться победители, как увеличить количество участников, кто будет в жюри. Членов жюри лучше опросить сильно заранее, смогут ли они участвовать в мероприятии.

Остаётся уже не так много времени до начала. Пора решать две задачи параллельно: увеличивать явку и вовлечение и заранее заказывать мерч. Чтобы его заказать, нужно знать количество участников и размеры их футболок.

Вопрос количества участников решается информационной накачкой. Будь как контекстная реклама — везде. Не давай шанс будущему победителю не узнать, когда и во сколько случится хакатон.

Нам хочется масштаба, и лучше переборщить. Самый действенный способ — поделить все команды разработки на части по количеству организаторов. И каждому обойти лично свою часть, зайти в каждый кабинет, всем лично рассказать про хакатон.

Вопросы всегда одинаковы, снова и снова поясняем: да, нужны не только программисты. Да, никакой работы по задачам в эти дни никто не ждёт. Теоретически все знают, что весь пятый спринт традиционно отдан под техдолг и мероприятия. На практике всё это нужно озвучивать каждый раз заново.

Пока мы не нашли ничего настолько же радующего, как футболки. Футболки наши достаются только участнику или волонтёру. Их ценят и носят потом годами. Поэтому экономить на таких футболках – последнее дело.

Обязательно заказываем шелкографию, на хорошей плотной основе. С нашими объёмами такая футболка в зависимости от принта стоит от 700 до 1000 рублей. Перед заказом всей партии обязательно нужно сделать пробник и оценить его вместе с автором дизайна на предмет цвета, размера и расположения картинки. Обычно добавляем к заказу около 10% про запас, и ещё ни разу не оставалось лишних.

Главный наш фейл за это время — поставщик, который привёз запоротую партию футболок с опозданием, прямо во время хакатона. Пришлось подключать юристов и перезаказывать в другом месте. Думаю, в такой ситуации правильным решением было описать участникам всю ситуацию без прикрас. С печалью, конечно, но все дождались обещанных футболок.

Когда участников уже разогревают регулярные напоминания в Slack, почтовые рассылки и личные беседы, нужно дать им возможность выпустить пар идей. Для разогрева хорошо бы вбросить свои идеи проектов, и чем безумнее они будут, тем лучше.

Иногда вокруг идей начинают собираться команды, иногда команда ищет себе идею. Наша же задача в этот момент — помочь стесняшкам.

Для этого мы пытаемся отслеживать, какие команды формируются, какие идеи рассматриваются и кто остаётся за бортом. Тут здорово помогает сайт хакатона, если мы находим в себе силы его поддерживать.

Мы всё ещё дрейфуем от «оживить сайт» до «Google-форм и Slack вполне достаточно». Одно скажу по опыту: если делаете сайт, не гонитесь за стилевым переоформлением под каждый хакатон. Это отъедает слишком много времени.

Рано или поздно подготовка заканчивается, и время запускать долгожданное событие. Готовим микрофон, звук, собираем всех. Обязательно нужно вслух рассказать про правила и что, как, когда будет происходить. Про еду, питьё, мерч, жюри.

Традиционно предлагаем разместиться на пару дней всем вместе в самом большом зале.

Для меня самого остаться на рабочем месте значит упустить настроение и атмосферу. Но люди разные, многие ценят именно спокойствие и тишину своих кабинетов, а не драйв и шум толпы.

Дан старт, начинается жогово.

Сейчас наш выбор — хакатон на 48 часов. Доводилось нам делать и четырёхдневные варианты. Такие хакатоны выжимали из участников и организаторов все соки, раздражая людей семейных. Кое-кто до сих пор вспоминает их с ностальгией, но всё же это перебор.

По нашему опыту, лучше всего начать после обеда в среду и закончить примерно в это же время в пятницу. Так у всех будет возможность обмыть призы, обсудить мероприятие и отдохнуть на выходных.

В эти два дня участников неплохо бы кормить, поить и иногда напоминать немножко отдыхать :)

Проблема с едой у нас не особо актуальна, так как на месте всех кормят корпоративными обедами. С перекусами и едой по вечерам пробовали разные варианты.

