Прописали инструкции для бариста: в итоге увеличили доход на 40% и открыли 2 точки за 2 месяца
Рассказываем, как с помощью нескольких простых регламентов и системы Квант можно увеличить прибыль кофейни в 1,5 раза, открыть новые точки и создать автономный бизнес, который работает без руководителя. Показываем на примере реального бизнеса.
Даже самые простые процессы лучше продумать
5-6 часов сна, потом быстрее бежать в бар или офис и всё время быть на телефоне. Под конец рабочего дня посещает только одна мысль: «Спрятаться под одеяло, выключить телефон и чуть передохнуть». Работа была полностью завязана на Викторе — 95% времени он тратил на операционку. Ситуацию не спасало даже наличие помощника в офисе.
Виктор — владелец сети кофеен формата «кофе с собой» в городе Пенза. У него 3 кофе-бара и 13 сотрудников. Ему приходилось круглосуточно решать рабочие вопросы, не было выходных и возможности двигаться дальше.
«Хотелось развивать бизнес, но без понятной схемы работы этого не будет», – понял Виктор. Всё останется на месте, а от сотрудников он будет постоянно слышать «а мне этого не говорили…»
«Я решил описать все задачи в одном из баров. Начал с самых простых: открыть бар, выложить товар на витрину, протереть витрину», — говорит Виктор. На основе этого составил инструкцию для бариста. Теперь он всё делает по этому плану плюс в конце присылает фотоотчет.
«Я начал добавлять и другие задачи. Например — прийти за 15 минут до начала рабочего дня и сделать фотографию – чек принтера. Это сразу решило проблему постоянных опозданий».
Сильно сократилось количество звонков. Раньше по каждой проблеме бариста звонили Виктору, теперь они точно знали, что им нужно делать.
Виктор увидел реальный эффект своих действий. Следующим шагом он внедрил систему Квант, чтобы было удобнее отслеживать остальные задачи.
Как можно контролировать задачи
Описание задач вручную отнимало довольно много времени. Чтобы это упростить, нужна система управления бизнесом. Так как Виктор провел большую подготовку, внедрить систему Квант оказалось несложно.
Все задачи по всем точкам теперь были собраны в одном месте — организационно-функциональной схеме. Она помогает с визуализацией всего, что происходит в компании.
Первая схема у Виктора выглядела так:
Все следующие схемы Виктор дорабатывал вместе с командой. Большинство из них были довольны таким подходом, но были и те, кому новая схема работы не понравилась.
«Отсеялись ленивые, стало только лучше. Зато с новыми ребятами-стажерами вообще всё по-другому стало работать. Они смотрели задачи, и мы вместе улучшали описания».
Чтобы вам было проще сделать тоже самое в своей компании, мы сделали пошаговый план по внедрению системы регламентов. Он бесплатный — скачивайте и внедряйте!
2 новые точки за пару месяцев — результаты внедрения системы Квант
После внедрения Кванта у Виктора появилось много времени и сил на развитие бизнеса. Уже через месяц он открыл 2 новых кофе-бара. На новой точке не приходилось начинать всё с нуля: большинство функций уже описано, поэтому новые сотрудники быстро адаптировались.
Также сократился административный персонал: каждый сотрудник был погружен в процесс, знал свои и чужие задачи и мог решить их самостоятельно. Так, каждый бариста повышал свои компетенции, и не нужно было нанимать профи со стороны.
По словам Виктора, стало легче отсеивать неответственных людей. С помощью Кванта стали видны просрочки в коммуникациях: раньше не всегда было понятно, какую задачу кто выполняет, а теперь стало наглядно.
Итог работы системы: + 40% выручки у первых трёх баров. Виктор, по его словам, наконец-то вырвался из рутины и планирует открыть за год 6 новых точек.
Соцсети: инструменты управления из первых рук
Если больше половины вашего времени уходит на операционку, вы тратите время на задачи, которые вам не нравятся, или уже несколько лет не можете пробить стеклянный потолок в доходе — подпишитесь на соцсети Кванта.
Канал Дмитрия Калашникова → сооснователь бизнеса с капитализацией в 1,5 млрд, создатель системы. Он постоянно учится, находит новые инструменты управления и делится своим подходом к управлению.
Канал Кванта → канал компании, где мы делимся кейсами предпринимателей, у которых реально получилось упростить свой бизнес и избавиться от рутины. Хотите также — подписывайтесь и фокусируйтесь на управлении.
Комментарий удален автором поста
Комментарий удален автором поста
а не проще было вместо всего этого создать чатик в телеге и кидать отчеты туда?
Так можно сделать, и по началу это может даже работать. Но по мере роста бизнеса это неизбежно станет очень неудобным: либо будет куча чатиков, либо один, в котором невозможно что-то найти. Поэтому все успешные бизнесы рано или поздно приходят к системам управления и отказываются от мессенждеров для контроля задач.
В ообще не понимаю как вы открыли кофейню и не прописали как нужно открывать и закрывать смену, на что рассчитывали?
Такое часто случается у начинающих предпринимателей - кажется, что все процессы можно удержать в голове. Возможно, по началу это и получается, но потом все приходят к тому, что нужны инструкции. Это и произошло с Николаем, и хорошо, что достаточно быстро
Что-то верится с большим трудом, что можно так легко всё прописать пошагово, прям общий алгоритм множит успех и увеличение дохода. Слишком простой путь к успеху, когда можно легко взять и повторить.