Мы прошли от утомившей всех пиццы к пирогам, задержались на пирожках и калитках и в итоге добрались к обычным бутербродам. Сыр, колбаса, огурцы, помидоры, белый хлеб и несколько заранее завербованных волонтёров способны скрасить вечер целой ораве хакатонщиков.

С питьём в офисе ещё проще: традиционные кофе и чай есть в любых количествах, остаётся докупить соков-морсов.

Отдельно упомяну энергетики. Кто-то любит представлять себя неутомимым и давит для этого банку за банкой, входя в нужное настроение. А другие будут строчить вам гневные анонимки про яд и ужас. Выбирайте сторону или балансируйте, как мы. Если энергетики таки будут, подумайте, когда их выкатывать. Не верьте в рациональность и здравый смысл. Если поставить ящик утром, уже к обеду его не будет.

В эти двое суток можно качественно похулиганить, добавить огонька в настроение. Наснимать фоток кутежа. Озадачить участников неловким и смешным видео, слепленным на коленке. Пошататься по офису в пиратских треуголках. Сделать интервью с участниками. Выпустить стенгазету а-ля 70-е. Додумайте сами пункты, которые традиционно возмущают ЗОЖников.

Всё это, кстати, отличный способ поучаствовать для тех, кто не хочет кодить.

Наступает день закрытия. Каждый организатор сосредоточен до предела. Я обычно ношусь по коридорам на самокате, разыскивая нужных людей и технику. Именно в эти моменты в попытке ничего не профукать появились наши чеклисты. Теперь они неимоверно экономят нам сгорающие нервы.

Несколько часов уходит на подготовку помещения. Раздвигаем стены переговорок, техника, звук, свет, проектор, сеть. Техники нужно много: показать, что сделано, рассказать и записать для истории.

Важно, чтобы проектор спокойно переживал три часа непрерывной работы и давал чёткую картинку для презентаций. Пригодится ноутбук для презентаций, хотя многие, скорее всего, предпочтут делать демо на своих ноутах и придётся быстро менять источник для проектора и перетыкать кликер.

Неплохо бы озаботиться переходниками для последних маков, которые не очень любят старомодный HDMI и Ethernet.

Нередко используется схема «один выступающий с ноутбуком гоняет демо, второй выступает с микрофоном». Нужен приличный звук. Мы пришли к варианту: беспроводная гарнитура ведущему, беспроводной микрофон участнику, всё заведено через пульт в акустику. Слышимость по залу отличная, хотя в первые разы кому-то приходилось привыкать говорить в микрофон.

Выделяем заранее камеры (телефоны) и штативы для записи и трансляции. Записанные, нарезанные и качественно подписанные видео — готовый годный архив реализованных идей, который обязательно пригодится в будущем. Отдельно стоит пометить видео выигравших проектов: место, номинация.

Технику включили, настроили, провели тестовые прогоны. Остались люди. Дюжину раз убеждаешься, что все в курсе места и времени завершения. Жюри готово и придёт, никто не опоздает, будет трансляция и группа медведей с балалайками.

Кстати, про жюри. Кто какие номинации будет оценивать? Логично же: технические специалисты — инновационность и техническую сложность. Бизнес — перспективность с точки зрения выручки. Зрители — внутреннюю пользу.

Логично-то логично, но доводилось нам и свалить всё в кучу, получается не очень. Обычно стараемся уйти от распределения по местам в сторону номинаций, хотя жюри обычно предпочитает ранжировать проекты по местам.

Существует некоторый конфликт. Обычно во время представления наград есть какой-то крутейший проект, под который хочется придумать номинацию прямо тут. Но некоторые из участников предпочитают готовить проекты под номинации, чтобы увеличить шансы на победу. Нет универсального статичного рецепта, мы комбинируем подходы и смотрим на обратную связь.

Вот наконец-то назначенная минута, даём объявление по громкой связи, и все собираются вместе.

Обычно у нас около двух десятков проектов, каждому — около семи-восьми минут на выступление.

Думаем заранее над порядком выступления: кто насколько качественно выступает и у кого самые интересные проекты? Распределяем таких людей по времени, чтобы поддержать динамику шоу. Опрашиваем самих выступающих, всегда бывают пожелания по порядку выступления, которые надо учитывать.

Выступления заканчиваются, и каждый раз я искренне поражаюсь, насколько же крутые штуки мои коллеги создают за такой короткий срок. Общее настроение, эмоции, подъём, праздник — уже понятно, что хакатон получился.

Жюри совещается, оглашение победителей, аплодисменты, вручаем призы. Призы — один из сложных вопросов. Не уверен, что наши решения лучшие, мы всё ещё в поиске. Универсального рецепта нет, всё упирается в бюджет от финансирующей стороны и ожидания участников.

Мне кажется не лучшей идея начинать сразу с денежных или дорогих призов. В любом случае несколько хакатонов нужны участникам, чтобы набить руку и научиться за короткое время делать классные проекты.

Если вы начали с путёвок в Тайланд, уже вряд ли удастся перейти к сертификатам в книжный магазин, так? Кстати, именно к подарочным сертификатам стоит относиться осторожно, ведь даже сходить командой в ресторан не все в итоге смогут.

С нашей точки зрения, деньги в качестве приза меняют восприятие хакатона. Из мероприятия фанового он тут же становится соревнованием. Из развлечения, когда все делают, что нравится, акцент смещается в проекты для бизнеса.

Ничего плохого в этом нет, но важно понимать разницу между двумя подходами. И если уж делать денежные призы, то такие, чтобы они были способны поджечь и мотивировать среднего программиста.

Идея сделать кубки для победителей возникает почти каждый хакатон, но большая часть организаторов не верит в их ценность.

И самое главное о призах. Никогда, ни в коем случае не связывайтесь с дурацкими летающими рыбами. Просто поверьте на слово.

После того, как призы вручены, пружина внутри разжимается, и я растекаюсь в кресле, как кисель :)

Всё, от организатора в этот момент уже никто ничего не ожидает.

Однако хакатон закончен только для участников. Нам же, пока свежи впечатления, обязательно нужно разослать анкеты для обратной связи. И будем нудеть и надоедать всем, пока их не заполнит хотя бы две трети участников. Аналогично нужно вытащить обратную связь из жюри и руководства: ходим с блокнотами и спрашиваем о впечатлениях.

После этого устраиваем собрание организаторов и работу над ошибками.

Каждый отзыв, особенно текстовый — внимательно изучается.

Мы и сами полны впечатлений.

Составляем краткую выжимку: где ошиблись, что хорошо, что нужно поменять?

Вот теперь всё: прикидываем дату следующего хакатона.

Между хакатонами должно пройти какое-то время. Всем нужно отдохнуть, зарядиться, придумать свежих идей.

У нас в компании натуральный ритм — пять двухнедельных спринтов, четыре обычных и пятый — для сброса пара, планирования и избавления от рутины. Самое время и для хакатона.

Но, судя по обратной связи, раз в десять недель — слишком часто. Поэтому теперь наш хакатон чередуется с другими мероприятиями (мастер-классами, CTF и прочей веселухой).

Аппетит приходит во время еды, и у нас, разумеется, планы всё растут. Очень хочется попробовать аренду помещений, чтобы избавиться от фонового ощущения «мы на работе». Хочется сильнее гнуть формат и посмотреть, что получится.

(Например, почему бы не попробовать в пяток команд сделать одну идею и посмотреть, у кого лучше получится?)

Обязательно попробуем разнообразить информационную поддержку, будем снимать огненные видео, выпуски новостей, делать газету и прочими способами подливать масла в огонь.

Всё время где-то незримо витает идея открыть хакатон для внешних участников, и рано или поздно мы к ней придем.

С минимальными правками (подрезал нецензурщину и специфику).

Чеклист – штука динамичная, перед следующим хакатоном в нём появятся новые пункты, а какие-то, наоборот, уйдут. Но основа каждый раз очень похожа.