Пусть к успеху всегда непрост, здесь никаких иллюзий. Но когда вся рутина прописана, когда задачи не теряются, и каждый делает то, что должен, успех придет с гораздо большей вероятностью)
А что если сотрудникам дать больше свободы и возможности самим принимать решения?
Хорошая идея) но эти решения лучше где-то фиксировать, чтобы потом можно было, при необходимости, отследить цепочку событий. Это удобнее и для сотрудников, и для руководителя
Взяла на заметку, т.к. увидела для себя новые точки роста. Иногда в работе пользуюсь чатами gpt для внедрения новых фишек. Очень помогает)
А вы пользуетесь подобными сервисами?
У нас сейчас отдельное обучение и для сотрудников и для клиентов кванта — как автоматизировать свою работу с помощью ИИ
Легко управлять, когда кофейни 3 и сотрудников чуть более 10, пришел сам и отследил, а если сеть большая? Как заставить сотрудников работать по регламенту и с вечной улыбкой?
Не знаем насчет вечной улыбки), но с помощью системы управления можно мониторить задачи как в 3 кофейнях, так и в 33, большой разницы не будет, все задачи по всем точкам будут в одном месте
Теперь при наборе новых сотрудников сразу даёте им ознакомится с инструкцией по которой они будут работать?
Для того что бы человек понимал как ему нужно будет работать, а не в процессе работы.
Как мне кажется неплохо что есть такая инструкция.
Да, все верно. Инструкция здесь будет хрошо работать после объяснения от руководителя, как некая памятка
Понятные инструкции упрощают, да. Главное ещё чтобы сотрудники не забывали с душой к делу и клиентам относиться. А то часто в сфере услуг сотрудники начинают работать на правила и дрожат за отзывы, забывая про сервис. Если все на взводе - сразу чувствуется.
Согласны с вами, это действительно важно
Комментарий удален автором поста
Открытие любого бизнеса занимает много времени и энергии, и если нет четкого понимания и алгоритмов, то да результат будет такой. Я думаю, что это отличное решение систематизировать процесс, чтобы каждый сотрудник уже четко знал, что нужно делать и не отвлекал непосредственно начальника. Мне только интересно, почему при возникновении любой ситуации сразу звонили Виктору, а не решали к примеру с администратором?
Так часто происходит в бизнесе, где не определены зоны ответственности у отдельных функций. Человек не знает, что от него ожидают и из-за этого выполняет свою работу как ему кажется. Несколько раз ошибается, получает по шапке и дальше согласовывает каждый свой шаг с руководителем
Что-то сомневаюсь, что увеличили доход на 40% на одной только операционке. Даже если всё оптимизировать, так или иначе бизнес больше зависит от уровня спроса и узнаваемости.
Все вроде бы выглядит интересно, но надо пробовать....
А что мешает? Сервис бесплатный
Комментарий удален модератором
Волков бояться — в лес не ходить. Идея в том, что это может ломаться, что-то может не работать, но это все равно в несколько раз упрощает работу руководителя
План внедрения регламентов - хорошая вещь. Но! На данном примере, кажется, предприниматель совсем не понимал что и как делать, то есть у него у самого не было ни регламента, ни правил...и шишки набивал себе сам. А потом начал все структурно прописывать для наглядного примера своих сотрудников. Тогда не совсем понимаю, как Квант ему помог?
Он набивал шишки, но не знал куда этот опыт выгрузить. Весь опыт оставался у него в голове — из-за этого он и оставался в операционке. Как только он стал выгружать этот опыт в Кванте — все шишки стали приносить пользу и использоваться как успешный опыт
Комментарий удален модератором
А никто не душит работник → Квант просто дает ему систему ценностей, как можно действовать в нестандартных ситуациях. Это если мы говорим про опытных сотрудников.
А те сотрудники, что только пришли → не могут выдать ничего творческого. Они в шоке с количества задач и с того, что ничего непонятно и нет никакой инструкции.
Представьте, что вам дадут лего-набор из 2000 деталек. И не положат инструкцию. Учитывая ваше творческое начало, вы наверно, что-то да соберете, но точно ли будет это будет так, как задумывалось изначально?
Вот предприниматель, это человек, которому нужен готовый и собранный лего набор, а не творческая штуковина с непонятным набором функций
А вот согласен с теми, кто говорит про человеческий фактор. Инструкции - это вещь, но и здравый смысл у сотрудника должен быть. А сервис бесплатный, правильно понимаю?
Да, можете сходить — потыкаться
А расскажите про административный персонал, почему он сократился? Функции ведь остались те же, получается, каждый сотрудник теперь делает больше?
Очень плохо, когда работодатель просто требует, не объясняя, что он хочет от сотрудника. Виктор же молодец, разложил все по полочкам и привел бизнес в порядок, главное помнить, что великое складывается из мелочей!
К слову, мы заметили, что к нам зачастую приходят очень осознанные, но уставшие бизнесмены. Бывает даже, что они кричат на сотрудников, но это от бессилия и усталости, что ничего не выходит.
Потом, когда внедряют Квант → у них становится больше времени и отношения с сотрудниками всегда очень налаживаются
Инвестиции собираете? )
Собираем. Хотите поучаствовать?